La implementación es la realización, ejecución o práctica de un plan, un método o cualquier diseño, idea, modelo, especificación, estándar o política para hacer algo. Como tal, la implementación es la acción que debe seguir cualquier pensamiento preliminar para que algo suceda realmente.
En un contexto de tecnología de la información (TI), la implementación de software o hardware abarca todos los procesos de posventa involucrados en que algo funcione correctamente en su entorno, incluidos el análisis de requisitos, la instalación, la configuración, la personalización, la ejecución, las pruebas, las integraciones de sistemas, la capacitación del usuario, la entrega y la realización de los cambios necesarios. La palabra «despliegue» a veces se usa para significar lo mismo.
Para que un proceso de implementación sea exitoso, muchas tareas entre diferentes departamentos deben realizarse en secuencia. Las empresas se esfuerzan por utilizar metodologías probadas y obtener ayuda profesional para guiarlas a través de la implementación de un sistema, pero el fracaso de muchos procesos de implementación a menudo se debe a la falta de planificación precisa en las etapas iniciales del proyecto debido a recursos inadecuados o problemas imprevistos que surgen.
La implementación de un sistema de TI generalmente comienza con la negociación de un contrato con un proveedor, un proceso generalmente meticuloso que define pautas establecidas, plazos y un calendario de pagos para todo el proceso de implementación. Los requisitos contractuales podrían incluir un esbozo de los criterios de rendimiento del sistema, sanciones relacionadas con problemas y demoras en el proceso de aplicación, documentación, capacitación y requisitos de solución de problemas, así como apoyo a los proveedores después de que el sistema se ponga en funcionamiento en caso de problemas. Tener requisitos detallados acordados por escrito es un beneficio para las empresas, ya que brinda a los gerentes y usuarios requisitos claros que deben cumplirse en diferentes puntos del proceso y responsabiliza al proveedor por el producto.
Después de que se acuerda un contrato y se establece un cronograma del proyecto, las unidades de negocio clave deben reunirse para discutir la hoja de ruta futura de la organización, el alcance del proyecto y lo que un nuevo sistema podría lograr para la empresa. Por lo general, los principales actores en esta etapa incluyen al equipo de TI, los principales ejecutivos de negocios y varios equipos de ventas, especialmente si el software/hardware que se implementa es una herramienta para toda la empresa, como un sistema CRM o ERP.
Con varios niveles de la organización trabajando juntos, cada departamento debe acordar objetivos claros, cuantificables y bien definidos para el proyecto y lo que cada uno espera obtener del uso de la nueva tecnología. Los objetivos de la empresa deben ser medibles para evaluar los resultados y juzgar el éxito o el fracaso del sistema una vez que se implementa. A veces, esto puede requerir la presencia de un auditor, ya sea de un tercero, un proveedor o alguien interno, para evaluar cada proceso de negocio orientado al cliente y diagnosticar áreas problemáticas o ineficiencias que deben corregirse. Una vez que se establecen las metas, la organización debe desarrollar un plan para verificar el estado de la implementación que a menudo incluye un calendario centrado en el logro de los objetivos establecidos a través de varias etapas del proceso de implementación.
Los actores clave en el proceso de implementación generalmente se reúnen regularmente para discutir el progreso del proyecto, expresar sus preocupaciones y aumentar los procedimientos según sea necesario. Una organización puede considerar necesario nombrar a un gerente de programa, alguien con experiencia en los aspectos técnicos de la tecnología, así como en la gestión de proyectos, para supervisar el proceso de implementación de principio a fin. Las implementaciones de software a menudo involucran a personas como analistas de negocios, arquitectos de soluciones y analistas técnicos en el proceso de implementación.
Después de que el proceso para cualquier proyecto de implementación de hardware o software pase por la etapa de planificación, las empresas deben probar gradualmente el nuevo sistema hasta que esté listo para comenzar a funcionar por completo. Un programa piloto, en el que un pequeño grupo de pruebas dentro de la empresa ejecuta el sistema como parte de una prueba durante un período de tiempo limitado, a menudo es un componente clave de cualquier proceso de implementación.
Normalmente, una subsección de trabajadores expertos en tecnología dentro de una empresa se alista para probar el nuevo sistema porque estarían más interesados en detectar fallas o deficiencias del sistema para ayudar aún más al proceso de implementación. Una vez completadas las pruebas, los programas de capacitación se centran en educar a los usuarios sobre el nuevo sistema y cómo usarlo antes de que el sistema finalmente esté listo para comenzar a funcionar. Al final de la implementación, cuando el sistema está a punto de entrar en funcionamiento, las empresas generalmente revisan todo el proceso y verifican que se hayan completado todas las tareas.
Las implementaciones de software/hardware siempre deben diseñarse teniendo en cuenta al usuario final y el proceso de implementación generalmente se beneficia de la participación del usuario y el apoyo de los gerentes y otros altos ejecutivos de la empresa. Si los usuarios participan en el diseño y la implementación del sistema, lo ideal es que sirva a sus objetivos de negocio con mayor precisión y refleje sus prioridades y las formas en que prefieren trabajar. Su participación en el proceso también los hace más receptivos a los cambios que deben implementarse porque tienen experiencia de primera mano de lo que comprende el sistema.
La» brecha de comunicación entre el usuario y el diseñador » suele ser un obstáculo que las empresas deben superar para implementar con éxito un nuevo sistema. Los usuarios tienen deseos y necesidades que esperan obtener del sistema, mientras que los diseñadores y el personal de TI tienen que considerar varias restricciones, eficiencias y principios y limitaciones de gestión de bases de datos durante el proceso de implementación.
Las implementaciones representan inherentemente un cambio en la arquitectura tecnológica existente de una empresa, por lo que es común que los procesos de implementación encuentren problemas en ambos lados de la fecha de lanzamiento. Para tener en cuenta esto, las empresas deben mantener relaciones estrechas con proveedores y consultores para ayudarlos a solucionar los problemas a medida que surgen. Los problemas comunes que surgen durante las implementaciones incluyen la falta de plazos, sobrepasar el presupuesto para todo el proyecto, subestimar las horas que el personal dedica a un proyecto, encontrarse con retrasos o bloqueos inesperados debido a un socio externo y enfrentar la retirada del apoyo de partes interesadas clave o varias consecuencias imprevistas que de otro modo podrían ralentizar el proceso.