La Guía Definitiva Para la Gestión de cargas de trabajo

¿Busca formas de administrar su carga de trabajo de manera eficiente?

Administrar a los miembros de tu equipo y hacer un seguimiento de sus cargas de trabajo no es fácil.

Si sobrestimas la capacidad de tu equipo o pones demasiadas listas de tareas pendientes en el plato de un empleado, las cosas pueden complicarse rápidamente.

La gestión de cargas de trabajo es una técnica que puede ayudar a mantener a su equipo funcionando al máximo, incluso cuando el número de recursos es limitado y los plazos se acercan.

En este artículo, destacaremos todo lo que necesita saber sobre la gestión de cargas de trabajo. Cubriremos qué es, por qué es importante e incluso le daremos algunos consejos importantes para administrar de manera eficiente la carga de trabajo de su equipo.

Este artículo contiene:

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• ¿Qué Es la Gestión De Cargas De Trabajo?
• ¿Por Qué Es Importante La Gestión De La Carga De Trabajo?
• Cinco Consejos Para Administrar La Carga De Trabajo De Su Equipo De Manera Efectiva
  • Identificar Las Tareas Que Deben Completarse
  • Comprender La Capacidad De Trabajo De Su Equipo
  • Administrar La Asignación De Recursos En Función De Los Requisitos
  • Verificar Regularmente Con Los Miembros Del Equipo
  • Usar Un Software De Administración De Carga De Trabajo Para Manejar Los Procesos De Trabajo

Empecemos.

¿Qué Es la Gestión de Cargas De Trabajo?

La gestión de cargas de trabajo es el proceso de distribuir estratégicamente el trabajo entre su equipo para garantizar los niveles de productividad más altos posibles.

Si se hace bien, la gestión de la carga de trabajo puede ayudar a sus empleados a obtener resultados mucho mejores, mejorar su confianza en el lugar de trabajo e incluso ayudar a su equipo a disfrutar más de su trabajo.

Sin embargo, administrar la carga de trabajo de tu equipo no se trata solo de entregar tareas a quien sea libre. Es un proceso más pensado que evalúa las fortalezas y debilidades individuales de cada empleado, y luego lo ayuda a decidir las cargas de trabajo individuales de los miembros del equipo.

Una vez que comprenda las habilidades y limitaciones de su equipo, puede comenzar a distribuir tareas a cada empleado en función de sus capacidades.

¿Por Qué Es Importante La Gestión De La Carga De Trabajo?

Los empleados se sienten sobrecargados de trabajo cuando no hay una gestión adecuada de la carga de trabajo en la oficina. Imagine que el 30% de su fuerza de trabajo hace la mayor parte del trabajo en un proyecto, mientras que el otro 70% simplemente está inactivo.

¡Es una forma segura de empujar ese 30% hacia el agotamiento!

Situaciones de alto estrés como esta pueden afectar incluso a sus mejores resultados y causar un mayor número de días de baja por enfermedad y tasas de rotación. La falta de equilibrio en el lugar de trabajo también conduce a caídas en los niveles de productividad.

El estrés que acompaña a una gran carga de trabajo del proyecto también tendrá un impacto adverso en la salud mental y física de sus empleados.

Sin embargo, cuando practica una gestión adecuada de la carga de trabajo, promueve una cultura de equipo de distribución justa de la carga de trabajo. Esto hará que tu equipo esté más contento, y será más productivo y estará más dispuesto a contribuir al proyecto en el que está trabajando y a tu negocio.

Al final del día, esto significa que trabajarás más, lo que aumentará la tasa de crecimiento de tu negocio.

Cinco Consejos Simples Para Administrar la Carga de trabajo de su equipo de manera Efectiva

Ahora que le presentamos la gestión de la carga de trabajo, echemos un vistazo a cómo puede administrar de manera eficiente la carga de trabajo de sus empleados.

Aquí hay seis consejos fáciles que puede seguir para garantizar una gestión eficiente de la carga de trabajo:

Identifique Las Tareas Que Deben Completarse

El primer paso para administrar la carga de trabajo de su equipo de manera efectiva es identificar su carga de trabajo real.

Tenga en cuenta que debe incluir todo lo que requiera tiempo de trabajo, como reuniones de proyectos o reuniones con clientes.

Aquí hay una pequeña lista de tareas que a menudo se pasan por alto:

• Leer y responder correos electrónicos.
• Documentación de procedimientos.
• Sesiones de formación obligatorias.
• Hacer café.
• Limpieza de escritorios personales.

No olvides incluir todas las tareas y proyectos en los que trabajarás. Comprender qué hay en tu plato te ayudará a decidir qué tarea o proyecto delegar a tu equipo.

Una vez que tenga una lista de todo lo que debe hacer, agrúpelos en categorías prioritarias según:

• Importancia
• Urgencia
• Cantidad de tiempo necesario para completarlo.

Por ejemplo, limpiar un escritorio es una tarea corta e importante pero trivial. Pero desarrollar una estrategia de contenido para un cliente para que pueda presentarla en una reunión de proyecto la próxima semana es una tarea que requiere mucho tiempo, importante y urgente.

Agrupar cada tarea y proyecto de esta manera de acuerdo con la prioridad le ayudará a dividir la carga de trabajo que tiene que delegar a sus empleados.

Una vez que haya terminado de agrupar su carga de trabajo, recuerde elaborar líneas de tiempo y un diagrama de Gantt para cada proyecto grande, esto le ayudará a realizar un seguimiento de los cambios que experimenten hasta su finalización.

Si utiliza una herramienta de seguimiento del tiempo como Time Doctor, puede usar informes de proyectos para estimar la cantidad de tiempo que tomará cada tarea en función de los datos históricos.

Comprender la Capacidad de trabajo de su equipo

Dirigir un equipo eficaz consiste en mezclar y combinar varios tipos de personalidades para lograr un objetivo común para su organización.

Por lo tanto, si bien es importante dividir la carga de trabajo del proyecto de manera justa entre su equipo, eso no significa necesariamente que tenga que dividir el trabajo de manera uniforme.

Piénsalo.

Cada miembro del equipo tiene algo en lo que es bueno, y se les asignan responsabilidades en función de sus habilidades. Los empleados con habilidades de gestión de carga de trabajo pueden hacer malabares con muchas tareas, pero otros empleados pueden trabajar de manera muy eficiente en una tarea específica en la que están especializados.

Debe tener esto en cuenta al dividir la carga de trabajo entre sus empleados. Puedes asignar múltiples tareas repetitivas a alguien que puede hacer malabares con los trabajos, pero solo asigna una tarea importante a alguien que no es bueno para realizar múltiples tareas en el trabajo.

Recuerda que dividir los grandes proyectos en tareas más pequeñas y manejables también puede ayudar a tu equipo a alcanzar sus objetivos con mayor facilidad.

Aquí hay algunas cosas que debe considerar antes de delegar su carga de trabajo:

• ¿Qué tareas pueden realizar sus empleados de manera eficiente?
• ¿En qué tareas están trabajando actualmente?
• ¿Cada empleado debe manejar más o menos la carga de trabajo?

Pero eso no es todo.

Ayudaría si también asignaras un valor específico al tiempo de cada miembro del equipo.

Por ejemplo, el tiempo de un administrador de contenido vale más que el tiempo de un escritor de contenido. Esto se debe a que los gerentes asumen roles más orientados al cliente y contribuyen a las decisiones estratégicas que pueden generar más dinero, mientras que un escritor de contenido simplemente se especializa en crear el mejor contenido posible.

Administrar la Asignación de recursos En función de los Requisitos

Una vez que haya identificado las tareas en las que necesita trabajar y haya descubierto cómo puede asignar la carga de trabajo en función de las capacidades de cada miembro del equipo, puede comenzar a asignar tareas al equipo.

Pero no puede asignar la carga de trabajo en función de cuánto puede contribuir cada empleado, ¿verdad?

Para mantener la carga de trabajo de sus empleados manejable, asigne primero el trabajo de alta prioridad. Aconseje a todo su equipo que actualice su carga de trabajo actual para completar las tareas que son más importantes para su organización.

En el proceso de asignar trabajo de alta prioridad, recuerde equilibrar las fechas de vencimiento entre los miembros de su equipo.

Si le das a una persona demasiadas tareas con plazos conflictivos, puede estresarse y agotarse. Pero si le proporciona a un empleado fechas de vencimiento que están demasiado separadas, puede terminar tomándose las cosas a la ligera y siendo improductivo.

Otra cosa a considerar es darle a la persona adecuada la tarea correcta para trabajar. Como mencionamos anteriormente, tenga en cuenta la carga de trabajo, las habilidades y la experiencia actuales de los empleados al delegar tareas.

Sin embargo, si le resulta difícil administrar la asignación de recursos manualmente, siempre puede invertir en herramientas de administración de recursos. Estas herramientas pueden ayudarlo a realizar un seguimiento y administrar el recuento de recursos.

¡Sin embargo, una herramienta no puede hacer todo!

Asegúrese de involucrar a los miembros de su equipo en el proceso de planificación de recursos. Puedes preguntarles si están dispuestos a asumir más responsabilidades, o si sienten que están manejando una carga de trabajo abrumadora y necesitan un descanso del trabajo.

Además, siempre informe a sus empleados por qué les está asignando una tarea específica. Esto les ayudará a entender lo que se espera de ellos y aumentarán sus niveles de compromiso desde el primer momento.

Registrarse regularmente con los miembros del equipo

La comunicación con los miembros del equipo no es algo que deba limitarse a la etapa de planificación de la gestión de proyectos.

Una vez completada la asignación de carga de trabajo, es importante consultar con ellos para mantener la carga de trabajo administrada de manera efectiva.

¿Por qué?

Cuando te comunicas cara a cara con los miembros del equipo, puedes preguntarles cómo les va con las tareas que se les han asignado. Puedes identificar si han estado sobrecargados con una carga de trabajo excesiva o si sienten que pueden asumir más responsabilidad.

Sin embargo, no se limite a hablar de gestión de proyectos. Hable con ellos sobre el panorama general y lo que planea hacer con el negocio. Haga que los miembros de su equipo se sientan involucrados en el proceso de toma de decisiones de la organización.

Recuerde, los empleados siempre pueden sorprenderlo y alguien que menos esperaba puede terminar convirtiéndose en un sólido gerente de proyectos, mientras que otro empleado que había planeado promocionar puede estar buscando una trayectoria profesional diferente.

Por esta razón, siempre es importante comunicarse con sus empleados y averiguar qué piensan. Dales un espacio seguro donde puedan expresarse sin miedo a las consecuencias, y terminarán más felices y productivos.

Use un Software de Administración de cargas de trabajo Para manejar los Procesos de trabajo

Claro, hay una serie de técnicas para una administración efectiva de la carga de trabajo del equipo, pero si planea hacer todo manualmente, se agotará antes de darse cuenta.

Para completar su plan de gestión de carga de trabajo eficaz, necesita una herramienta diseñada para ello. Aquí hay dos herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarlo a administrar su carga de trabajo sin problemas:

A. Asana

Asana es una herramienta de gestión del trabajo que ayuda a los equipos a organizar, rastrear y administrar todas sus tareas. Esta herramienta de gestión de tareas tiene toneladas de soluciones para equipos de marketing, operaciones, ventas y productos.

Características clave

• Incluye tableros Kanban para facilitar el seguimiento.
• Ideal para equipos remotos.
• Es compatible con calendarios de equipos y proyectos.
• Permite la colaboración en equipo.
• Tiene una aplicación móvil para trabajar sobre la marcha.

Precios

Asana tiene un plan gratuito para usuarios y los planes de pago comienzan en $13.49/usuario individual / mes.

Valoraciones de clientes

• G2-4.3 / 5 (6000 + opiniones)
• Capterra – 4.4/5 (8000 + opiniones)

B. Trello

Trello es una aplicación de estilo Kanban con una interfaz fácil de usar. Puedes usar «Tarjetas de Trello» para asignar tareas a los miembros del equipo y actualizar el progreso moviendo estas tarjetas a través del tablero de Trello.

El sistema de gestión de cargas de trabajo de Trello cuenta con automatización y toneladas de integraciones y potenciadores.

Características clave

• Incluye automatización del flujo de trabajo con Trello Butler.
• Puede trabajar con varios equipos.
• Tarjetas de tareas fáciles de usar.
• Se integra con toneladas de otras aplicaciones.
• Incluye una aplicación móvil para iOS y Android.

Precios

Trello ofrece un plan gratuito para usuarios, y los planes de pago comienzan en $12.50/usuario individual / mes.

Valoraciones de clientes

• G2-4.3/5 (10000 + opiniones)
• Capterra – 4.5/5 (17000 + opiniones)

Pero espera.

Ambas herramientas pueden ayudarte a administrar mejor la carga de trabajo de tu equipo.

¿Qué hay de ayudar a su equipo a sobrellevar mejor su carga de trabajo?

También necesitas algo para eso, ¿verdad?

No se preocupe.

¡Lo mejor de Asana y Trello es que ambos trabajan con Time Doctor!

¿Qué Es Time Doctor?

Time Doctor es una herramienta de gestión de productividad popular utilizada por empresas gigantes como Verizon, así como por pymes como Thrive Market para comprender cuán productivos son sus empleados.

No solo eso, sino que Time Doctor también ayudará a sus empleados a ver dónde pueden ser más productivos y a mejorar también.

Time Doctor Will:

• Muestre con precisión cuánto tiempo pasan los empleados en cada tarea.
• Resalte las horas de inactividad de todos sus empleados.
• Cree informes que destaquen el rendimiento de los empleados en tiempo real.
• Optimice la gestión de su nómina.
• Se integra con muchas otras herramientas de productividad como Asana, Trello, Jira y Zendesk.

Además, Time Doctor solo rastrea a sus empleados durante las horas de trabajo, para que no tenga que preocuparse por problemas de privacidad. Incluso puede personalizar el software para que sea más amigable para los empleados.

Terminar

Administrar las cargas de trabajo de manera eficiente es crucial para mantener a sus empleados sanos, enfocados y productivos.

Y aunque puede seguir toneladas de técnicas manuales para distribuir su carga de trabajo de manera justa, no podrá sostenerla.

Pero no se preocupe.

Simplemente use los consejos que hemos mencionado en este artículo junto con una buena herramienta de administración de cargas de trabajo y no tendrá problemas para administrar las cargas de trabajo y aumentar el rendimiento de su negocio.