Cada equipo de recursos humanos enfrenta problemas tanto en el funcionamiento de su departamento como en la aplicación coherente de las políticas en toda la empresa en general. Estos son los diez principales problemas que enfrentan los equipos de recursos humanos en el Reino Unido y cómo se pueden abordar.
Retención
Muchas personas piensan que la tarea principal de los Recursos Humanos es buscar y emplear nuevos talentos. Sin embargo, la verdad es que la mayoría de las actividades de recursos humanos giran en torno a retener el talento existente.
Los empleados son el alma de todas las empresas, proporcionando las habilidades y la experiencia necesarias para mantener los niveles de productividad. Su empresa también habrá invertido mucho tiempo y dinero en garantizar la máxima productividad siempre que sea posible. Y la responsabilidad clave de recursos humanos es proteger este valioso activo.
La retención de empleados es un buen acto de equilibrio entre la cultura de la empresa, la remuneración y los incentivos. El departamento de recursos Humanos debe proporcionar a cada empleado la combinación correcta de los tres para satisfacer al empleado sin comprometer los intereses de la empresa en el proceso. También deben mantener registros precisos de estas combinaciones para garantizar que los paquetes acordados se entreguen a los empleados.
Contratación
Ya sea para complementar la fuerza de trabajo existente o para reemplazar al personal perdido debido a la eliminación natural de puestos, el segundo desafío importante al que se enfrenta el departamento de Recursos Humanos es la contratación de talentos. Encontrar personal con la combinación correcta de habilidades, personalidad y motivación es difícil, incluso cuando el grupo de candidatos disponibles es relativamente grande.
Ya sea que la contratación sea gestionada únicamente por el departamento interno de recursos humanos o con la asistencia de un tercero, es esencial que el proceso se gestione de forma centralizada y eficaz. Cuando haya docenas de aplicaciones, los detalles de cada una deberán registrarse para su revisión y comparación.
Una plataforma de software de recursos humanos permite el almacenamiento de aplicaciones, CV y datos de contacto para facilitar el análisis y la comparación. Dependiendo de las políticas de retención de datos de la empresa, las aplicaciones se pueden almacenar durante meses o años en previsión de que haya nuevos puestos disponibles en ese período.
Como beneficio adicional, tener los detalles de una selección de candidatos adecuados disponibles para una fácil consideración reduce los costos de contratación futuros y acorta el tiempo necesario para cubrir una brecha de habilidades. Acelerar el proceso de reclutamiento de esta manera evita caídas en la productividad y la moral.
Productividad
Con los problemas de plantilla ordenados, el equipo de Recursos Humanos debe analizar a continuación los niveles de productividad para garantizar que el negocio funcione de manera eficiente. Cuando la productividad es baja, recursos Humanos necesita saber si el problema es causado por malas prácticas de trabajo o falta de recursos.
Esta determinación se hace a menudo mediante la realización de un estudio de Tiempo y Movimiento (T&M) para definir quién hace qué y cómo. Este estudio puede utilizarse para identificar posibles aumentos de eficiencia y allanar el camino para futuras inversiones de capital a fin de mejorar la productividad y las condiciones.
Mediante una plataforma de software de recursos humanos integrada, la alta dirección y el equipo de recursos humanos pueden almacenar y analizar los datos de T&M de forma colaborativa. El sistema de recursos humanos también puede retener estos datos para proporcionar un contexto histórico para estudios posteriores que proporcionen un punto de referencia y midan con precisión las mejoras realizadas.
Capacitación y cumplimiento
La capacitación es un aspecto esencial del desarrollo de los empleados, tanto para su propia educación como para garantizar que continúe obteniendo lo mejor de su fuerza de trabajo. Ciertos roles exigen capacitación y certificación oficiales, como el registro CORGI para instaladores de gas, muchos de los cuales también tienen una vida útil para la renovación.
Aunque el empleado tiene cierta responsabilidad de llevar un registro de sus propios registros profesionales, si su empresa depende de sus habilidades certificadas, tiene sentido rastrear esta información para sus propios registros. Si su empresa ha aceptado pagar los exámenes o las tarifas de registro, puede realizar un seguimiento de cuándo vencen estos pagos. También puede alertar al empleado involucrado, programar cobertura para ausencias durante los exámenes y organizar pagos para evitar lapsos.
Incluso cuando la capacitación se lleva a cabo internamente, el registro de la asistencia al curso en un sistema central de recursos humanos permite evaluar de un vistazo las habilidades de la fuerza de trabajo y el cumplimiento normativo. ¿Ha recibido todos los miembros del personal su formación inicial completa? ¿Alguien se ha perdido el entrenamiento anual de alarma de incendios y necesita un repaso? ¿Los candidatos a ascenso interno han completado todos los cursos relevantes para el nuevo puesto? Mantener los detalles de la capacitación puede ayudar a responder a todas estas preguntas y más.
Salud y seguridad
Su empresa debe registrar los detalles de la información de salud y seguridad por razones legales, de manera similar a mantener registros sobre las calificaciones profesionales y la pertenencia a organismos comerciales. Los registros de salud y seguridad ayudan a mantener a sus empleados seguros en el trabajo y a garantizar que la empresa cumpla con sus obligaciones legales hacia ellos y el público.
cada vez que un tema de salud y seguridad surge, HR está llamado a demostrar que la empresa ha hecho todo lo que se espera de él. Cuando no se pueden presentar pruebas, la empresa corre el riesgo de sufrir ramificaciones legales y multas.
Una vez más, la forma de mitigar estos problemas es mediante el uso de registros precisos de los cursos a los que asistió, los documentos emitidos y cualquier otra cosa específica de la legislación de salud y seguridad que su empresa haga de forma rutinaria. Si un empleado asiste a cualquier curso destinado a aumentar su seguridad personal y la de las personas que lo rodean, los detalles deben registrarse en caso de consulta o disputa en el futuro.
Debido a que la asistencia al curso y la capacitación están estrechamente vinculadas a los registros generales de los empleados, el departamento de Recursos Humanos es el mejor equipado para registrar esta información. Y el software de recursos humanos que se utiliza en toda su empresa unifica los datos de salud y seguridad con los registros de los empleados para una recuperación y análisis rápidos y fáciles.
Discriminación y diversidad
Si su empresa tiene alguna relación con los sectores públicos, o tiene una política de la empresa con respecto a la diversidad, deberá poder demostrar sus compromisos con hechos concretos de vez en cuando. Cuando una empresa anuncie compromisos con la diversidad y el deseo de reducir la discriminación, se le pedirá que demuestre su progreso hacia estos objetivos.
Para evitar que estas solicitudes se conviertan en un censo apresurado de la fuerza de trabajo, tiene sentido registrar datos demográficos cuando se contrata a un nuevo recluta. Como parte del contrato de trabajo, se puede agregar un simple conjunto de casillas para registrar los datos demográficos y de diversidad, que deben almacenarse con los registros de los empleados en el sistema de recursos Humanos.
También es importante registrar cualquier incidente en el lugar de trabajo que parezca implicar cualquier forma de discriminación. Su empresa puede llevar a cabo acciones disciplinarias basadas en las políticas de la empresa y demostrar un compromiso con estos principios básicos. Su software de recursos humanos también debe ayudar a verificar rápidamente si algún personal sospechoso de participar en actividades discriminatorias ha aceptado actuar de acuerdo con las políticas de la empresa como parte de sus contratos de trabajo.
Disciplina
La disciplina es siempre uno de los problemas menos populares para abordar en el lugar de trabajo, y también el punto en el que el departamento de Recursos Humanos puede ayudar a resolver incidentes de manera satisfactoria para el empleador y los empleados. El proceso disciplinario requiere muchas pruebas, y el departamento de Recursos Humanos a menudo necesitará obtener declaraciones, registros y otros datos de respaldo para resolver problemas legal y éticamente, todo lo cual consume mucho tiempo.
Por lo tanto, es importante mantener registros precisos de cualquier problema disciplinario, para garantizar que el problema se trate adecuadamente. Esto incluye actas de reuniones, cartas entre representantes de empleadores, empleados y sindicatos, y cualquier actividad de seguimiento que sea necesario realizar. Estos registros también proporcionan un punto de referencia para garantizar que todas las partes cumplan sus obligaciones acordadas en caso de que surjan nuevas controversias.
Al igual que antes, estos registros deben almacenarse y recuperarse fácilmente, junto con los detalles pertinentes del contrato. Mediante el uso de un sistema de recursos humanos integrado que respalda su proceso, gran parte de la recopilación de pruebas se simplifica, lo que ayuda a reducir gran parte del trabajo de campo y el tiempo asociado con la resolución de problemas de disciplina.
Outsourcing
Los freelancers y los contratos proporcionan una forma atractiva de aumentar las habilidades y habilidades de la fuerza laboral de su empresa, sin la necesidad de contratar personal nuevo de forma permanente. Esto es particularmente relevante para proyectos y contratos que requieren conocimientos especializados, pero que es poco probable que se conviertan en una parte rutinaria de los requisitos de su empresa.
Sin embargo, los empleados subcontratados presentan nuevos desafíos al tratar de garantizar que cumplen con los estándares y requisitos internos. ¿Poseen calificaciones o son miembros de organismos de la industria? ¿Se han sometido a la capacitación de inducción estándar de la empresa? Es posible que necesite conocer este tipo de información en algún momento en el futuro, incluso si no parece particularmente relevante al inicio de su contrato.
De la misma manera que registra los detalles de empleo del personal permanente, es esencial mantener la misma información sobre contratistas, consultores y empleados subcontratados. Su sistema de recursos humanos ideal debería permitirle mantener registros claramente etiquetados del personal temporal para facilitar su recuperación en caso de una disputa futura. O incluso para que sea más fácil volver a contratar a las mismas personas en el futuro.
Nómina
La responsabilidad de la nómina recae entre las atribuciones de los departamentos de cuentas y recursos humanos, lo que a menudo da lugar a problemas con los pagos precisos al personal. Recursos Humanos mantiene registros sobre salarios, beneficios, bonificaciones y accesorios de ganancias, mientras que las cuentas se encargan de hacer los pagos. Esto crea una desconexión potencial que puede llevar a que la nómina se retrase o a que los empleados reciban las sumas incorrectas en su paquete salarial.
Para mantener la moral y evitar futuros problemas de pago, su empresa debe investigar el potencial de usar una solución de nómina dedicada que interactúe directamente con su software de recursos Humanos y sistema de cuentas. Al unir ambos departamentos electrónicamente, la mayoría de los dolores de cabeza manuales asociados con el pago se pueden resolver automáticamente.
El software de nómina dedicado ayuda a garantizar que el personal reciba el pago a que tiene derecho, cuando lo espera. Su departamento de recursos humanos también se beneficiará de una reducción en las consultas, lo que ayudará a distribuir mejor la carga de trabajo durante el resto del mes.
Consultas de empleados
El departamento de recursos Humanos proporciona la interfaz entre «la empresa» y el personal. Esto significa que cuando se trata de problemas de empleo, disputas o consultas relacionadas con el trabajo, el departamento de HP es el primer punto de consulta.
Atender consultas sobre remuneración, beneficios y exámenes de gestión de la actuación profesional de forma razonablemente regular es algo rutinario, pero también requiere mucho tiempo, en particular cuando no se dispone de datos fácilmente. Cada vez que un miembro del departamento de recursos Humanos necesita buscar un detalle de pago o los detalles de una variación de contrato, no puede concentrarse en ninguna de sus otras responsabilidades.
Un sistema de recursos humanos dedicado mantiene los datos de empleo centralizados listos para una fácil recuperación y reduce significativamente el tiempo necesario para responder a cada consulta. Un sistema más avanzado permite un acceso de estilo «autoservicio» a algunos datos, lo que permite al personal responder a muchas de sus propias preguntas más básicas por sí mismo.
El fácil acceso a los datos es clave para las resoluciones
El equipo de recursos humanos se ocupa de todo tipo de problemas, pero la clave para resolverlos rápidamente es la misma en la mayoría de los casos: el fácil acceso a los datos relevantes. En casi todos los casos, un sistema completo de recursos humanos y nómina proporcionará las herramientas de almacenamiento, recuperación y análisis necesarias para responder a los problemas de empleo y mejorar la eficiencia del departamento en general.