Una plantilla de factura proForma es un registro preliminar de venta que sirve como sustituto hasta que se finalicen los detalles de la transacción. Al igual que cualquier otra factura, esta debe contener una lista detallada de artículos y costos. Sin embargo, dado que este documento no está necesariamente en su forma final, los costos de envío, los impuestos y otros detalles pueden estar sujetos a cambios.
Las empresas utilizan las facturas ProForma como estimaciones por escrito que pueden ayudar con la contabilidad y el procesamiento aduanero y pueden servir como base para concertar un acuerdo final entre el comprador y el vendedor, por lo que las facturas siempre deben prepararse de buena fe y entregarse con prontitud.
La factura ProForma debe ser básicamente indistinguible de una factura estándar, con la advertencia de que sus cifras están sujetas a cambios. Debe incluir::
- El nombre, la dirección y el número de teléfono del comprador y del vendedor
- Una lista detallada de todos los artículos y sus costos
- El subtotal estimado adeudado, los impuestos estimados adeudados y el total estimado adeudado
- La fecha de vencimiento del pago y las penalizaciones por pago atrasado
Factura
Calcular los bienes a enviar
Revise el pedido en detalle y calcule los costos preliminares totales.
Describa cada Cargo preliminar
Complete la factura completando estas cantidades y costos preliminares. Puede ser prudente destacar los elementos particulares que tienen más probabilidades de cambiar.
Enviar factura
Enviar la factura cuando esté lista, y asegúrese de expresar que es la ProForma, no la versión final. Hable con el cliente y asegúrese de que está de acuerdo con todos los términos.
Envíe los productos
Una vez que se haya entregado la factura ProForma y se haya alcanzado un acuerdo, puede enviar los productos. Recuerde registrar cualquier cambio en costos o cantidades. A continuación, prepare la factura final y entréguela con prontitud al cliente.