La base de una Reunión de Grupo Diaria exitosa, Reunión de Grupo de Equipo o Reunión de Grupo Semanal es un gran facilitador para mantener el grupo de grupo semanal en el camino para una reunión efectiva y productiva.
Prácticas recomendadas de reunión grupal de equipo:
Estar dedicado. Un buen facilitador se dedica al ritmo regular de las reuniones. Las reuniones de grupo Semanales y las Reuniones de grupo Diarias deben celebrarse en los días/horas designados sin falta y con límites de tiempo estrictos. Si una persona no puede asistir, debe prepararse haciendo su Preparación Semanal para la Reunión y enviando sus Victorias, Prioridades y Estuches al facilitador de Reuniones Diarias para que su voz pueda ser escuchada. Un buen facilitador responsabiliza al equipo de estar preparado para cada reunión.
Enfócate en el Cómo, no en el Por Qué. Las reuniones semanales eficientes producen debates basados en soluciones en lugar de presentaciones basadas en el estado. El facilitador no debe preguntar por qué el Rojo y el Amarillo están luchando. En su lugar, deben guiar la discusión preguntando al equipo cómo mover las prioridades que luchan hacia el Verde. El objetivo es mejorar la comunicación entre los miembros del equipo para abordar los problemas de forma regular.
Manténgase alejado de las tangentes. Los mejores facilitadores hacen un gran trabajo al estimular la discusión y mantener al equipo enfocado. Si la discusión gira a la izquierda, traiga a todos de vuelta al centro. Si una discusión solo involucra a 2 personas, pídales que la desconecten. El objetivo es mantener a todos comprometidos. Si sus reuniones tienden a durar demasiado tiempo, puede cambiarlas a una reunión de pie que permita a todos ponerse de pie para mantener la energía y asegurarse de que no se aleje demasiado de la pista.
Impulse la Responsabilidad del equipo. Los equipos ejecutivos que enumeran al menos 2-3 Acciones para cada Prioridad Individual son infinitamente más exitosos con la ejecución. Cada semana, el facilitador debe revisar la Lista de Acciones con el equipo como parte de la Agenda de la Reunión Semanal. A medida que surgen acciones durante la Reunión Semanal o la Reunión Diaria del Equipo, el facilitador debe registrarlas para que no se escabullan. La mayoría de los equipos prefieren tener sus reuniones en la mañana, donde comparten sus principales prioridades para el día y abordan los problemas que impiden el progreso con un calendario regular de reuniones productivas.
Compartir Deberes de Facilitador. Algunos de los equipos más avanzados rotan las funciones de facilitador en todo el equipo ejecutivo. Al principio del trimestre, se asignan las semanas. Si alguien no es capaz de cubrir su semana, tiene que encontrar a alguien para cambiar. Esto le quita la responsabilidad a una persona y le da a todos la experiencia de facilitar. También mejora la Preparación y la participación de las Reuniones semanales porque todos tienen una idea de cómo se siente cuando usted es el facilitador y alguien no contribuye.
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