La mayoría de las principales compañías de seguros (transportistas), corredores/agentes y administradores de terceros (TPA) ofrecen o proporcionan al menos un producto RMIS externo a sus asegurados (clientes) y a cualquier corredor involucrado en el programa de seguros. Por lo general, los productos RMIS permiten la búsqueda de detalles de reclamaciones individuales, la producción de informes de tendencias básicas, resúmenes de políticas y consultas ad hoc. La información resultante se puede compartir en toda la organización del cliente, generalmente para la asignación de costos del programa de seguros, la prevención de pérdidas y la gestión efectiva de reclamos a nivel local. Los productos más avanzados permiten que múltiples fuentes de datos de reclamaciones se consoliden en un solo «RMIS maestro», que es esencial para la mayoría de las grandes organizaciones de clientes con programas de seguros complejos.
Los principales usuarios de los RMIS son los departamentos de riesgos / seguros de las organizaciones aseguradas y cualquier corredor de seguros involucrado. Es mucho menos común que el departamento de seguridad y el departamento de operaciones de vehículos del asegurado tengan acceso a RMIS a pesar del interés similar en los datos. De hecho, las operaciones de seguridad y vehículos de las organizaciones más grandes suelen mantener sus propios sistemas de bases de datos independientes de «accidentes / incidentes», muchos de los cuales se correlacionarán con los datos de reclamaciones de RMIS.
Las compañías de seguros utilizan normalmente una versión diferente de los IMR proporcionados externamente para uso interno, por ejemplo, por personal de suscripción y control de pérdidas. Ocasionalmente, podría haber diferencias de tiempo u otras diferencias que podrían causar discrepancias de datos entre el sistema interno y los RMIS proporcionados externamente.
Los corredores de seguros tienen una necesidad similar de acceso a los datos de reclamos de sus clientes asegurados. Los corredores normalmente se agregan como un usuario adicional al producto RMIS proporcionado a sus clientes por la compañía de seguros y los TPA. La información disponible de los RMIS es crítica para el corredor para interactuar de manera efectiva con sus contrapartes en la compañía de seguros y los TPA. Además, la información de RMIS presentada de manera efectiva que muestra tendencias y análisis es esencial para comercializar con éxito los programas de seguros de sus clientes.
La compañía de seguros y los ajustadores de reclamaciones de TPA tradicionalmente utilizan los sistemas de gestión de reclamaciones para recopilar y administrar la información de reclamaciones y para administrar reclamaciones. Sin embargo, algunas organizaciones clientes pueden optar por administrar ciertos tipos de reclamaciones o aquellas dentro de una capa de retención de pérdidas y, por lo tanto, utilizar este tipo de sistema también.
Normalmente, el sistema de gestión de reclamaciones proporciona los datos primarios a los productos RMIS. Los productos RMIS, a su vez, proporcionan una vista de acceso externo de los datos de reclamaciones del cliente. Los productos RMIS están comúnmente disponibles directamente de compañías de seguros y TPA más grandes, pero los sistemas más avanzados a menudo los ofrecen proveedores independientes de RMIS. Los sistemas independientes de proveedores de RMIS son más deseables cuando una organización cliente necesita consolidar los datos de reclamos de múltiples programas de seguros actuales y / o programas anteriores con información del programa actual.