Una Guía básica para Sitios de proyectos en SharePoint Online

SharePoint Online es una herramienta increíblemente poderosa que permite a los usuarios reunirse y colaborar en cualquier cantidad de cosas. A través del uso de sitios de proyectos, su equipo puede reunirse y trabajar en proyectos de manera efectiva sin ningún problema. Por lo tanto, echemos un vistazo a qué sitios de proyectos hay en SharePoint Online y qué necesita hacer para comenzar a usarlos.

Qué es un sitio de proyecto en SharePoint Online

Un sitio de proyecto de SharePoint es un tipo de sitio central que proporciona un espacio para que los equipos se reúnan para trabajar y administrar proyectos. La plantilla básica de sitio lista para usar para un sitio de proyecto es muy similar a un sitio de equipo. De hecho, comparten muchas de las mismas funciones. Sin embargo, un sitio de proyecto es diferente en que viene con una parte web de resumen de proyecto que está conectada a una lista de tareas predeterminada. Esta parte web hace que cuando se agrega un elemento a la lista de tareas, SharePoint lo muestre automáticamente en el Resumen del proyecto. Esto crea un panel central que puede usar para realizar un seguimiento rápido de su progreso y visualizar la línea de tiempo de los proyectos en los que está trabajando.

Por qué debe Usar un sitio de proyecto de SharePoint

Un sitio de proyecto en SharePoint Online es una gran herramienta para rastrear y administrar proyectos. Además de lo que describimos anteriormente, al usar un sitio de proyecto de SharePoint, obtendrá acceso a las siguientes ventajas:

• Una línea de tiempo visual para las tareas del proyecto.
• Programa de tareas del proyecto.
• Biblioteca de proyectos para almacenar documentos relevantes.
• Cuaderno para capturar y organizar rápidamente información sobre el proyecto.
• Compartir calendario para eventos de equipo.

Todos estos le permiten tener una comprensión detallada de lo que está sucediendo con un proyecto en particular. De esa manera, puedes asegurarte de que todos los miembros de tu equipo sepan lo que tienen que hacer y que están en la tarea.

Un sitio de proyecto se utiliza mejor para un proyecto específico con un objetivo específico. Si estás buscando un sitio más colaborativo, te recomendamos que utilices un sitio de equipo, ya que está más orientado para eso. Un sitio de proyecto en SharePoint Online solo debe usarse para rastrear y trabajar en el proyecto, de lo contrario, corre el riesgo de confundir las cosas y distraer a las personas de su propósito.

Cómo crear un sitio de proyecto en SharePoint Online

1. Haga clic en Configuración y, a continuación, en Contenido del sitio.
2. En Subsitios, haga clic en Nuevo Subsitio.
3. En Título y Descripción, asigne al nuevo sitio del proyecto un Título que corresponda con el nombre del proyecto. si lo desea, proporcione una breve Descripción del sitio.
4. En Dirección del sitio Web, proporcione la parte de la URL que se utilizará para el sitio del proyecto.
5. En Selección de plantilla, haga clic en Sitio del proyecto.
6. En Permisos, puede elegir si desea que el nuevo sitio use los mismos permisos que el sitio principal o use sus propios permisos únicos.
7. Dependiendo de la versión de SharePoint que esté utilizando, es posible que vea Navegación. Aquí es donde puede elegir mostrar el subsitio del proyecto en el panel Inicio rápido.
8. En Herencia de navegación, elija si desea utilizar la barra de enlaces superior del sitio principal en el sitio del proyecto.
9. Haga clic en Crear para crear su nuevo sitio de proyecto.

Consejos para administrar un sitio de proyecto de SharePoint

Si bien configurar un sitio de proyecto en SharePoint Online es fácil, administrar uno a lo largo de su vida útil puede ser un poco complicado. Aquí hay algunos consejos que puede usar para hacer el proceso mucho más fácil.

Estructure el sitio de su proyecto

Debe pensar detenidamente en el contenido que agrega al sitio de su proyecto SharePoint Online. Específicamente, necesitas pensar en cómo está estructurado. A los miembros de su equipo les resultará fácil navegar por sus contenedores principales. Recomendamos diseñar el sitio de su equipo con una jerarquía simple que facilite la búsqueda de los documentos que su equipo está buscando.

Personalizar la navegación del sitio

No hay dos sitios de proyectos que deban navegar de la misma manera. La navegación en el sitio del proyecto debe coincidir con la forma en que su equipo utiliza el sitio. Recomendamos modificar la navegación de su sitio de manera que sea fácil para los usuarios encontrar su camino. Esto asegura que nadie tenga que luchar para perderse o lidiar con el dolor de cabeza de tratar de encontrar documentos importantes en un sitio desorganizado.

Crear un plan

Necesita planificar su proyecto con anticipación para poder saber cómo se utilizará el sitio de su proyecto. Esta información debe informar cómo construye y estructura el sitio de su proyecto de SharePoint. Puede asegurarse de no perder tiempo creando características extrañas en el sitio que pueden no ser utilizadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Tenga cuidado con las tareas

El uso de tareas y subtareas puede ser una excelente manera de hacer saber a las personas lo que deben hacer y cuándo lo deben hacer. En relación con nuestro consejo anterior, debe planificarlos con anticipación para no asignar tareas extrañas. No querrás sobrecargar a tu equipo con una gran cantidad de tareas que pueden terminar no siendo relevantes para el proyecto en general.

Solicitar comentarios

Es importante solicitar comentarios de tu equipo. De esta manera, puede asegurarse de que el sitio esté configurado de manera que puedan usarlo y usarlo de manera efectiva. Esto le da la oportunidad de modificar su sitio para reflejar el uso y hacerlo de manera que nadie tenga dificultades para usar el sitio del proyecto.

Cerrar el sitio Cuando esté terminado

Una vez que el proyecto se haya finalizado y enviado, recomendamos cerrar el sitio del proyecto. Esto implica cerrar todas las tareas, agregar un informe final del estado del proyecto y luego actualizar la documentación según sea necesario. De esta manera, puede asegurarse de que el sitio se archive correctamente y pueda revisarse en una fecha posterior.

Analizar el rendimiento

Una vez que haya cerrado el sitio del proyecto, le recomendamos hacer una «autopsia» en el proyecto. De esta manera, puede analizar cómo fue el proyecto, cómo se desempeñó el sitio del proyecto y qué puede hacer en el futuro para mejorar cualquiera de estos junto con su equipo.

Conclusión

Los sitios de proyectos en SharePoint Online son una gran herramienta para colaborar y gestionar proyectos. Asegúrese de volver a lo que escribimos anteriormente para que pueda comenzar a usar los sitios de proyectos básicos de SharePoint hoy mismo.

Puedes encontrar más tutoriales de SharePoint como este en nuestro blog, así que asegúrate de revisarlos todos los días. Si está interesado, también puede inscribirse en nuestra lista de correo y recibir un correo electrónico cada vez que publiquemos un nuevo blog.