J’ai repris un projet de quelqu’un d’autre il n’y a pas si longtemps et j’en étais à trois mois de la gestion avant de réaliser qu’il n’y avait pas de charte de projet.
Il y avait beaucoup d’autres documents qui avaient tous un certain chevauchement avec une charte, mais pas une charte réelle. Cela signifiait qu’il manquait des éléments clés dans les documents du projet et que la chose la plus importante manquait était de savoir qui allait payer pour cela.
Oups.
C’était un peu un casse-tête à régler.
La gestion de projet peut créer beaucoup de paperasse, et ce n’est pas toujours ce que vous voulez ou ce dont vous avez besoin. Dans cet article, nous définirons ce dont vous avez vraiment besoin et comment l’utiliser.
Alors, de quelle documentation parle-t-on vraiment ? Définissons.
- Documents de gestion de projet : Une définition
- De quels documents de projet avez-vous besoin?
- 1. Analyse de rentabilisation
- Alors, qui écrit l’analyse de rentabilisation?
- Charte de projet
- Plan de gestion du projet
- Remarque: créez un document de planification uniquement si vous en avez besoin
- Calendrier du projet
- 5. Journal RAID du projet
- Rapports d’état du projet
- Suivi du budget du projet
- Examen des leçons apprises
- Document de clôture du projet
- Choisissez les Documents Qui Fonctionnent Pour Votre Projet
Documents de gestion de projet : Une définition
Nous pouvons définir les documents de projet comme:
La documentation créée par un chef de projet afin de gérer, contrôler et livrer le projet de manière adéquate.
De quels documents de projet avez-vous besoin?
Si vous regardez dans les normes et méthodes de gestion de projet, vous trouverez une tonne de documentation mentionnée, mais avez-vous vraiment besoin de tout cela? Honnêtement, pour la plupart des projets, vous ne le faites pas.
Si vous construisez un immense parc olympique ou un cuirassé militaire, il existe des normes de documentation plus élevées, mais pour la plupart des projets réalisés dans des environnements de bureau par de petites, moyennes et même de grandes entreprises, votre temps sera mieux consacré à bien comprendre les bases.
Parlons donc de l’essentiel.
Voici neuf documents dont aucun projet qui se respecte ne devrait se passer lorsqu’il tente de gérer un projet. J’ai organisé les documents de gestion de projet par phase afin que vous puissiez voir l’ordre dans lequel ils sont généralement créés.
Obtenez des copies de tous ces modèles de document de projet dans un ensemble facile à utiliser avec des notes et des conseils. Créé par des chefs de projet, pour des chefs de projet, cet ensemble de modèles de documents de projet vous aidera à gérer vos projets avec succès.
1. Analyse de rentabilisation
Au stade du concept ou de l’idée d’un projet, quelqu’un a une idée brillante. Cela est consigné dans une proposition de projet officielle ou une analyse de rentabilisation.
L’analyse de rentabilisation du projet est le document qui donne le coup d’envoi à l’ensemble du projet. Il est écrit pour expliquer pourquoi le projet devrait se produire et il résume le problème que le projet va résoudre.
Mais c’est là que ma définition de la documentation du projet tombe: l’analyse de rentabilisation est normalement écrite par quelqu’un d’autre que le chef de projet.
Alors, qui écrit l’analyse de rentabilisation?
D’après mon expérience, les analyses de rentabilisation sont élaborées par le propriétaire de l’entreprise qui souhaite le changement — la personne qui devient finalement le parrain du projet.
Cependant, il est beaucoup, beaucoup plus facile de gérer un projet si vous avez été impliqué au stade de l’analyse de rentabilisation, car vous comprenez mieux les moteurs et les objectifs.
L’analyse de rentabilisation doit être complète et convaincante, avec suffisamment de détails pour justifier l’investissement requis pour le projet.
Cela dit, l’analyse de rentabilisation pourrait être aussi simple qu’un courriel à un dirigeant demandant la permission d’aller de l’avant avec une initiative. Si vous construisiez un stade olympique, ce niveau d’informalité ne serait pas suffisant.
Soyez raisonnable et pragmatique – il ne sert à rien de créer une documentation exagérée à ce stade. Cela rendra les gens méfiants de ce que l’administrateur est à venir.
Une fois l’analyse de rentabilisation approuvée, vous pouvez passer à la phase de lancement du projet.
Charte de projet
La documentation la plus importante de la phase de lancement du projet est le document de charte de projet.
Vous avez besoin de ceci: cela vous donne l’autorité d’agir en tant que chef de projet pour le projet. C’est votre mandat de mener le projet et c’est le document qui transforme le projet d’une idée en un véritable programme de travail, avec les propriétaires alloués (et un accord sur le financement).
Sans document de charte de projet, votre projet n’existe pas formellement !
Modèles pour vous aider à définir vos attentes, à obtenir des informations, à demander des mises à jour et à gérer les problèmes. Destiné aux analystes commerciaux mais facilement personnalisable pour tous les rôles de projet.
En savoir plusen savoir plus
Les chartes de projet peuvent être courtes ou substantielles. Je préfère utiliser une version complète que, dans notre terminologie, nous appelons un Document d’initiation de projet. Il comprend tout ce que vous devez savoir sur ce que vous commencez.
Une fois que vous avez des précisions sur ce que le projet va faire et le contexte dans lequel il va fonctionner, il est temps de passer à la phase de planification.
Plan de gestion du projet
Deux documents de planification du projet sont créés au cours de la phase de planification. Le premier est le plan de gestion de projet.
C’est un document énorme. En fait, ce n’est probablement pas un seul document (bien que je l’aie regroupé dans le modèle de plan de gestion de projet que vous pouvez trouver ici).
Dans le passé, je l’ai toujours géré comme des documents séparés, mais ensemble, ils forment « Le Plan ».
Plus récemment, mes projets fonctionnaient sous une structure formelle de PMO, et une grande partie de ce qui se passe dans un plan de gestion de projet répète essentiellement les processus formels.
Remarque: créez un document de planification uniquement si vous en avez besoin
Il ne sert à rien de créer un document de plan juste pour dire: « Nous le faisons comme le mandat du PMO, comme tous les autres projets de cette entreprise. »Dans ce cas, j’ai un document de plan de gestion de projet global et il fait référence aux normes de l’entreprise.
Le plan couvre tout ce que vous devez savoir et faire pour gérer le projet, y compris la gestion des tolérances de projet, des écarts, de l’approche de contrôle du changement, de la façon dont vous évaluerez la qualité, etc.
Calendrier du projet
Le deuxième document de planification du projet qui est important dans la phase de planification est le calendrier du projet.
Franchement, la plupart des gens disent « plan de projet » quand ils signifient « calendrier de projet ».
Le calendrier du projet définit toutes les tâches, qui va les faire et quand elles vont être effectuées. Il suit également les dépendances entre les tâches.
Vous pouvez utiliser un logiciel pour organiser la chronologie du projet pour vous. Il existe des centaines d’outils de planification de projet différents – la plupart des organisations ont quelque chose. Le problème est qu’il pourrait ne pas être parfait pour ce pour quoi vous voulez l’utiliser.
Je crée des plannings de projet dans Microsoft Project, Teamwork et Excel, car je les utilise pour différentes choses.
Pour communiquer les jalons de haut niveau, je crée une version de la planification dans Microsoft PowerPoint à l’aide du plug-in Office Timeline.
Peu importe que vous choisissiez de documenter votre calendrier de projet, l’important est de le tenir à jour.
5. Journal RAID du projet
Nous passons maintenant à la quatrième phase du projet, la phase d’exécution. À ce stade, vous avez un certain nombre de documents de projet importants. Le premier que nous allons examiner pour cette phase est le journal du RAID.
RAID signifie:
- Risques
- Actions (et/ou hypothèses)
- Problèmes
- Dépendances (et/ ou décisions).
J’utilise le terme « journal RAID » pour couvrir tous les différents journaux relatifs au projet. Cela inclut tous les éléments de la liste ci-dessus, plus les modifications. RAAIDDC est plus difficile à dire, cependant.
Il est payant d’avoir un registre de tous ces articles. Votre journal RAID de projet est un document important qui vous permet de tout suivre.
Lire la suite: Tout ce que vous devez savoir sur RAID en gestion de projet.
C’est plus facile à créer que prévu car vous n’avez vraiment besoin que de quelques champs importants:
- ID de l’élément, afin que vous sachiez de quelle ligne vous parlez lorsque vous discutez du contenu avec votre équipe
- Nom de l’élément
- Description de l’élément
- Action requise
- Propriétaire: n’oubliez pas cela ou personne ne prendra la responsabilité de faire quoi que ce soit à ce sujet
- Dernière date de mise à jour.
Vous pouvez à peu près utiliser ce format pour toutes les différentes feuilles et trackers de votre journal RAID.
Un journal RAID peut faire partie de votre logiciel de gestion de projet ou vous pouvez faire ce que je fais et maintenir une feuille de calcul de classeur de projet qui inclut RAID et bien plus encore.
Rapports d’état du projet
Les rapports d’état du projet sont un autre document critique pendant la phase d’exécution. Vous êtes occupé à faire le travail, vous devez donc dire aux gens quel travail se déroule. Ils vous aident également à suivre ce qui se passe.
Les rapports d’état des projets couvrent une gamme de scénarios différents. Vous avez:
- Rapports officiels du comité de projet
- Mises à jour hebdomadaires de l’équipe d’information
- Rapports officiels au cabinet du premier ministre
- Rapports ad hoc chaque fois qu’un intervenant demande quelque chose.
Et ainsi de suite. Les chefs de projet passent beaucoup de temps à faire des rapports.
OK, il s’agit d’une collection de documents plutôt que d’un seul document. Mais ils sont vraiment importants car ils constituent le mécanisme que vous utilisez pour obtenir régulièrement des informations auprès de vos parties prenantes.
Ils constituent le compte rendu écrit officiel des progrès accomplis. Et si elles sont bonnes, vos parties prenantes devraient agir à la suite de leur lecture.
Si vous avez besoin d’aide pour créer de meilleurs rapports d’état de projet, obtenez mon ebook et mon cours sur les rapports de projet ici.
Suivi du budget du projet
Enfin pour la phase d’exécution, vous disposez d’un suivi du budget du projet, un autre document important de planification et de contrôle du projet.
Votre budget de projet est un autre type de document — il comprend moins de texte et beaucoup plus de chiffres.
Cependant, il est utile d’avoir un document texte pour accompagner les calculs qui contient des informations sur les contrats, les achats et les processus financiers que vous êtes censé suivre. Vous pouvez l’intégrer à votre plan de gestion de projet.
Le suivi du budget doit vous montrer ce que vous avez prévu de dépenser, c’est-à-dire « le budget » et ce que vous avez réellement dépensé. Vous pouvez ensuite obtenir la feuille de calcul pour faire le gros du travail et calculer la variance.
La variance est la différence entre ce que vous avez prévu et vos dépenses réelles.
Si vous dépensez trop, vous pouvez identifier les éléments de ligne où cela s’est produit. Si vous entrez dans vos prévisions, vous pouvez avoir une certaine flexibilité pour ajouter d’autres éléments dans la portée.
Ou vous devrez peut—être remettre l’argent – différents services financiers et promoteurs de projets auront des priorités différentes!
Examen des leçons apprises
Alors que nous poursuivons notre examen des documents de gestion de projet par phase, nous arrivons à la phase finale de votre projet: la clôture. Il y a deux documents de clôture de projet qui sont importants à ce stade; le premier est la documentation de vos leçons apprises.
Les documents sur les leçons apprises peuvent ne pas être des documents. Vous pouvez stocker vos leçons apprises dans une base de données comme CornerThought ou wiki, ou dans un autre format interrogeable.
Lire la suite: Tout ce que vous devez savoir sur les leçons apprises en gestion de projet.
Cependant, je produis toujours des documents formels sur les leçons apprises en fin de projet, puis je copie les leçons clés dans tout autre système qui les nécessite.
La paperasse des leçons apprises fait partie du travail de clôture de votre projet. Cela ne devient une référence utile que si vous la partagez avec les membres de cette équipe afin qu’ils aient quelque chose qui codifie les leçons qu’ils ont apprises en travaillant avec vous.
De même, il doit être partagé avec d’autres chefs de projet, sinon ils ne bénéficieront pas de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné.
Document de clôture du projet
Enfin, pendant la phase de clôture, vous devez produire un document de clôture officiel du projet.
Ce document résume:
- Qu’est-ce que le projet a livré
- Comment le projet a-t-il fonctionné par rapport aux mesures de temps, de coût, de qualité et de portée, c’est-à-dire avez-vous été en retard, dépassé ou lutté pour obtenir un résultat de qualité?
- Tous les risques, problèmes et mesures en suspens au point de fermeture
- L’emplacement des dossiers de projet
- Tout ce que la personne qui reçoit le transfert doit savoir.
De tous les documents, c’est le plus important à signer et à approuver formellement. Sans que le promoteur du projet accepte que le projet soit fermé, le projet n’est pas fermé.
Vous finirez par faire un travail et un soutien ad hoc pendant des mois. (Ne me demandez pas comment je sais.)
Choisissez les Documents Qui Fonctionnent Pour Votre Projet
La chose la plus importante à retenir est qu’il s’agit d’un guide. Adaptez la documentation de projet dont vous avez besoin afin de pouvoir gérer au mieux votre projet.
Vous avez besoin d’un plan d’approvisionnement détaillé? Faites-en un. Vous n’avez pas besoin d’un suivi budgétaire car il n’y a pas de dépenses externes? N’en créez pas un et laissez-le vide; c’est une perte de temps.
Ne vous attardez pas sur ce que vous devez avoir – utilisez simplement ce qui précède comme guide pour ce que la plupart des projets du côté-plus-grand-de-petit-mais-pas-gigantesque ont.
Moins de temps d’administration passé à créer des documents qui n’ajoutent pas de valeur signifie que vous pouvez libérer plus de temps pour diriger votre équipe. Il est plus important que vous fassiez le travail sur le projet. La paperasse onéreuse n’est amusante pour personne.
Saisissez des modèles de documents pour ces neuf documents de projet, vous pourrez contrôler votre projet sans trop de bureaucratie.