Au revoir, Boîte de réception Google: Le guide de survie de la boîte de réception vers Gmail

Ah, Boîte de réception. Ma chère boîte de réception. Quand nous nous sommes rencontrés pour la première fois, je serai honnête: je n’étais pas si sûr de toi. Mais tu voulais me gagner, n’est-ce pas ? Vous avez travaillé sur vous—même et vous êtes devenu meilleur – plus fort, plus capable, plus confiant. Enfin, j’ai vu la lumière. Et bon sang, avons-nous fait une bonne paire.

Nous avons passé de bons moments, tous les deux — nous sommes confortablement installés sur mon bureau au travail, nous nous fixons à travers mon ordinateur portable la nuit, nous touchant même à toutes sortes d’endroits sur mon téléphone Android. (Au risque d’être impie, permettez-moi de dire: C’était un sentiment agréable de savoir que vous étiez toujours dans ma poche.) Les dernières années sont remplies de souvenirs réconfortants.

Mais ça n’a jamais été fait pour durer, n’est-ce pas ? Je vois maintenant que malgré vos vagues assurances initiales du contraire, vous ne pouviez pas rester à mes côtés pour toujours. Et maintenant, le moment est venu pour nous de dire nos derniers adieux. Tu pars pour toujours en mars, et c’est une fin qui, je sais, n’est pas négociable.

Vous savez quoi, cependant, Boîte de réception? Je ne vais pas te mentir : j’ai déjà un peu évolué. Une fois que j’ai su que tu prévoyais de me quitter, j’ai commencé à flirter avec ma vieille flamme — cette vieille fille robuste nommée Gmail — une fois de plus. Cela semblait étranger et presque faux d’être de retour dans l’étreinte de Gmail au début, mais nous y avons travaillé. Et maintenant, j’ai l’impression que Gmail et moi n’étions même jamais séparés. Cela me rend toujours triste que vous partiez — et que tant de vos idées intelligentes soient laissées pour compte avec votre départ — mais à un certain moment, tout ce qu’un gars peut faire est d’accepter cette réalité et de trouver un moyen de faire avancer les choses.

Je sais que je ne suis pas le seul à avoir eu ce genre de relation avec Inbox — et à mesure que la date de départ officielle de l’application approche de manière déprimante et que Google nous pousse de plus en plus à passer à autre chose, il est temps pour nous tous d’emballer nos souvenirs, de nettoyer nos affaires et de nous préparer à une vie d’e-mail post-boîte de réception.

La bonne nouvelle: J’ai déjà vécu cela et je suis là pour vous aider. J’ai commencé à réfléchir à des moyens de rendre le retour à Gmail plus tolérable il y a des mois, lorsque Google a annoncé pour la première fois la sortie en attente de la boîte de réception. J’affine ces systèmes petit à petit depuis, et à ce stade, j’ai une configuration assez solide pour tous ceux qui aiment les innovations de Inbox et ne veulent pas laisser aller tous ces concepts.

Considérez ceci comme votre guide pour passer de la boîte de réception à Gmail avec le moins de perte possible (autre qu’un morceau de votre cœur).

Étape 1: Exportez vos rappels de boîte de réception un par un et donnez-leur un nouveau domicile permanent

Essuyez doucement les larmes, la première chose que vous voudrez faire est de vous attaquer à vos rappels – car beaucoup d’entre eux vivent uniquement dans la boîte de réception et ne seront plus disponibles une fois que l’application disparaîtra.

Commencez par ouvrir l’onglet Snoozed dans le menu principal de la boîte de réception et voyez ce qui s’affiche. Tous les e-mails qui sont mis en veille seront transférés à Gmail et apparaîtront automatiquement au bon moment. Mais tous les rappels n’apparaîtront que sous forme de notifications temporaires, facilement négligées, s’ils ont été définis en dehors de la boîte de réception — ou n’apparaîtront pas du tout, s’ils ont été définis depuis l’application. Le résultat est un gâchis déroutant et imprévisible avec beaucoup de risques de manquer quelque chose d’important.

C’est pourquoi je copierais manuellement chaque rappel en attente, puis je le collerais en tant que nouvel événement dans Google Agenda. Donnez-lui une couleur que vous utiliserez uniquement pour les rappels et commencez par les mots « N’oubliez pas de le faire. »Une fois que vous l’avez copié et enregistré dans le calendrier, supprimez-le de la boîte de réception pour que vous sachiez que c’est fait.

Ensuite, suivez les étapes décrites dans la partie II de ce guide de recréation des fonctionnalités de la boîte de réception. La configuration initiale est légèrement compliquée, mais les résultats sont spectaculaires: Tout événement de calendrier commençant par la phrase « N’oubliez pas de » apparaîtra automatiquement comme une notification sur votre téléphone lorsque son heure arrivera — comme tout autre événement de calendrier ou rappel — mais il apparaîtra également comme un élément spécialement formaté dans votre boîte de réception Gmail, où il restera jusqu’à ce que vous le rejetiez activement, tout comme ce à quoi vous êtes habitué avec la boîte de réception. Il ne manque plus de choses importantes.

Et si vous souhaitez pouvoir modifier des rappels dans votre boîte de réception ou joindre des rappels à des e-mails spécifiques, il existe également des solutions de contournement pour faire ces deux choses dans cette histoire susmentionnée. Voir les parties III et IV, respectivement.

Étape 2: Enregistrez tous vos articles enregistrés

Une autre fonctionnalité de boîte de réception perdue lors de la transition est la capacité du service à enregistrer des articles et d’autres pages Web directement dans votre boîte de réception, où ils peuvent ensuite être rappelés ou recherchés comme tout autre élément. Tous les articles que vous avez enregistrés seront perdus une fois que la boîte de réception disparaîtra, et Gmail n’a pas de système équivalent pour enregistrer de nouvelles pages.

Voici le correctif: Tout d’abord, allez dans la boîte de réception maintenant et ouvrez la section enregistrée dans son menu principal. Ouvrez chaque article enregistré auquel vous souhaitez toujours vous accrocher, puis réfléchissez bien à l’endroit où vous souhaitez le placer.

Vous pouvez toujours tout déplacer dans un service autonome comme Pocket (qui a à la fois une application Android et une extension Chrome pour une économie simple à la volée). Vous pouvez même simplement enregistrer des pages directement dans Chrome, à la fois sur le bureau et à partir d’Android.

Pour moi, cependant, ce qui a rendu la fonctionnalité d’enregistrement d’articles de Inbox si exceptionnelle, c’est le fait qu’elle a amené des articles directement dans ma boîte de réception — où je suis en fait susceptible de les voir et de les traiter (ou de les répéter à un jour et à une heure où je pourrai le faire). Les outils autonomes de sauvegarde d’articles, en revanche, finissent généralement par se transformer en collections couvertes de poussière de choses que je veux lire mais que je ne revois jamais.

Si vous souhaitez suivre le modèle de boîte de réception et apporter des articles directement dans votre boîte de réception dans Gmail, un service appelé Email C’est exactement ce dont vous avez besoin. En fait, il améliore même l’arrangement de la boîte de réception en apportant non seulement des liens, mais des versions bien formatées d’articles entiers dans votre boîte de réception afin que vous puissiez les lire — et les rechercher plus tard, même — directement à cet endroit central. C’est super pratique, et je l’utilise régulièrement depuis que j’ai effectué ma transition vers Gmail.

(Le service est gratuit jusqu’à 20 économies par mois. Il dispose également d’une option premium qui supprime cette limitation et ajoute des fonctionnalités avancées telles que la possibilité de joindre des notes aux articles enregistrés et de créer des instantanés PDF de chaque page que vous enregistrez. L’option premium coûte 19 a par an ou 29 right en ce moment – contre un prix habituel de 59 $ – pour un abonnement à vie.)

Je plonge plus profondément dans les détails de ma configuration — y compris la façon dont j’organise les articles enregistrés et les distingue des e—mails réguliers – dans la partie I de ce guide de recréation de fonctionnalités.

Étape 3: Optimisez votre boîte de réception Gmail

En revenant de la boîte de réception, l’interface de bureau Gmail peut sembler incroyablement écrasante. Il se passe tellement de choses et si peu d’organisation efficace par rapport au système minimaliste et sensé que vous avez pris l’habitude d’utiliser dans la boîte de réception.

Eh bien, pas de panique: Avant tout, vous devez réfléchir à la façon dont vous souhaitez que votre boîte de réception soit structurée. Alors que des rapports antérieurs avaient suggéré que le système de paquets de boîte de réception ferait son chemin dans Gmail, un porte-parole de Google me dit que c’est le regroupement de voyages, en particulier, qui figure sur la feuille de route du développement (mais pas avec un délai spécifique attaché). Cela signifie qu’en ce qui concerne l’organisation générale de la boîte de réception, vous devrez vous contenter d’une meilleure alternative.

Ma suggestion est d’essayer l’option de boîte de réception à onglets de Gmail. Ce ne sont pas des paquets, en aucun cas — mais c’est dans le même stade général et c’est une option de deuxième choix raisonnablement décente. Et avec un peu de peaufinage, il peut vraiment devenir tout à fait utilisable.

Activez la boîte de réception à onglets, si elle n’est pas déjà sélectionnée, en survolant le mot « Boîte de réception » dans le panneau de gauche de Gmail (sur le bureau), puis en cliquant sur la flèche orientée vers le bas et en sélectionnant « Par défaut. »La boîte de réception à onglets prend en charge jusqu’à cinq sections auto-catégorisées: Primaire, Social, Promotions, Mises à jour et Forums. Jetez un œil aux types de messages mis dans chaque section et réfléchissez bien à ceux qui sont réellement bénéfiques pour vous.

Personnellement, j’ai trouvé qu’en désactivant les réseaux sociaux et les Forums, j’avais une boîte de réception plus gérable. Je ne reçois pas autant d’e-mails appartenant à l’une ou l’autre de ces catégories, et il est plus logique pour moi que ces messages atterrissent dans des promotions ou des mises à jour, selon le cas, et condensent le nombre d’endroits que je dois regarder pendant la journée.

Vous pouvez ajuster votre propre gamme de sections en accédant à la zone « Boîte de réception » des paramètres de Gmail. Là, vous pouvez simplement décocher n’importe quelle section que vous ne voulez pas être présent — puis cliquez sur le bouton « Enregistrer les modifications » et voyez comment cela affecte votre tri de courrier. Rappelez-vous également que vous pouvez indiquer à Gmail la place de certains types d’e-mails en les déplaçant manuellement lorsqu’ils se trouvent dans la mauvaise catégorie (ou en créant des filtres, si vous avez des paramètres super spécifiques et que vous souhaitez voir un changement immédiat).

Dans cette même zone des paramètres de Gmail, vous pouvez envisager de cliquer sur l’option « Pas de marqueurs » sous la rubrique « Marqueurs d’importance ». Cela permettra de se débarrasser de ces trucs de flèches jaunes qui ajoutent beaucoup d’encombrement visuel dans l’interface de bureau sans ajouter beaucoup de valeur significative.

Et en parlant d’encombrement et d’optimisation de l’interface, revenez à ce guide pour plusieurs étapes utiles vers l’amélioration de l’interface de bureau de Gmail. Il contient des conseils incroyablement utiles pour simplifier l’interface utilisateur et lui donner des raccourcis rappelant la boîte de réception – des choses qui ont fait une énorme différence dans mon propre ajustement à l’environnement Gmail.

MISE À JOUR (4/1/19): Si vous voulez vraiment une ambiance de boîte de réception dans Gmail, consultez cette astuce rapide pour intégrer l’interface de boîte de réception dans Gmail (oui, vraiment – pas une blague de poisson d’avril!) – et / ou regardez comment le créateur actuel de Inbox a repensé Gmail pour apporter les mêmes principes minimalistes dans son environnement.

Étape 4: Pensez aux notifications

N’oubliez pas qu’avec la boîte de réception hors de l’image, ce sera à vous de configurer Gmail pour gérer les notifications de la manière que vous voulez. L’application Android Gmail dispose désormais d’un mode de notification « haute priorité uniquement » modélisé de la boîte de réception qui tente de détecter les messages entrants qui sont vraiment importants, puis de ne vous informer que de ces missives. Ou vous pouvez aller plus loin et configurer vos propres notifications Gmail personnalisées en fonction des messages dont vous savez qu’ils exigent une attention immédiate.

De toute façon, c’est quelque chose à réfléchir avant de faire le changement.

Étape 5: Optimisez l’application Android Gmail

L’application Android de Gmail fait des choses ennuyeuses par défaut, mais avec quelques minutes de configuration, vous pouvez la rendre beaucoup plus agréable à utiliser. Vous pouvez également activer certains raccourcis de type boîte de réception, y compris le geste toujours utile de glisser vers la gauche pour répéter. J’ai dressé une liste de recommandations ici.

Étape 6: Obtenez Google Trips

Si vous comptez sur la boîte de réception pour organiser votre voyage, vous serez triste de savoir que Gmail n’a pas encore cette fonctionnalité (mais rappelez—vous, Google dit que cela arrive – à un moment donné). Pour l’instant, il vous suffit de saisir l’application Google Trips autonome pour obtenir les mêmes informations, toujours automatiquement compilées à partir de vos e-mails et organisées en forfaits basés sur les voyages. Il est disponible uniquement en tant qu’application mobile, curieusement — mais si vous avez un Chromebook qui exécute des applications Android, ce n’est pas une limitation qui vous affectera.

La dernière étape: Envisagez une alternative tierce

Si tout cela vous laisse encore le sentiment de « meh », vous avez une autre option à réfléchir: Vous pouvez abandonner Gmail, en tant qu’interface, et opter pour un service tiers qui utilise Gmail comme épine dorsale à la place. J’ai exploré quelques options intrigantes il y a quelque temps, et celle qui se démarque le plus pour les fidèles de la boîte de réception est un petit quelque chose qui s’appelle June.

June n’est en aucun cas un clone de boîte de réception, mais il repose sur plusieurs des mêmes principes et offre des fonctionnalités familières. À la base, June sépare vos e—mails en une liste de boîte de réception principale – pour les messages plus prioritaires et personnels — puis un flux caché qui contient tout le reste. Le flux peut être considéré comme une liste unique ou divisé en catégories telles que les actualités, les finances, les achats, les invitations au calendrier et les voyages.

Vous pouvez même épingler des messages particulièrement importants, puis les afficher dans une section séparée, à la Boîte de réception. Et vous pouvez balayer des sections entières de votre flux en appuyant simplement sur le bouton « Effacer ».

Le service s’est amélioré depuis que je l’ai examiné pour la première fois, avec l’introduction d’une fonction de répétition intégrée (quelque chose qui était étrangement absent jusqu’à récemment) et une poignée de raffinements de l’interface et des performances. Il y a cependant une omission persistante et plutôt malheureuse: Malgré une application Web, une application native pour Mac et Windows et une application iOS, June n’a pas encore d’application Android. (Insérez un soupir exagéré ici.)

C’est sur la feuille de route pour 2019, cependant, me dit—on – donc si vous voulez un service inspiré de la boîte de réception sur le bureau et que vous pouvez vivre sans contrepartie téléphonique pour le moment, cela pourrait valoir la peine d’être considéré. Le service est gratuit (probablement avec des fonctionnalités complémentaires premium entrant dans l’équation à un moment donné), et la société dit qu’elle ne vend ni ne partage aucune donnée de courrier électronique.

Quel que soit le chemin que vous décidez de suivre, sachez que la vie post-boîte de réception ne doit pas nécessairement être celle de la solitude et du désespoir. En fait, aussi fou que cela puisse paraître, je suis en fait plus heureux avec ma configuration de messagerie maintenant qu’avant. J’ai pris la boîte de réception des idées qui m’a été présentée et j’ai trouvé des moyens de les faire vivre dans ma configuration Gmail nouvellement améliorée, souvent avec des rebondissements qui les rendent encore plus utiles pour moi — comme pouvoir créer des rappels avec un seul raccourci clavier depuis n’importe où dans Chrome (bonjour, étape 1!) ou être capable de lire et de trouver des articles entiers enregistrés directement dans ma boîte de réception (ahoy, étape 2!).

Je suis de l’autre côté de cette rupture depuis près de quatre mois maintenant, et je te le dis: Une fois que vous avez pris vos repères, ce n’est vraiment pas si mal. Vous apprendrez à aimer (email) à nouveau. On s’en sortira ensemble, toi et moi. Je le promets.

Inscrivez-vous à ma newsletter hebdomadaire pour obtenir des conseils pratiques, des recommandations personnelles et une perspective en anglais clair sur les nouvelles qui comptent.