Conseil d’examen PMP® : Explication du plantage et du suivi rapide

Chaque chef de projet sait que les plannings changent constamment. Et malheureusement, les horaires ne raccourcissent généralement pas they ils s’allongent! Ou votre client veut que le produit soit livré plus tôt. Et maintenant, ce qui ressemblait à un planning parfait au début du projet est un gâchis total et vous ne pourrez jamais terminer votre projet à temps!

À moins bien sûr que vous ne preniez des mesures immédiates sous la forme d’un plantage ou d’un suivi rapide.

Et c’est de cela que parle cet article. Je vais vous apprendre tout ce que vous devez savoir sur les deux techniques pour l’examen Project Management Professional (PMP)®. Je vais même inclure une vidéo et un exemple de question d’examen ci-dessous. Commençons:

Le plantage et le suivi rapide sont des techniques de compression de planification

La compression de planification est utilisée lorsque vous souhaitez raccourcir la durée de votre projet sans modifier la portée du projet.

Ceci est utile dans les situations où vous avez pris du retard sur le calendrier initial et que vous devez maintenant « rattraper votre retard », ou si vous souhaitez terminer plus tôt parce qu’un concurrent travaille sur le même type de produit et que vous souhaitez être le premier sur le marché. Il peut également s’agir d’une décision stratégique de terminer un projet plus rapidement que prévu en fonction d’autres facteurs.

Il existe deux techniques de compression de planification que vous devez comprendre pour votre examen PMP®:

Plantage Ajoutez des ressources à votre projet afin que vous puissiez terminer plus rapidement. Le crash implique presque toujours un coût financier. Suivi rapide Effectuez des tâches en parallèle afin que vous puissiez terminer plus rapidement. Le chevauchement des tâches de cette manière augmente souvent le risque.

La compression de la planification doit toujours se concentrer sur le chemin critique de votre projet, car le chemin critique définit la date de fin de votre projet. Et si vous souhaitez terminer votre projet plus tôt, il n’est pas logique de compresser les activités qui n’ont aucun effet sur la date de fin de votre projet.

Qu’est-ce que le suivi rapide?

Le suivi rapide est appliqué en programmant à nouveau diverses activités du projet à travailler simultanément au lieu d’attendre que chaque pièce soit terminée séparément. Commencez toujours par cette technique en premier. Pourquoi? Parce qu’il n’y a aucun coût impliqué. Vous êtes en fait « juste en train de réorganiser le calendrier ».

Cependant, cette méthode ne peut être utilisée que si les activités peuvent réellement se chevaucher.

Par exemple, il est possible de commencer la construction d’un prototype même si les spécifications de conception ne sont pas complètes à 100%. Vous pouvez les chevaucher tant que suffisamment de spécifications ont été définies pour que vous puissiez commencer le développement du prototype.

Le risque associé au suivi rapide est que des problèmes puissent survenir si des aspects parallèles du projet incluent des dépendances. Dans notre exemple, votre risque est que vous deviez retravailler le prototype si la conception est modifiée à mi-chemin du processus. Mais votre opportunité est que la production se fera beaucoup plus tôt si la conception reste stable.

Le gestionnaire de projet doit donc évaluer les risques et les opportunités l’un par rapport à l’autre.

Exemple de suivi rapide

Vous examinez le calendrier de votre projet et remarquez que la date de fin de votre projet a dépassé la date de fin promise. Vous devez remettre les choses sur les rails sans dépenser d’argent supplémentaire.

Une analyse détaillée montre qu’il existe trois tâches qui peuvent être démarrées plus tôt afin de raccourcir le projet:

• La documentation de l’utilisateur final peut commencer après les tests d’intégration, mais avant l’approbation finale.
• Les sessions de formation des utilisateurs peuvent être démarrées avant la configuration et l’installation du système final si les 3 premières sessions peuvent être formées à l’aide du système de test
• La configuration et l’installation du système final peuvent être démarrées trois jours avant la fin des tests.

Chacune de ces idées raccourcira votre calendrier, mais ajoutera également un risque supplémentaire au projet. Il est de votre responsabilité en tant que chef de projet de peser les options les unes par rapport aux autres et de déterminer lesquelles (ou toutes) de celles-ci vous appliquerez afin de raccourcir le calendrier.

Qu’est-ce qui se bloque ?

Lorsque l’approche de plantage est utilisée, tous les coûts supplémentaires associés à la précipitation du projet sont examinés par rapport aux avantages possibles d’achever le projet plus rapidement. Les éléments supplémentaires à prendre en compte lors de l’utilisation de l’approche de plantage incluent l’ajout de plus de ressources pour le projet, la possibilité d’heures supplémentaires supplémentaires, le paiement d’un supplément pour recevoir la livraison des composants critiques plus rapidement, etc.

Le plantage ne fonctionne que lorsque des ressources supplémentaires vous permettent de terminer le projet plus tôt. Par exemple, le plantage ne fonctionnera pas en ajoutant plus de ressources humaines lorsque « le béton de la fondation doit sécher pendant 3 jours ».

Exemple de plantage

Vous dirigez un projet visant à implémenter de nouvelles réglementations dans votre organisation. La nouvelle loi entre en vigueur le 30 juin et chaque jour de retard coûtera à votre organisation une amende imposée par le gouvernement. Vous avez déjà peaufiné et rationalisé le calendrier du projet autant que possible, mais aucune amélioration ne semble possible sans des mesures drastiques.

Lors d’une discussion avec le parrain du projet, vous convenez tous les deux que terminer le projet dans les délais est la principale contrainte. Un budget supplémentaire doit être demandé.

• Vous analysez le chemin critique.
• Vous identifiez toutes les tâches qui peuvent être raccourcies en ajoutant des ressources supplémentaires.
• Vous effectuez un calcul pour chaque tâche, en déterminant le coût et le nombre de jours économisés en ajoutant des ressources supplémentaires.
• Vous identifiez l’approche la moins coûteuse.
• Vous fournissez un budget plantage et un calendrier mis à jour au sponsor.

Comment utiliser le Plantage et le suivi rapide sur mon projet?

Les exemples que nous avons donnés ci-dessus sont destinés à expliquer le plantage et le suivi rapide d’un point de vue manuel. Ils expliquent l’application théorique de ces techniques dans une situation simple afin de montrer comment elles fonctionnent. Sur le papier.

Mais qu’en est-il de l’utilisation de ces techniques sur des projets réels? Est-il possible de simplement implémenter le processus textook, ou y a-t-il des idées spécifiques que nous devons prendre en compte? Quelles sont les leçons tirées des autres gestionnaires de projet?

Nous avons décidé d’aller de l’avant et de demander aux participants de nos forums de discussion. Tout comme vous, ils sont tous des chefs de projet en charge de projets en cours et beaucoup d’entre eux ont de l’expérience avec ces techniques. Voici les questions que nous avons posées:

1. Comment avez-vous utilisé le plantage ou le suivi rapide sur vos projets?
2. Quelles leçons apprises pouvez-vous partager avec nous ?
3. Et bien sûr… Comment avez-vous étudié ces deux techniques pour votre examen PMP?

Nous sommes allés de l’avant et avons posé des questions dans notre forum de discussion et nous avons reçu un grand nombre de réponses extrêmement perspicaces. Vous pouvez tout lire ici.

Regardez cette vidéo de formation PMP sur le Plantage + Suivi rapide

Cliquez sur l’image ci-dessous pour regarder une vidéo où nous expliquons tout ce que vous devez savoir sur le plantage et le suivi rapide pour votre examen PMP en moins de 10 minutes:

Exemples de questions d’examen PMP

En savoir plus sur le plantage et le Suivi rapide

Le plantage et le suivi rapide sont des techniques de compression de planification. Vous les appliquez afin de raccourcir votre horaire et d’atteindre un certain objectif de calendrier.

• Le suivi rapide signifie exécuter deux activités en même temps, même si elles ne se feraient normalement pas de cette manière.
• Le suivi rapide est gratuit mais ajoute un risque supplémentaire à votre projet.
• Le plantage signifie ajouter des ressources supplémentaires à votre projet.
• Le plantage nécessite un budget supplémentaire. Donc, vous voulez planter les activités qui vous donnent le plus gros coup pour l’argent – la compression la plus rapide au moindre coût.
• Les deux techniques n’ont de sens que si vous les appliquez à des activités sur votre chemin critique.

Enfin et surtout, n’oubliez pas de vous rendre sur notre forum de discussion pour découvrir comment d’autres chefs de projet ont utilisé ces techniques sur leurs projets et ce qu’ils ont fait pour les étudier pour leur examen PMP.