Arrangement entreprise-contracteurmodifier
Le formulaire W-9 est le plus couramment utilisé dans un arrangement entreprise–entrepreneur. Les entreprises peuvent utiliser le formulaire W-9 pour demander des informations aux entrepreneurs qu’elles embauchent. Lorsqu’une entreprise paie un entrepreneur au-delà de 600 $ au cours d’une année d’imposition, l’entreprise doit produire le formulaire 1099-DIVERS, une variante du formulaire 1099. Pour remplir le formulaire 1099-DIVERS, l’entreprise peut avoir besoin de demander des informations (telles que l’adresse et le numéro d’identification fiscale) à l’entrepreneur, pour lequel le formulaire W-9 est utilisé. L’entreprise n’envoie pas le formulaire W-9 à l’IRS.
Éviter la retenue de sauvegarde
Un autre objectif du formulaire W-9 est d’aider le bénéficiaire à éviter la retenue de sauvegarde. Le payeur doit percevoir des retenues d’impôt sur certains paiements déclarables pour l’IRS. Cependant, si le bénéficiaire certifie sur le W-9 qu’il n’est pas soumis à une retenue à la source, il reçoit généralement le paiement intégral qui lui est dû du payeur. Ceci est similaire aux certifications des exemptions de retenue figurant sur le formulaire W-4 pour les employés.
Arrangement institution financière–clientmodifier
Les institutions financières envoient parfois le formulaire W-9 à un client pour demander des informations. Cependant, il n’est pas nécessairement nécessaire que le client remplisse le formulaire si l’établissement dispose déjà des informations demandées à partir du moment où le client a ouvert un compte.