L’implémentation est la réalisation, l’exécution ou la pratique d’un plan, d’une méthode ou de toute conception, idée, modèle, spécification, norme ou politique pour faire quelque chose. En tant que telle, la mise en œuvre est l’action qui doit suivre toute réflexion préliminaire pour que quelque chose se produise réellement.
Dans un contexte de technologie de l’information (TI), la mise en œuvre logicielle ou matérielle englobe tous les processus après-vente impliqués dans quelque chose qui fonctionne correctement dans son environnement, y compris l’analyse des exigences, l’installation, la configuration, la personnalisation, l’exécution, les tests, les intégrations de systèmes, la formation des utilisateurs, la livraison et les modifications nécessaires. Le mot « déploiement » est parfois utilisé pour signifier la même chose.
Pour qu’un processus de mise en œuvre réussisse, de nombreuses tâches entre différents départements doivent être accomplies en séquence. Les entreprises s’efforcent d’utiliser des méthodologies éprouvées et de faire appel à des professionnels pour les guider dans la mise en œuvre d’un système, mais l’échec de nombreux processus de mise en œuvre provient souvent du manque de planification précise au début du projet en raison de ressources insuffisantes ou de problèmes imprévus qui surviennent.
La mise en œuvre d’un système informatique commence généralement par la négociation d’un contrat avec un fournisseur, un processus généralement méticuleux qui définit des directives, des délais et un calendrier de paiement pour l’ensemble du processus de mise en œuvre. Les exigences contractuelles pourraient comprendre les critères de performance du système, les pénalités liées aux problèmes et aux retards dans le processus de mise en œuvre, les exigences en matière de documentation, de formation et de résolution des problèmes ainsi que le soutien des fournisseurs après la mise en service du système en cas de problèmes. Avoir des exigences détaillées convenues par écrit est un avantage pour les entreprises car cela donne aux gestionnaires et aux utilisateurs des exigences claires à satisfaire à différents moments du processus et tient le fournisseur responsable du produit.
Une fois le contrat conclu et le calendrier du projet établi, les unités opérationnelles clés doivent se rencontrer pour discuter de la feuille de route future de l’organisation, de la portée du projet et de ce qu’un nouveau système pourrait réaliser pour l’entreprise. Habituellement, les principaux acteurs à ce stade comprennent l’équipe informatique, les dirigeants d’entreprise et diverses équipes de vente, en particulier si le logiciel / matériel mis en œuvre est un outil à l’échelle de l’entreprise tel qu’un système CRM ou ERP.
Les différents niveaux de l’organisation travaillant ensemble, chaque département doit s’entendre sur des objectifs clairs, quantifiables et bien définis pour le projet et sur ce qu’ils espèrent chacun tirer de l’utilisation de la nouvelle technologie. Les objectifs de l’entreprise doivent être mesurables afin d’évaluer les résultats et de juger du succès ou de l’échec du système une fois celui-ci mis en œuvre. Parfois, cela peut nécessiter l’intervention d’un auditeur – soit d’un tiers, d’un fournisseur ou d’une personne en interne – pour évaluer chaque processus métier orienté client afin de diagnostiquer les problèmes ou les inefficacités qui doivent être corrigés. Une fois les objectifs établis, l’organisation doit élaborer un plan pour vérifier l’état de la mise en œuvre qui comprend souvent un calendrier axé sur la réalisation des objectifs fixés à différentes étapes du processus de mise en œuvre.
Les acteurs clés du processus de mise en œuvre se réunissent généralement régulièrement pour discuter de l’avancement du projet, exprimer leurs préoccupations et augmenter les procédures au besoin. Une organisation peut juger nécessaire de nommer un gestionnaire de programme, une personne ayant de l’expérience dans les aspects techniques de la technologie ainsi que dans la gestion de projet, pour superviser le processus de mise en œuvre du début à la fin. Les implémentations de logiciels impliquent souvent des personnes telles que des analystes commerciaux, des architectes de solutions et des analystes techniques dans le processus de mise en œuvre.
Une fois que le processus de tout projet de mise en œuvre matérielle ou logicielle passe à l’étape de la planification, les entreprises devraient progressivement tester le nouveau système jusqu’à ce qu’il soit prêt à être mis en service. Un programme pilote, dans lequel un petit groupe de test au sein de l’entreprise exécute le système dans le cadre d’un essai pendant une période de temps limitée, est souvent un élément clé de tout processus de mise en œuvre.
Typiquement, une sous-section de travailleurs technophiles au sein d’une entreprise est enrôlée pour essayer le nouveau système car ils seraient plus désireux de détecter les problèmes ou les lacunes du système pour aider davantage le processus de mise en œuvre. Une fois les tests terminés, les programmes de formation se concentrent sur l’éducation des utilisateurs sur le nouveau système et sur la façon de l’utiliser avant que le système ne soit finalement prêt à être mis en service. À la fin de la mise en œuvre, lorsque le système est sur le point d’être mis en service, les entreprises examinent généralement l’ensemble du processus et vérifient que toutes les tâches sont terminées.
Les implémentations logicielles / matérielles doivent toujours être conçues en pensant à l’utilisateur final et le processus de mise en œuvre bénéficie généralement de l’implication des utilisateurs et du soutien des gestionnaires et autres cadres supérieurs de l’entreprise. Si les utilisateurs participent à la conception et à la mise en œuvre du système, idéalement, il servira plus précisément leurs objectifs commerciaux et reflétera leurs priorités et la manière dont ils préfèrent travailler. Leur participation au processus les rend également plus réceptifs aux changements qui doivent être mis en œuvre, car ils ont une expérience directe de ce que comprend le système.
Le « fossé de communication entre l’utilisateur et le concepteur » est généralement un obstacle que les entreprises doivent surmonter pour réussir la mise en œuvre d’un nouveau système. Les utilisateurs ont des désirs et des besoins qu’ils espèrent obtenir du système, tandis que les concepteurs et le personnel informatique doivent tenir compte de diverses restrictions, économies et principes et limites de gestion de base de données au cours du processus de mise en œuvre.
Les implémentations représentent intrinsèquement un changement dans l’architecture technologique existante d’une entreprise, il est donc courant que les processus de mise en œuvre rencontrent des problèmes des deux côtés de la date de mise en service. Pour en tenir compte, les entreprises doivent entretenir des relations étroites avec les fournisseurs et les consultants pour les aider à résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent. Les problèmes courants qui surviennent lors de la mise en œuvre comprennent le manque de délais, le dépassement du budget pour l’ensemble du projet, la sous-estimation des heures consacrées par le personnel à un projet, les retards ou blocages inattendus dus à un partenaire externe et le retrait du soutien des principales parties prenantes ou diverses conséquences imprévues qui pourraient autrement ralentir le processus.