Le Guide ultime de la gestion de la charge de travail

Vous cherchez des moyens de gérer votre charge de travail efficacement?

Gérer les membres de votre équipe et suivre leurs charges de travail n’est pas facile.

Si vous surestimez la capacité de votre équipe ou si vous mettez trop de listes de tâches dans l’assiette d’un employé, les choses peuvent rapidement devenir désordonnées.

La gestion de la charge de travail est une technique qui peut aider votre équipe à obtenir le meilleur rendement possible, même lorsque le nombre de ressources est limité et que les délais se rapprochent.

Dans cet article, nous allons mettre en évidence tout ce que vous devez savoir sur la gestion de la charge de travail. Nous couvrirons ce que c’est, pourquoi c’est important et vous donnerons même quelques conseils importants pour gérer efficacement la charge de travail de votre équipe.

Cet article contient :

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• Qu’Est-Ce Que La Gestion De La Charge De Travail?
• Pourquoi La Gestion De La Charge De Travail Est-Elle Importante?
• Cinq Conseils Pour Gérer Efficacement La Charge De Travail De Votre Équipe
  • Identifier Les Tâches À Accomplir
  • Comprendre La Capacité De Travail De Votre Équipe
  • Gérer L’Allocation Des Ressources En Fonction Des Besoins
  • Consultez Régulièrement Les Membres De L’Équipe
  • Utilisez Un Logiciel De Gestion De La Charge De Travail Pour Gérer Les Processus De Travail

Commençons.

Qu’Est-Ce Que La Gestion De La Charge De Travail ?

La gestion de la charge de travail consiste à répartir stratégiquement le travail au sein de votre équipe afin d’assurer le plus haut niveau de productivité possible.

Si elle est bien faite, la gestion de la charge de travail peut aider vos employés à obtenir de bien meilleurs résultats, à améliorer la confiance en leur lieu de travail et même à aider votre équipe à profiter davantage de leur travail!

Cependant, gérer la charge de travail de votre équipe ne consiste pas seulement à distribuer des tâches à quiconque est libre. Il s’agit d’un processus plus réfléchi qui évalue les forces et les faiblesses individuelles de chaque employé, puis vous aide à décider des charges de travail individuelles des membres de l’équipe.

Une fois que vous comprenez les capacités et les limites de votre équipe, vous pouvez commencer à distribuer des tâches à chaque employé en fonction de ses capacités.

Pourquoi La Gestion De La Charge De Travail Est-Elle Importante?

Les employés se sentent surchargés de travail lorsqu’il y a un manque de gestion adéquate de la charge de travail au bureau. Imaginez que 30% de votre main-d’œuvre effectue la majeure partie du travail sur un projet, tandis que les 70% restants tournent au ralenti!

C’est un moyen infaillible de pousser ce 30% vers le burn out!

Des situations de stress élevé comme celle-ci peuvent nuire même à vos meilleurs résultats et entraîner un nombre accru de jours de congé de maladie et de taux de roulement. Le manque d’équilibre sur le lieu de travail entraîne également une baisse des niveaux de productivité.

Le stress qui accompagne une charge de travail élevée sur un projet aura également un impact négatif sur la santé mentale et physique de vos employés.

Cependant, lorsque vous pratiquez une bonne gestion de la charge de travail, vous favorisez une culture d’équipe de répartition équitable de la charge de travail. Cela rendra votre équipe plus heureuse, et elle sera plus productive et disposée à contribuer au projet sur lequel elle travaille et à votre entreprise.

En fin de compte, cela signifie que vous ferez plus de travail, ce qui stimulera le taux de croissance de votre entreprise.

Cinq Conseils simples Pour Gérer efficacement la charge de travail de votre équipe

Maintenant que nous vous avons initié à la gestion de la charge de travail, examinons comment vous pouvez gérer efficacement la charge de travail de vos employés.

Voici six conseils faciles à suivre pour assurer une gestion efficace de la charge de travail:

Identifiez Les Tâches à Accomplir

La première étape pour gérer efficacement la charge de travail de votre équipe consiste à identifier sa charge de travail réelle.

Gardez à l’esprit que vous devez inclure tout ce qui prend du temps de travail, comme les réunions de projet ou les réunions de clients.

Voici une petite liste de tâches qui sont souvent négligées:

• Lire et répondre aux e-mails.
• Documentation des procédures.
• Sessions de formation obligatoires.
• Faire du café.
• Nettoyage des bureaux personnels.

N’oubliez pas d’inclure toutes les tâches et tous les projets sur lesquels vous travaillerez également. Comprendre ce qui se trouve dans votre assiette vous aidera à décider quelle tâche ou quel projet déléguer à votre équipe.

Une fois que vous avez une liste de tout ce qui doit être fait, regroupez-les en catégories prioritaires en fonction de:

• Importance
• Urgence
• Temps nécessaire pour terminer.

Par exemple, nettoyer un bureau est une tâche courte et importante mais triviale. Mais développer une stratégie de contenu pour un client afin que vous puissiez la présenter lors d’une réunion de projet la semaine prochaine est une tâche longue, importante et urgente.

Regrouper chaque tâche et chaque projet de cette manière selon la priorité vous aidera à répartir la charge de travail que vous devez déléguer à vos employés.

Une fois que vous avez terminé de regrouper votre charge de travail, n’oubliez pas d’établir des échéanciers et un diagramme de Gantt pour chaque grand projet – cela vous aidera à suivre les modifications qu’ils subissent jusqu’à leur achèvement.

Si vous utilisez un outil de suivi du temps tel que Time Doctor, vous pouvez utiliser des rapports de projet pour estimer le temps que prendra chaque tâche en fonction des données historiques.

Comprendre la capacité de travail de votre équipe

Gérer une équipe efficace consiste à mélanger et à faire correspondre différents types de personnalités pour atteindre un objectif commun pour votre organisation.

Ainsi, s’il est important de répartir équitablement la charge de travail du projet entre votre équipe, cela ne signifie pas nécessairement que vous devez répartir le travail de manière égale.

Pensez-y.

Chaque membre de l’équipe a quelque chose dans lequel il est bon et des responsabilités lui sont attribuées en fonction de ses compétences. Les employés ayant des compétences en gestion de la charge de travail peuvent jongler avec de nombreuses tâches, mais d’autres employés peuvent travailler très efficacement sur une tâche spécifique dans laquelle ils sont spécialisés.

Vous devez en tenir compte lors de la répartition de la charge de travail entre vos employés. Vous pouvez assigner plusieurs tâches répétitives à quelqu’un qui peut jongler avec des tâches, mais n’assigner qu’une seule tâche importante à quelqu’un qui n’est pas doué pour le multitâche au travail.

N’oubliez pas que décomposer les grands projets en tâches plus petites et plus faciles à gérer peut également aider votre équipe à atteindre ses objectifs plus facilement.

Voici quelques éléments à considérer avant de déléguer votre charge de travail:

• Quelles tâches vos employés peuvent-ils accomplir efficacement ?
• Sur quelles tâches travaillent-ils actuellement ?
• Chaque employé devrait-il gérer plus ou moins de la charge de travail?

Mais ce n’est pas tout.

Il serait utile d’attribuer également une valeur spécifique au temps de chaque membre de l’équipe.

Par exemple, le temps d’un gestionnaire de contenu vaut plus que le temps d’un rédacteur de contenu. En effet, les gestionnaires assument des rôles plus axés sur le client et contribuent à des décisions stratégiques qui peuvent rapporter plus d’argent, tandis qu’un rédacteur de contenu se spécialise simplement dans la création du meilleur contenu possible.

Gérer l’Allocation des Ressources En fonction des exigences

Une fois que vous avez identifié les tâches sur lesquelles vous devez travailler et que vous avez compris comment vous pouvez allouer la charge de travail en fonction des capacités de chaque membre de l’équipe, vous pouvez commencer l’allocation des tâches à l’équipe.

Mais vous ne pouvez pas simplement attribuer la charge de travail en fonction du montant que chaque employé peut contribuer, n’est-ce pas?

Pour gérer la charge de travail de vos employés, attribuez d’abord un travail prioritaire. Conseillez à toute votre équipe de mettre à jour sa charge de travail actuelle afin d’effectuer les tâches les plus importantes pour votre organisation.

Dans le processus d’attribution d’un travail prioritaire, n’oubliez pas d’équilibrer les dates d’échéance entre les membres de votre équipe.

Si vous donnez trop de tâches à une personne avec des délais contradictoires, elle peut être stressée et s’épuiser. Mais si vous fournissez à un employé des dates d’échéance trop éloignées, il peut finir par prendre les choses trop à la légère et être improductif.

Une autre chose à considérer est de donner à la bonne personne la bonne tâche sur laquelle travailler. Comme nous l’avons mentionné précédemment, tenez compte de la charge de travail, des compétences et de l’expérience actuelles des employés lors de la délégation de tâches.

Cependant, si vous trouvez difficile de gérer manuellement l’allocation de vos ressources, vous pouvez toujours investir dans des outils de gestion des ressources. Ces outils peuvent vous aider à suivre et à gérer votre nombre de ressources.

Cependant, un outil ne peut pas tout faire!

Assurez-vous d’impliquer les membres de votre équipe dans le processus de planification des ressources. Vous pouvez leur demander s’ils sont prêts à assumer plus de responsabilités ou s’ils ont l’impression de gérer une charge de travail écrasante et ont besoin d’une pause de travail.

De plus, dites toujours à vos employés pourquoi vous leur attribuez une tâche spécifique. Cela les aidera à comprendre ce qu’on attend d’eux et ils augmenteront leur niveau d’engagement dès le départ.

S’enregistrer régulièrement Avec les membres de l’équipe

La communication avec les membres de l’équipe ne devrait pas se limiter à l’étape de planification de la gestion de projet.

Une fois l’allocation de la charge de travail terminée, il est important de vérifier auprès d’eux pour gérer efficacement votre charge de travail.

Pourquoi?

Lorsque vous communiquez en tête-à-tête avec les membres de l’équipe, vous pouvez leur demander comment ils se débrouillent avec les tâches qui leur sont assignées. Vous pouvez identifier s’ils ont été surchargés d’une charge de travail excessive ou s’ils ont l’impression de pouvoir assumer plus de responsabilités.

Cependant, ne vous contentez pas de parler de gestion de projet. Parlez-leur de la vue d’ensemble et de ce que vous envisagez de faire de l’entreprise. Faites en sorte que les membres de votre équipe se sentent impliqués dans le processus de prise de décision de l’organisation.

N’oubliez pas que les employés peuvent toujours vous surprendre et que quelqu’un que vous attendiez le moins peut finir par devenir un gestionnaire de projet solide, tandis qu’un autre employé que vous aviez prévu de promouvoir peut être à la recherche d’un autre cheminement de carrière.

C’est pourquoi il est toujours important de communiquer avec vos employés et de savoir ce qu’ils pensent. Donnez-leur un espace sûr où ils peuvent s’exprimer sans crainte de conséquences, et ils finiront plus heureux et plus productifs.

Utilisez Un Logiciel de gestion de la charge de travail Pour Gérer les processus de travail

Bien sûr, il existe un certain nombre de techniques pour une gestion efficace de la charge de travail de l’équipe, mais si vous prévoyez de tout faire manuellement, vous serez épuisé avant de le savoir.

Pour compléter votre plan de gestion efficace de la charge de travail, vous avez besoin d’un outil conçu pour cela. Voici deux outils de gestion de projet qui peuvent vous aider à gérer votre charge de travail sans tracas :

A. Asana

Asana est un outil de gestion du travail qui aide les équipes à organiser, suivre et gérer toutes leurs tâches. Cet outil de gestion des tâches propose des tonnes de solutions pour les équipes marketing, opérationnelles, commerciales et produits.

Principales caractéristiques

• Comprend des cartes Kanban pour un suivi facile.
• Idéal pour les équipes distantes.
• Prend en charge les calendriers d’équipe et de projet.
• Permet une collaboration d’équipe.
• Dispose d’une application mobile pour travailler en déplacement.

Tarification

Asana propose un forfait gratuit pour les utilisateurs et des forfaits payants à partir de 13,49 $ / utilisateur individuel/ mois.

Évaluations client

• G2-4.3/5 (6000+ avis)
• Capterra-4.4/5 (8000+ avis)

B. Trello

Trello est une application de style Kanban avec une interface conviviale. Vous pouvez utiliser les « cartes Trello » pour attribuer des tâches aux membres de l’équipe et mettre à jour la progression en déplaçant ces cartes sur le plateau Trello.

Le système de gestion de la charge de travail Trello offre une automatisation et des tonnes d’intégrations et de power-ups.

Principales caractéristiques

• Automatisation du flux de travail avec Trello Butler.
• Peut travailler avec plusieurs équipes.
• Cartes de tâches faciles à utiliser.
• S’intègre à des tonnes d’autres applications.
• Comprend une application mobile pour iOS et Android.

Prix

Trello offre un plan gratuit pour les utilisateurs, et les plans payants commencent à 12,50 $ / utilisateur individuel / mois.

Évaluations client

• G2-4.3/5 (10000+ avis)
• Capterra – 4.5/5 (17000+ avis)

Mais attendez.

Ces deux outils peuvent vous aider à mieux gérer la charge de travail de votre équipe.

Qu’en est-il d’aider votre équipe à mieux gérer sa charge de travail ?

Vous avez besoin de quelque chose pour cela aussi, non?

Ne vous inquiétez pas.

La meilleure chose à propos d’Asana et de Trello est qu’ils travaillent tous les deux avec Time Doctor!

Qu’Est-Ce que Time Doctor?

Time Doctor est un outil de gestion de la productivité populaire utilisé par des entreprises géantes comme Verizon, ainsi que par des PME, comme Thrive Market, pour comprendre la productivité de leurs employés.

Non seulement cela, mais Time Doctor aidera également vos employés à voir où ils peuvent être plus productifs et à les aider à s’améliorer!

Temps Docteur volonté:

• Montrez combien de temps les employés consacrent à chaque tâche avec précision.
• Mettez en évidence les heures d’inactivité de tous vos employés.
• Créez des rapports qui mettent en évidence les performances des employés en temps réel.
• Rationalisez votre gestion de la paie.
• Intégrez des tonnes d’autres outils de productivité comme Asana, Trello, Jira et Zendesk.

De plus, Time Doctor suit uniquement vos employés pendant les heures de travail – vous n’avez donc pas à vous soucier des problèmes de confidentialité. Vous pouvez même personnaliser le logiciel pour le rendre plus convivial pour les employés.

Conclure

Gérer efficacement les charges de travail est essentiel pour garder vos employés en bonne santé, concentrés et productifs.

Et bien que vous puissiez suivre des tonnes de techniques manuelles pour répartir équitablement votre charge de travail, vous ne pourrez pas la supporter.

Mais ne vous inquiétez pas.

Utilisez simplement les conseils que nous avons mentionnés dans cet article avec un bon outil de gestion de la charge de travail et vous n’aurez aucun mal à gérer les charges de travail et à faire monter en flèche les performances de votre entreprise!