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Une rétention juridique est un processus qu’une organisation utilise pour préserver toutes les formes d’informations potentiellement pertinentes lorsque des litiges sont en cours ou raisonnablement anticipés.
La rétention légale est initiée par un avis ou une communication d’un conseiller juridique à une organisation qui suspend la disposition ou le traitement normaux des documents, tels que le recyclage des bandes de sauvegarde, les supports archivés et d’autres moyens de stockage et de gestion des documents et de l’information. Une suspension légale sera émise à la suite d’un litige en cours ou prévu, d’un audit, d’une enquête gouvernementale ou d’une autre affaire de ce type pour éviter la spoliation des preuves. Les retenues légales peuvent englober les procédures commerciales affectant les données actives, y compris le recyclage des bandes de sauvegarde.
Des modifications récentes aux Règles fédérales de procédure civile (FRCP) des États-Unis traitent de la découverte d’informations stockées électroniquement (ESI) (aka e-discovery), élargissant l’utilisation d’une « rétention légale » au-delà de la conservation des documents papier. Les modifications ont été rédigées en prévision d’arguments juridiques et de tactiques liés à la production d’ESI, tels que le coût et la difficulté de produire une telle ESI et les allégations selon lesquelles cette ESI était manquante, supprimée ou autrement inaccessible alors que ce n’était vraiment pas le cas. Ces changements sont entrés en vigueur le 1er décembre 2006 et obligent les organisations à conserver tous les documents électroniques jusqu’à ce que chaque question juridique soit officiellement réglée, même si une organisation ne prévoit raisonnablement qu’un litige.