Un modèle de facture proForma est un enregistrement préliminaire de la vente qui sert de support jusqu’à ce que les détails de la transaction soient finalisés. Comme toute autre facture, celle-ci doit contenir une liste détaillée des articles et des coûts. Cependant, comme ce document n’est pas nécessairement sous forme finale, les frais d’expédition, les taxes et autres détails peuvent être sujets à changement.
Les entreprises utilisent les factures pro FORMA comme estimations écrites qui peuvent aider à la comptabilité et au traitement des douanes et peuvent servir de base pour conclure un accord final entre l’acheteur et le vendeur – les factures doivent donc toujours être préparées de bonne foi et livrées rapidement.
La facture pro FORMA doit être fondamentalement indiscernable d’une facture standard, avec la mise en garde que ses chiffres sont sujets à changement. Il devrait inclure:
- Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’acheteur et du vendeur
- Une liste détaillée de tous les articles et de leurs coûts
- Le sous-total estimé dû, les taxes estimées dues et le total estimé dû
- La date d’échéance du paiement et les pénalités de retard
Comment utiliser un pro FORMA Facture
Calculer les marchandises à envoyer
Examiner la commande en détail et calculer le total des coûts préliminaires.
Décrivez chaque Frais préliminaire
Complétez la facture en remplissant ces quantités et coûts préliminaires. Il peut être judicieux de mettre en évidence des éléments particuliers qui sont les plus susceptibles de changer.
Soumettre la facture
Soumettez la facture lorsque vous êtes prêt et assurez-vous d’indiquer qu’il s’agit du pro FORMA et non de la version finale. Parlez au client et assurez-vous de l’accord sur toutes les conditions.
Expédiez les marchandises
Une fois la facture pro FORMA livrée et un accord conclu, vous pouvez envoyer les marchandises. N’oubliez pas d’enregistrer tout changement de coûts ou de quantités. Ensuite, préparez la facture finale et remettez-la rapidement au client.