Chaque équipe RH est confrontée à des problèmes à la fois dans la gestion de son département et dans l’application cohérente des politiques dans l’entreprise en général. Voici les dix principaux problèmes auxquels sont confrontées les équipes RH au Royaume-Uni et comment les résoudre.
Rétention
Beaucoup de gens pensent que la tâche principale des ressources humaines est de trouver et d’employer de nouveaux talents. Cependant, la vérité est que la plupart des activités RH tournent autour de la rétention des talents existants.
Les employés sont la pierre angulaire de chaque entreprise, fournissant les compétences et l’expérience nécessaires pour maintenir les niveaux de productivité à la hausse. Votre entreprise aura également investi beaucoup de temps et d’argent pour assurer une productivité maximale dans la mesure du possible. Et la principale responsabilité des RH est de protéger cet actif précieux.
La rétention des employés est un bel équilibre entre la culture d’entreprise, la rémunération et les incitations. Le département des ressources humaines doit fournir à chaque employé la bonne combinaison des trois pour le satisfaire sans compromettre les intérêts de l’entreprise dans le processus. Ils doivent également tenir des registres exacts de ces combinaisons pour s’assurer que les colis convenus sont livrés aux employés.
Recrutement
Que ce soit pour compléter l’effectif existant ou pour remplacer le personnel perdu par attrition naturelle, le deuxième défi majeur du département des Ressources humaines est le recrutement de talents. Il est difficile de trouver du personnel avec le bon mélange de compétences, de personnalité et de motivation, même lorsque le bassin de candidats disponibles est relativement important.
Que le recrutement soit géré uniquement par le service RH interne, ou avec l’aide d’un tiers, il est essentiel que le processus soit géré de manière centralisée et efficace. Lorsqu’il y a des dizaines de demandes, les détails de chacune devront être enregistrés pour examen et comparaison.
Une plate-forme logicielle RH permet de stocker les applications, les CV et les coordonnées pour une analyse et une comparaison faciles. Selon les politiques de conservation des données de l’entreprise, les applications peuvent être stockées pendant des mois ou des années en prévision de la disponibilité de nouveaux rôles au cours de cette période.
Comme avantage supplémentaire, avoir les détails d’une sélection de candidats appropriés disponibles pour un examen facile réduit les coûts de recrutement futurs et raccourcit le temps nécessaire pour combler un déficit de compétences. Accélérer le processus de recrutement de cette manière empêche les baisses de productivité et de moral.
Productivité
Une fois les problèmes d’effectifs réglés, l’équipe des ressources humaines doit ensuite examiner les niveaux de productivité pour s’assurer que l’entreprise fonctionne efficacement. Lorsque la productivité est faible, les RH doivent savoir si le problème est causé par de mauvaises pratiques de travail ou un manque de ressources.
Cette détermination est souvent effectuée en effectuant une étude du Temps et du mouvement (T & M) pour définir qui fait quoi et comment. Cette étude peut ensuite être utilisée pour identifier les gains d’efficacité potentiels et ouvrir la voie à de futurs investissements en capital pour améliorer la productivité et les conditions.
À l’aide d’une plate-forme logicielle RH intégrée, la haute direction et l’équipe RH peuvent stocker et analyser les données T&M en collaboration. Le système des RH peut également conserver ces données pour fournir un contexte historique pour les études ultérieures afin de fournir un point de référence et de mesurer avec précision les améliorations apportées.
Formation et conformité
La formation est un aspect essentiel du développement des employés, à la fois pour leur propre formation mais aussi pour vous assurer de continuer à tirer le meilleur parti de votre main-d’œuvre. Certains rôles exigent une formation et une certification officielles, comme l’enregistrement CORGI pour les installateurs de gaz, dont beaucoup ont également une durée de vie pour le renouvellement.
Bien que l’employé ait une certaine responsabilité de garder une trace de ses propres enregistrements professionnels, si votre entreprise s’appuie sur ses compétences certifiées, il est logique de suivre ces informations pour vos propres dossiers. Si votre entreprise a accepté de payer des examens ou des frais d’inscription, vous pouvez garder une trace de la date à laquelle ces paiements sont dus. Vous pouvez également alerter l’employé concerné, planifier une couverture en cas d’absence pendant les examens et organiser des paiements pour éviter les manquements.
Même lorsque la formation a lieu en interne, l’enregistrement de la participation aux cours dans un système RH central permet d’évaluer en un coup d’œil les compétences de la main-d’œuvre et la conformité réglementaire. Chaque membre du personnel a-t-il reçu sa formation d’initiation complète? Quelqu’un a-t-il manqué la formation annuelle sur les alarmes incendie et a-t-il besoin d’un recyclage? Les candidats à la promotion interne ont-ils suivi tous les cours pertinents pour le nouveau rôle? Garder les détails de la formation peut aider à répondre à toutes ces questions et plus encore.
Santé et sécurité
Votre entreprise est tenue d’enregistrer les détails des informations sur la santé et la sécurité pour des raisons juridiques, similaires à la tenue de registres sur les qualifications professionnelles et l’appartenance à des organismes professionnels. Les dossiers de santé et de sécurité aident à assurer la sécurité de vos employés au travail et à s’assurer que l’entreprise respecte ses obligations légales envers eux et le public.
Chaque fois qu’un problème de santé et de sécurité survient, les RH sont appelés à démontrer que l’entreprise a fait tout ce qu’on attend d’elle. Lorsque la preuve ne peut être apportée, l’entreprise risque des ramifications juridiques et des amendes.
Encore une fois, la façon d’atténuer de tels problèmes consiste à utiliser des registres exacts des cours suivis, des documents délivrés et de tout autre élément spécifique à la législation en matière de santé et de sécurité que votre entreprise fait naturellement. Si un employé suit un cours visant à accroître sa sécurité personnelle et celle des personnes qui l’entourent, les détails doivent être enregistrés en cas de question ou de litige à l’avenir.
Parce que la participation aux cours et la formation sont étroitement liées aux dossiers généraux des employés, le service des ressources humaines est le mieux équipé pour enregistrer ces informations. De plus, le logiciel RH utilisé dans l’ensemble de votre entreprise unifie les données de santé et de sécurité avec les dossiers des employés pour une récupération et une analyse rapides et faciles.
Discrimination et diversité
Si votre entreprise est impliquée dans le secteur public ou a une politique d’entreprise en matière de diversité, vous devrez être en mesure de démontrer vos engagements avec des faits concrets de temps à autre. Lorsqu’une entreprise annonce des engagements envers la diversité et un désir de réduire la discrimination, elle devra démontrer ses progrès vers ces objectifs.
Pour éviter que ces demandes ne se transforment en un recensement précipité de la main-d’œuvre, il est logique d’enregistrer des données démographiques lorsqu’une nouvelle recrue est embauchée. Dans le cadre du contrat de travail, un simple ensemble de cases à cocher peut être ajouté pour enregistrer les données démographiques et de diversité, qui doivent être stockées avec les dossiers des employés dans le système RH.
Il est également important de consigner tout incident sur le lieu de travail qui semble impliquer une forme quelconque de discrimination. Votre entreprise peut alors prendre des mesures disciplinaires basées sur les politiques de l’entreprise et démontrer davantage son engagement envers ces principes fondamentaux. Votre logiciel RH devrait également permettre de vérifier rapidement si des employés soupçonnés de participer à des activités discriminatoires ont accepté d’agir conformément aux politiques de l’entreprise dans le cadre de leurs contrats de travail.
Discipline
La discipline est toujours l’un des problèmes les moins populaires à aborder sur le lieu de travail, et le point auquel le service des ressources humaines peut aider à résoudre les incidents de manière satisfaisante pour l’employeur et les employés. Le processus disciplinaire nécessite de nombreuses preuves, et le service des ressources humaines devra souvent obtenir des déclarations, des dossiers et d’autres données à l’appui pour résoudre les problèmes légalement et éthiquement, ce qui prend beaucoup de temps.
Il est donc important de tenir des registres exacts de toute question disciplinaire, afin de s’assurer que la question est traitée correctement. Cela comprend les procès-verbaux des réunions, les lettres entre les représentants de l’employeur, des employés et des syndicats et toutes les activités de suivi qui doivent être entreprises. Ces dossiers constituent également un point de référence pour s’assurer que toutes les parties respectent leurs obligations convenues en cas de nouveaux différends.
Comme précédemment, ces enregistrements doivent être facilement stockés et récupérés, ainsi que tous les détails du contrat pertinents. En utilisant un système de RH intégré qui soutient votre processus, une grande partie de la collecte de preuves est simplifiée, ce qui contribue à réduire une grande partie du travail et du temps associés à la résolution des problèmes disciplinaires.
Externalisation
Les pigistes et les contrats offrent un moyen attrayant d’augmenter les compétences et les capacités de la main-d’œuvre de votre entreprise, sans avoir besoin d’embaucher de nouveaux employés en permanence. Ceci est particulièrement pertinent pour les projets et les contrats qui nécessitent des connaissances spécialisées, mais qui ne feront probablement pas partie intégrante des exigences de votre entreprise.
Cependant, les employés externalisés présentent de nouveaux défis lorsqu’ils tentent de s’assurer qu’ils respectent les normes et les exigences internes. Détiennent-ils des qualifications ou des adhésions à des organismes de l’industrie? Ont-ils suivi une formation d’initiation standard en entreprise? Vous devrez peut-être connaître ce genre d’informations à un moment donné dans le futur, même si cela ne semble pas particulièrement pertinent au début de leur contrat.
De la même manière que vous enregistrez les détails de l’emploi du personnel permanent, il est essentiel de conserver les mêmes informations sur les entrepreneurs, les consultants et les employés externalisés. Votre système RH idéal devrait vous permettre de conserver des dossiers clairement étiquetés du personnel temporaire pour une récupération facile en cas de litige futur. Ou même simplement pour faciliter le réembauchage des mêmes personnes à l’avenir.
Paie
La responsabilité de la paie incombe aux départements des comptes et des ressources humaines, ce qui entraîne souvent des problèmes de paiement précis du personnel. Les RH tiennent des registres sur le salaire, les avantages sociaux, les primes et les pièces jointes des gains, tandis que les comptes sont chargés d’effectuer les paiements. Cela crée une déconnexion potentielle qui peut entraîner un retard de la paie ou des employés recevant les mauvaises sommes dans leur paquet de salaires.
Pour maintenir le moral et prévenir de futurs problèmes de paye, votre entreprise devrait étudier la possibilité d’utiliser une solution de paie dédiée qui s’interface directement avec votre logiciel RH et votre système de compte. En unissant les deux ministères par voie électronique, la plupart des maux de tête manuels associés à la paye peuvent être résolus automatiquement.
Un logiciel de paie dédié permet de s’assurer que le personnel est payé comme il a droit, quand il s’y attend. Votre service RH bénéficiera également d’une réduction des requêtes, ce qui contribuera à mieux répartir la charge de travail tout au long du reste du mois.
Requêtes des employés
Le service RH assure l’interface entre » l’entreprise » et le personnel. Cela signifie que lorsqu’il s’agit de questions d’emploi, de litiges ou de questions relatives au travail, le département HP est le premier point de recherche.
Traiter les questions sur la rémunération, les avantages et les examens de la gestion du rendement de manière raisonnablement régulière est routinier, mais prend également beaucoup de temps, en particulier lorsque les données ne sont pas facilement disponibles. Chaque fois qu’un membre du département des ressources humaines doit rechercher un détail de paiement ou les détails d’une variation de contrat, il est incapable de se concentrer sur ses autres responsabilités.
Un système RH dédié permet de centraliser les données sur l’emploi et de les récupérer facilement, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire pour répondre à chaque requête. Un système plus avancé permet un accès de style « libre-service » à certaines données, permettant au personnel de répondre lui-même à bon nombre de leurs propres questions plus fondamentales.
Un accès facile aux données est la clé des résolutions
L’équipe des ressources humaines s’occupe de toutes sortes de problèmes, mais la clé pour les résoudre rapidement est la même dans la plupart des cas – un accès facile aux données pertinentes. Dans presque tous les cas, un système complet de RH et de paie fournira les outils de stockage, de récupération et d’analyse nécessaires pour répondre aux problèmes d’emploi et améliorer l’efficacité ministérielle en général.