Un Guide de base pour les sites de projet dans SharePoint Online

SharePoint Online est un outil incroyablement puissant qui permet aux utilisateurs de se réunir et de collaborer sur un certain nombre de choses. Grâce à l’utilisation de sites de projet, votre équipe peut se réunir et travailler efficacement sur des projets sans aucun problème. Voyons donc quels sont les sites de projet dans SharePoint Online et ce que vous devez faire pour commencer à les utiliser.

Qu’est-ce qu’un Site de projet dans SharePoint Online

Un site de projet SharePoint est un type de site hub qui permet aux équipes de se réunir pour travailler et gérer des projets. Le modèle de site prêt à l’emploi de base pour un site de projet est très similaire à un site d’équipe. En fait, ils partagent beaucoup des mêmes fonctions. Cependant, un site de projet est différent en ce sens qu’il est livré avec une partie Web de résumé de projet connectée à une liste de tâches par défaut. Cette partie web fait en sorte que lorsqu’un élément est ajouté à la liste des tâches, SharePoint l’affiche automatiquement dans le résumé du projet. Cela crée un tableau de bord central que vous pouvez utiliser pour suivre rapidement vos progrès et visualiser la chronologie des projets sur lesquels vous travaillez.

Pourquoi utiliser un site de projet SharePoint

Un site de projet dans SharePoint Online est un excellent outil de suivi et de gestion de projets. En plus de ce que nous avons décrit ci-dessus, en utilisant un site de projet SharePoint, vous aurez accès aux avantages suivants:

• Une chronologie visuelle des tâches du projet.
• Calendrier des tâches du projet.
• Bibliothèque de projet pour stocker les documents pertinents.
• Bloc-notes pour capturer et organiser rapidement des informations sur le projet.
• Partager le calendrier des événements d’équipe.

Tous ces éléments vous permettent d’avoir une compréhension détaillée de ce qui se passe avec un projet particulier. De cette façon, vous pouvez vous assurer que tous les membres de votre équipe savent ce qu’ils doivent faire et qu’ils sont à la tâche.

Un site de projet est mieux utilisé pour un projet spécifique avec un objectif spécifique. Si vous recherchez un site plus collaboratif, nous vous recommandons d’utiliser un site d’équipe car il est plus adapté à cela. Un site de projet dans SharePoint Online ne doit être utilisé que pour le suivi et le travail sur le projet, sinon vous risquez de confondre les choses et de distraire les gens de son objectif.

Comment créer un Site de projet dans SharePoint Online

1. Cliquez sur Paramètres, puis sur Contenu du site.
2. Sous Sous-sites, cliquez sur Nouveau Sous-site.
3. Sous Titre et description, donnez au nouveau site du projet un Titre correspondant au nom du projet. si vous le souhaitez, fournissez une brève description du site.
4. Sous Adresse du site Web, indiquez la partie de l’URL qui sera utilisée pour le site de votre projet.
5. Sous Sélection du modèle, cliquez sur Site du projet.
6. Sous Autorisations, vous pouvez choisir si vous souhaitez que le nouveau site utilise les mêmes autorisations que le site parent ou utilise ses propres autorisations uniques.
7. Selon la version de SharePoint que vous utilisez, la navigation peut s’afficher. C’est là que vous pouvez choisir d’afficher le sous-site du projet dans le panneau de lancement rapide.
8. Sous Héritage de navigation, choisissez si vous souhaitez utiliser la barre de liens supérieure du site parent sur le site de votre projet.
9. Cliquez sur Créer pour créer votre nouveau site de projet.

Conseils pour gérer un site de projet SharePoint

Bien que la configuration d’un site de projet dans SharePoint Online soit facile, la gestion d’un site au cours de sa vie peut être un peu délicate. Voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour faciliter le processus.

Structurez votre site de projet

Vous devez bien réfléchir au contenu que vous ajoutez à votre site de projet SharePoint Online. Plus précisément, vous devez réfléchir à sa structure. Les membres de votre équipe devraient trouver facile de naviguer dans vos conteneurs principaux. Nous vous recommandons de disposer de votre site d’équipe avec une hiérarchie simple qui facilite la recherche des documents que votre équipe recherche.

Personnaliser la navigation sur le site

Aucun site de projet ne doit naviguer de la même manière. La navigation sur le site de votre projet doit correspondre à la façon dont votre équipe utilise le site. Nous vous recommandons de modifier la navigation sur votre site de manière à ce que les utilisateurs puissent facilement se repérer. Cela garantit que personne n’a à lutter pour se perdre ou faire face au mal de tête d’essayer de trouver des documents importants sur un site désorganisé.

Créer un plan

Vous devez planifier votre projet à l’avance afin de savoir comment le site de votre projet sera utilisé. Ces informations devraient vous aider à créer et à structurer votre site de projet SharePoint. Vous pouvez vous assurer de ne pas perdre de temps à intégrer des fonctionnalités étrangères au site qui pourraient ne jamais être utilisées tout au long du cycle de vie du projet.

Faites attention aux tâches

L’utilisation de tâches et de sous-tâches peut être un excellent moyen de faire savoir aux gens ce qu’ils devraient faire et quand ils devraient le faire. En suivant notre conseil précédent, vous devez les planifier à l’avance afin de ne pas assigner de tâches superflues. Vous ne voulez pas surcharger votre équipe avec une grande quantité de tâches qui peuvent finir par ne pas être pertinentes pour l’ensemble du projet.

Sollicitez des commentaires

Il est important de solliciter des commentaires de votre équipe. De cette façon, vous pouvez vous assurer que le site est configuré d’une manière qu’ils peuvent utiliser et utiliser efficacement. Cela vous donne la possibilité de modifier votre site pour refléter l’utilisation et faire en sorte que personne n’ait du mal à utiliser le site du projet.

Fermer le site Une fois terminé

Une fois le projet finalisé et expédié, nous vous recommandons de fermer le site du projet. Cela implique la clôture de toutes les tâches, l’ajout d’un rapport final sur l’état du projet, puis la mise à jour de la documentation au besoin. De cette façon, vous pouvez vous assurer que le site est correctement archivé et qu’il peut être examiné ultérieurement.

Analysez les performances

Une fois que vous avez fermé le site du projet, nous vous recommandons de faire un « post-mortem » sur le projet. De cette façon, vous pouvez analyser le déroulement du projet, les performances du site du projet et ce que vous pouvez faire à l’avenir pour améliorer l’un ou l’autre de ces éléments aux côtés de votre équipe.

Conclusion

Les sites de projet dans SharePoint Online sont un excellent outil pour collaborer et gérer des projets. Assurez-vous de vous référer à ce que nous avons écrit ci-dessus afin que vous puissiez commencer à utiliser les sites de projet SharePoint de base dès aujourd’hui.

Vous pouvez trouver d’autres tutoriels SharePoint comme celui-ci sur notre blog, alors assurez-vous d’y revenir tous les jours. Si vous êtes intéressé, vous pouvez également vous inscrire à notre liste de diffusion et recevoir un e-mail chaque fois que nous publions un nouveau blog.