Tu veux organiser une fête des légumes ? C’est beaucoup de travail, mais nous espérons que ce site pourra vous aider à démarrer! Action compatissante pour les animaux, le groupe derrière ce site, organise le Twin Cities Veg Fest à Minneapolis, Minnesota, États-Unis, qui a commencé en 2012. Nous avons reçu de l’aide pour la rédaction de ce site de la part de:
- Gina Stuessy, ancienne organisatrice du Mad City Vegan Fest
- Drew Wilson de New England VegFest
Mise en route
Les premières choses que vous devez faire sont de former un comité et de créer un budget. De manière réaliste, vous devez commencer au moins neuf mois avant le festival. Pour votre premier festival, douze mois pourraient être encore meilleurs.
- Pourquoi planifier une fête des légumes?
- Former un comité et tenir une réunion.
- Décidez de la programmation de votre festival.
- Créez un budget.
- Rassemblez vos outils et ressources
Prochaines étapes
Une fois que vous avez un comité et un budget, il est temps de commencer à planifier les détails de l’événement. La première chose à faire est de trouver un lieu et de fixer une date. Ensuite, vous devez commencer à recruter des sponsors, à planifier les exposants et à planifier votre publicité.
- Trouvez un lieu et choisissez une date.
- Commencez à recruter des sponsors et à planifier les exposants.
- Lancer une campagne de parrainage individuel.
- Commencez à planifier votre publicité.
- Il n’est jamais trop tôt pour commencer à travailler sur votre présence sur les médias sociaux.
Trois mois d’absence
Une fois que vous avez environ trois mois d’absence, il est temps de commencer à recruter des exposants et à planifier des bénévoles.
- Commencez à recruter des exposants.
- Commencez à planifier vos postes de bénévoles et à recruter des leaders bénévoles.
- Commencez la publicité.
- Commencez à augmenter votre présence sur les réseaux sociaux.
Le dernier mois
Il y a beaucoup à faire dans le mois qui précède le festival!
- Commencez à recruter des bénévoles.
- Finaliser les détails de l’exposant.
- Planifiez la disposition de votre lieu, y compris vos propres expositions.
- Continuez à faire de la publicité.
- Encore plus de médias sociaux.
- Facultatif: créer des sacs de butin
- Créer des programmes.
- Planifiez la signalisation du lieu.
- Créez des sondages pour les participants, les exposants et les sponsors.
Aujourd’hui est le jour
Wow, c’était sûr que c’était rapide. L’événement est là:
- Installez le lieu.
- Faites une liste de choses à faire pendant l’événement.
- Nettoyez le lieu.
Vous n’avez pas encore terminé
Ce n’est pas parce que l’événement est terminé que votre travail est terminé.
- Envoyez des sondages auprès des exposants et des sponsors.
- Remerciez les commanditaires, les conférenciers, les exposants et les bénévoles.
- Faites une évaluation interne.
Retour à la première étape
Après une courte pause, il est temps de commencer à planifier le prochain festival.
Exemples de documents
Nous avons créé un dossier sur Google Drive avec un certain nombre d’exemples de documents utiles, y compris un budget, des prospectus d’exposants et de sponsors, et des feuilles de calcul pour le suivi des bénévoles, des exposants, etc.
Aidez-Nous à améliorer Ce Guide
Avez-vous prévu votre propre festival? Pensez-vous qu’il y a quelque chose que nous avons manqué ou que nous aurions pu mieux décrire? Peut-être que vous commencez tout juste à planifier votre événement et que vous voulez savoir quelque chose que nous n’avons pas couvert ici.
De toute façon, vos commentaires sont les bienvenus! Envoyez-nous un e-mail et dites-nous comment nous pouvons améliorer ce guide!