L’implementazione è la realizzazione, l’esecuzione o la pratica di un piano, di un metodo o di qualsiasi progetto, idea, modello, specifica, standard o politica per fare qualcosa. In quanto tale, l’implementazione è l’azione che deve seguire qualsiasi pensiero preliminare affinché qualcosa accada effettivamente.
In un contesto informatico (IT), l’implementazione software o hardware comprende tutti i processi post-vendita coinvolti in qualcosa che funziona correttamente nel suo ambiente, tra cui l’analisi dei requisiti, l’installazione, la configurazione, la personalizzazione, l’esecuzione, il test, le integrazioni dei sistemi, la formazione degli utenti, la consegna e le modifiche necessarie. La parola “distribuzione” è talvolta usata per indicare la stessa cosa.
Affinché un processo di implementazione abbia successo, molte attività tra diversi reparti devono essere eseguite in sequenza. Le aziende si sforzano di utilizzare metodologie collaudate e arruolare un aiuto professionale per guidarle attraverso l’implementazione di un sistema, ma il fallimento di molti processi di implementazione spesso deriva dalla mancanza di una pianificazione accurata nelle fasi iniziali del progetto a causa di risorse inadeguate o problemi imprevisti che si presentano.
Un’implementazione del sistema IT di solito inizia con la negoziazione di un contratto con un fornitore, un processo solitamente meticoloso che definisce linee guida, scadenze e un programma di pagamento per l’intero processo di implementazione. I requisiti contrattuali potrebbero includere lo schema dei criteri di prestazione del sistema, le sanzioni relative a problemi e ritardi nel processo di implementazione, la documentazione, la formazione e i requisiti di risoluzione dei problemi, nonché il supporto del fornitore dopo che il sistema entra in funzione in caso di problemi. Avere requisiti dettagliati concordati per iscritto è un vantaggio per le aziende poiché offre ai manager e agli utenti requisiti chiari da soddisfare in diversi punti durante il processo e tiene il fornitore responsabile del prodotto.
Dopo aver concordato un contratto e stabilito una tempistica del progetto, le business unit chiave devono incontrarsi per discutere la roadmap futura dell’organizzazione, l’ambito del progetto e ciò che un nuovo sistema potrebbe ottenere per l’azienda. Di solito, i principali attori in questa fase includono il team IT, i migliori dirigenti aziendali e vari team di vendita, specialmente se il software/hardware in fase di implementazione è uno strumento a livello aziendale come un sistema CRM o ERP.
Con vari livelli dell’organizzazione che lavorano insieme, ogni dipartimento deve concordare obiettivi chiari, quantificabili e ben definiti per il progetto e ciò che ciascuno spera di ottenere dall’utilizzo della nuova tecnologia. Gli obiettivi dell’azienda devono essere misurabili per valutare i risultati e giudicare il successo o il fallimento del sistema una volta implementato. A volte, questo potrebbe richiedere un revisore-sia da una terza parte, un fornitore, o qualcuno internamente-per essere portato a valutare ogni processo di business customer-facing per diagnosticare le aree problematiche o inefficienze che devono essere corretti. Una volta stabiliti gli obiettivi, l’organizzazione deve sviluppare un piano per il check-in sullo stato dell’implementazione che spesso include una timeline focalizzata sul raggiungimento degli obiettivi prefissati attraverso varie fasi del processo di implementazione.
I principali attori del processo di implementazione si incontrano in genere regolarmente per discutere i progressi del progetto, esprimere le preoccupazioni e aumentare le procedure, se necessario. Un’organizzazione può ritenere necessario nominare un program manager, qualcuno con esperienza negli aspetti tecnici della tecnologia e nella gestione del progetto, per supervisionare il processo di implementazione dall’inizio alla fine. Le implementazioni software spesso coinvolgono persone come analisti aziendali, architetti di soluzioni e analisti tecnici nel processo di implementazione.
Dopo che il processo per qualsiasi progetto di implementazione hardware o software si è spostato nella fase di pianificazione, le aziende dovrebbero testare gradualmente il nuovo sistema fino a quando non è pronto per essere pienamente operativo. Un programma pilota, in cui un piccolo gruppo di test all’interno dell’azienda gestisce il sistema come parte di una prova per un periodo di tempo limitato, è spesso un componente chiave per qualsiasi processo di implementazione.
In genere, una sottosezione di lavoratori esperti di tecnologia all’interno di un’azienda viene arruolata per provare il nuovo sistema perché sarebbe più entusiasta di individuare difetti o carenze del sistema per aiutare ulteriormente il processo di implementazione. Una volta completato il test, i programmi di formazione si concentrano sull’educazione degli utenti sul nuovo sistema e su come utilizzarlo prima che il sistema sia pronto per l’uso. Al termine dell’implementazione, quando il sistema sta per entrare in funzione, le aziende in genere riesaminano l’intero processo e verificano che tutte le attività siano state completate.
Le implementazioni software/hardware dovrebbero sempre essere progettate pensando all’utente finale e il processo di implementazione di solito beneficia del coinvolgimento e del supporto degli utenti da parte di manager e altri alti dirigenti dell’azienda. Se gli utenti partecipano alla progettazione e all’implementazione del sistema, idealmente servirà i loro obiettivi di business in modo più accurato e rifletterà le loro priorità e i modi in cui preferiscono lavorare. Il loro coinvolgimento nel processo li rende anche più ricettivi ai cambiamenti che devono essere implementati perché hanno esperienza diretta di ciò che il sistema comprende.
Il” gap di comunicazione user-designer ” è in genere un ostacolo che le aziende devono superare per implementare con successo un nuovo sistema. Gli utenti hanno desideri e bisogni che sperano di ottenere dal sistema, mentre i progettisti e il personale IT devono considerare varie restrizioni, efficienze e principi di gestione del database e limitazioni durante il processo di implementazione.
Le implementazioni rappresentano intrinsecamente un cambiamento nell’architettura tecnologica esistente di un’azienda, quindi è comune che i processi di implementazione incontrino problemi su entrambi i lati della data di go-live. Per tenere conto di questo, le aziende dovrebbero mantenere stretti rapporti con fornitori e consulenti per aiutarli a risolvere i problemi man mano che si presentano. I problemi comuni che sorgono durante le implementazioni includono la mancanza di scadenze, il superamento del budget per l’intero progetto, la sottovalutazione delle ore dedicate al personale a un progetto, l’incorrere in ritardi o blocchi imprevisti dovuti a un partner esterno e il ritiro del supporto da parte dei principali stakeholder o varie conseguenze impreviste che potrebbero altrimenti rallentare il processo.