La guida definitiva alla gestione del carico di lavoro

Alla ricerca di modi per gestire il carico di lavoro in modo efficiente?

Gestire i membri del team e tenere traccia dei loro carichi di lavoro non è facile.

Se sopravvaluti la capacità del tuo team o metti troppe liste di cose da fare sul piatto di un dipendente, le cose possono rapidamente diventare disordinate.

La gestione del carico di lavoro è una tecnica che può aiutare a mantenere il tuo team al meglio, anche quando il numero di risorse è limitato e le scadenze sono più vicine.

In questo articolo, evidenzieremo tutto ciò che è necessario sapere sulla gestione del carico di lavoro. Ti spiegheremo cos’è, perché è importante e ti forniremo anche alcuni suggerimenti importanti per gestire in modo efficiente il carico di lavoro del tuo team.

Questo articolo contiene:

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• Che cos’è la gestione del carico di lavoro?
• Perché la gestione del carico di lavoro è importante?
• Cinque consigli per gestire efficacemente il carico di lavoro del team
  • Identificare le attività che devono essere completate
  • Comprendere la capacità di lavoro del team
  • Gestire l’allocazione delle risorse in base ai requisiti
  • Effettuare regolarmente il check-in con i membri del team
  • Utilizzare un software di gestione del carico di lavoro

Cominciamo.

Che cos’è la gestione del carico di lavoro?

La gestione del carico di lavoro è il processo di distribuzione strategica del lavoro tra il tuo team per garantire il massimo possibile dei livelli di produttività.

Se fatto bene, gestione del carico di lavoro può aiutare i dipendenti a fornire risultati molto migliori, migliorare la loro fiducia sul posto di lavoro e anche aiutare il vostro team godere il loro lavoro di più!

Tuttavia, gestire il carico di lavoro del tuo team non significa solo distribuire compiti a chiunque sia libero. È un processo più ponderato che valuta i singoli punti di forza e di debolezza di ciascun dipendente e quindi ti aiuta a decidere i singoli carichi di lavoro dei membri del team.

Una volta comprese le capacità e i limiti del tuo team, puoi iniziare a distribuire compiti a ciascun dipendente in base alle loro capacità.

Perché la gestione del carico di lavoro è importante?

I dipendenti si sentono oberati di lavoro quando c’è una mancanza di una corretta gestione del carico di lavoro in ufficio. Immagina di avere il 30% della tua forza lavoro a fare la maggior parte del lavoro su un progetto, mentre l’altro 70% è inattivo!

È un modo infallibile per spingere quel 30% verso il burn out!

Situazioni ad alto stress come questo possono richiedere un pedaggio anche i tuoi migliori interpreti e causare un aumento del numero di giorni di congedo per malattia e tassi di turnover. La mancanza di equilibrio sul posto di lavoro comporta anche un calo dei livelli di produttività.

Lo stress che accompagna un carico di lavoro elevato del progetto avrà anche un impatto negativo sulla salute mentale e fisica dei dipendenti.

Tuttavia, quando si pratica una corretta gestione del carico di lavoro, si promuove una cultura di squadra di distribuzione equa del carico di lavoro. Ciò manterrà il tuo team più felice e sarà più produttivo e disposto a contribuire al progetto su cui sta lavorando e alla tua attività.

Alla fine della giornata, questo significa che avrai più lavoro svolto – aumentando il tasso di crescita del tuo business.

Cinque semplici consigli per gestire efficacemente il carico di lavoro del tuo team

Ora che ti abbiamo introdotto alla gestione del carico di lavoro, diamo un’occhiata a come puoi gestire in modo efficiente il carico di lavoro dei tuoi dipendenti.

Ecco sei semplici suggerimenti che puoi seguire per garantire una gestione efficiente del carico di lavoro:

Identificare le attività che devono essere completate

Il primo passo per gestire efficacemente il carico di lavoro del team consiste nell’identificare il carico di lavoro effettivo.

Tieni presente che devi includere tutto ciò che richiede tempo di lavoro, come riunioni di progetto o riunioni con i clienti.

Ecco un piccolo elenco di attività che vengono spesso trascurate:

• Lettura e risposta alle e-mail.
• Procedure di documentazione.
• Sessioni di formazione obbligatorie.
• Fare il caffè.
• Pulizia delle scrivanie personali.

Non dimenticare di includere ogni attività e progetto su cui lavorerai. Capire cosa c’è nel tuo piatto ti aiuterà a decidere quale attività o progetto delegare al tuo team.

Una volta che hai un elenco di tutto ciò che deve essere fatto, raggruppali in categorie di priorità in base a:

• Importanza
• Urgenza
• Quantità di tempo necessario per completare.

Ad esempio, pulire una scrivania è un compito breve e importante ma banale. Ma lo sviluppo di una strategia di contenuti per un cliente in modo da poterlo presentare a una riunione di progetto la prossima settimana è un compito che richiede tempo, importante e urgente.

Raggruppare ogni attività e progetto in questo modo in base alla priorità ti aiuterà a dividere il carico di lavoro che devi delegare ai tuoi dipendenti.

Una volta che hai finito di raggruppare il tuo carico di lavoro, ricordati di redigere linee temporali e un diagramma di Gantt per ogni grande progetto – questo ti aiuterà a tenere traccia di eventuali modifiche che subiscono fino al completamento.

Se si utilizza uno strumento di monitoraggio del tempo come Time Doctor, è possibile utilizzare i report di progetto per stimare la quantità di tempo che ogni attività impiegherà in base ai dati storici.

Capire la capacità di lavoro del tuo team

Gestire un team efficace significa mescolare e abbinare vari tipi di personalità per raggiungere un obiettivo comune per la tua organizzazione.

Quindi, mentre è importante dividere il carico di lavoro del progetto in modo equo tra il tuo team, ciò non significa necessariamente che devi dividere il lavoro in modo uniforme.

Pensaci.

Ogni membro del team ha qualcosa in cui è bravo e le sue responsabilità sono assegnate in base alle sue competenze. I dipendenti con capacità di gestione del carico di lavoro possono destreggiarsi tra molte attività, ma altri dipendenti possono lavorare in modo molto efficiente su un’attività specifica in cui sono specializzati.

È necessario tenerne conto quando si divide il carico di lavoro tra i dipendenti. È possibile assegnare più attività ripetitive a qualcuno che può destreggiarsi tra i lavori, ma assegnare solo un singolo compito importante a qualcuno che non è grande a multitasking sul posto di lavoro.

Ricorda che suddividere grandi progetti in attività più piccole e gestibili può anche aiutare il tuo team a raggiungere i propri obiettivi più facilmente.

Ecco alcune cose da considerare prima di delegare il carico di lavoro:

• Quali compiti possono svolgere in modo efficiente i dipendenti?
• Su quali attività stanno attualmente lavorando?
• Ogni dipendente dovrebbe gestire più o meno il carico di lavoro?

Ma non è tutto.

Sarebbe utile se si assegnasse anche un valore specifico al tempo di ciascun membro del team.

Ad esempio, il tempo di un content manager vale più del tempo di un content writer. Questo perché i manager assumono ruoli più rivolti al cliente e contribuiscono a decisioni strategiche che possono portare più soldi, mentre uno scrittore di contenuti si specializza semplicemente nel rendere i migliori contenuti possibili.

Gestisci l’allocazione delle risorse in base ai requisiti

Una volta identificate le attività su cui devi lavorare e capito come puoi allocare il carico di lavoro in base alle capacità di ciascun membro del team, puoi iniziare con l’allocazione delle attività al team.

Ma non puoi semplicemente assegnare il carico di lavoro in base a quanto ciascun dipendente può contribuire, giusto?

Per mantenere gestibile il carico di lavoro dei dipendenti, assegnare prima il lavoro ad alta priorità. Consiglia all’intero team di aggiornare il carico di lavoro corrente per completare le attività più importanti per l’organizzazione.

Nel processo di assegnazione di lavoro ad alta priorità, ricordarsi di bilanciare le date di scadenza tra i membri del team.

Se si dà una persona troppi compiti con tempi in conflitto, essi possono ottenere stressati e bruciare. Ma se si fornisce un dipendente date di scadenza che sono troppo distanti, essi possono finire per prendere le cose troppo alla leggera e di essere improduttivo.

Un’altra cosa da considerare è dare alla persona giusta il compito giusto su cui lavorare. Come accennato in precedenza, considera il carico di lavoro, le competenze e l’esperienza dei dipendenti attuali durante la delega delle attività.

Tuttavia, se trovi difficile gestire manualmente l’allocazione delle risorse, puoi sempre investire in strumenti di gestione delle risorse. Questi strumenti possono aiutarti a tenere traccia e gestire il conteggio delle risorse.

Tuttavia, uno strumento non può fare tutto!

Assicurati di coinvolgere i membri del tuo team nel processo di pianificazione delle risorse. Puoi chiedere loro se sono disposti ad assumere più responsabilità o se si sentono come se stessero gestendo un carico di lavoro travolgente e avessero bisogno di una pausa dal lavoro.

Inoltre, dì sempre ai tuoi dipendenti perché stai assegnando loro un’attività specifica. Questo li aiuterà a capire cosa ci si aspetta da loro e aumenteranno i loro livelli di coinvolgimento fin dall’inizio.

Regolarmente il check-in con i membri del team

La comunicazione con i membri del team non è qualcosa che dovrebbe essere solo limitato alla fase di pianificazione della gestione del progetto.

Una volta completata l’allocazione del carico di lavoro, è importante effettuare il check-in con loro per mantenere il carico di lavoro gestito in modo efficace.

Perché?

Quando comunichi uno contro uno con i membri del team, puoi chiedere loro come stanno facendo con le attività a loro assegnate. È possibile identificare se sono stati sovraccaricati da un carico di lavoro eccessivo o se sentono di poter assumere maggiori responsabilità.

Tuttavia, non limitarti a parlare di gestione del progetto. Parlare con loro circa il quadro generale e che cosa avete intenzione di fare con il business. Fai sentire i membri del tuo team coinvolti nel processo decisionale dell’organizzazione.

Ricorda, i dipendenti possono sempre sorprenderti e qualcuno che meno ti aspetti potrebbe finire per diventare un forte project manager, mentre un altro dipendente che avevi pianificato di promuovere potrebbe essere alla ricerca di un percorso di carriera diverso.

Ecco perché è sempre importante comunicare con i dipendenti e scoprire cosa stanno pensando. Dare loro uno spazio sicuro dove possono esprimersi senza timore di conseguenze, e finiranno più felici e più produttivi.

Utilizzare un software di gestione del carico di lavoro per gestire i processi di lavoro

Certo, ci sono una serie di tecniche per una gestione efficace del carico di lavoro di squadra, ma se si prevede di fare tutto manualmente, sarete esauriti prima di sapere che.

Per completare il piano di gestione del carico di lavoro efficace, è necessario uno strumento progettato per questo. Ecco due strumenti di gestione del progetto che possono aiutarti a gestire il tuo carico di lavoro senza problemi:

A. Asana

Asana è uno strumento di gestione del lavoro che aiuta i team a organizzare, monitorare e gestire tutte le loro attività. Questo strumento di gestione delle attività ha tonnellate di soluzioni per il marketing, operazioni, vendite e team di prodotto.

Caratteristiche principali

• Caratteristiche schede Kanban per un facile monitoraggio.
• Grande per le squadre a distanza.
• Supporta team e progetti calendari.
• Consente la collaborazione in team.
• Ha un app mobile per lavorare on-the-go.

Prezzi

Asana ha un piano gratuito per gli utenti e piani a pagamento partono da $13.49/singolo utente/mese.

Valutazioni dei Clienti

• G2 – 4.3/5 (6000+ recensioni)
• Capterra – 4.4/5 (8000+ recensioni)

B. Trello

Trello è un Kanban app in stile con una interfaccia user-friendly. È possibile utilizzare “Carte Trello” per assegnare compiti ai membri del team e aggiornare i progressi spostando queste carte attraverso il bordo Trello.

Il sistema di gestione dei carichi di lavoro Trello è dotato di automazione e tonnellate di integrazioni e power-up.

Caratteristiche principali

• Funzionalità di automazione del flusso di lavoro con Trello Butler.
• Può lavorare con più team.
• Schede attività facili da usare.
• Si integra con tonnellate di altre applicazioni.
• Dispone di un app mobile per iOS e Android.

Prezzi

Trello offre un piano gratuito per gli utenti e i piani a pagamento partono da $12.50/singolo utente/mese.

Valutazioni dei clienti

• G2 – 4.3/5 (10000+ recensioni)
• Capterra – 4.5/5 (17000 + recensioni)

Ma aspetta.

Entrambi questi strumenti possono aiutarti a gestire meglio il carico di lavoro del tuo team.

Che dire di aiutare il tuo team a far fronte al loro carico di lavoro meglio?

Hai bisogno di qualcosa anche per questo, giusto?

Non preoccuparti.

La cosa migliore di Asana e Trello è che entrambi lavorano con Time Doctor!

Che cos’è Time Doctor?

Time Doctor è uno strumento di gestione della produttività popolare utilizzato da aziende giganti come Verizon, così come le PMI, come Thrive Market per capire quanto siano produttivi i loro dipendenti.

Non solo, ma Time Doctor aiuterà anche i tuoi dipendenti a vedere dove possono essere più produttivi e aiutarli a migliorare anche loro!

Tempo medico sarà:

• Mostra quanto tempo i dipendenti spendono per ogni attività con precisione.
• Evidenzia le ore di inattività di tutti i tuoi dipendenti.
• Creare report che evidenziano le prestazioni dei dipendenti in tempo reale.
• Semplifica la gestione delle buste paga.
• Integrare con tonnellate di altri strumenti di produttività come Asana, Trello, Jira e Zendesk.

Inoltre, Time Doctor tiene traccia solo dei dipendenti durante l’orario di lavoro, quindi non devi preoccuparti dei problemi di privacy. È anche possibile personalizzare il software per renderlo più dipendente-friendly.

Concludere

Gestire i carichi di lavoro in modo efficiente è fondamentale per mantenere i dipendenti sani, concentrati e produttivi.

E mentre puoi seguire tonnellate di tecniche manuali per distribuire il tuo carico di lavoro in modo equo, non sarai in grado di sostenerlo.

Ma non preoccuparti.

Basta usare i suggerimenti che abbiamo menzionato in questo articolo insieme a un buon strumento di gestione del carico di lavoro e non avrete problemi a gestire i carichi di lavoro e alle stelle le prestazioni aziendali!