Suggerimento per l’esame PMP®: spiegato l’arresto anomalo e il monitoraggio rapido

Ogni project manager sa che gli orari cambiano costantemente. E sfortunatamente, gli orari di solito non si accorciano — si allungano! O il vostro cliente vuole il prodotto consegnato prima. E ora, quello che sembrava un programma perfetto all’inizio del progetto è un disastro totale e non sarai mai in grado di completare il tuo progetto in tempo!

A meno che, naturalmente, non si intraprenda un’azione immediata sotto forma di crash o tracciamento rapido.

E questo è ciò che questo articolo è tutto. Ti insegnerò tutto ciò che devi sapere su entrambe le tecniche per l’esame Project Management Professional (PMP)®. Includerò anche un video e una domanda di esempio di esame qui sotto. Cominciamo:

Arresto anomalo e tracciamento rapido sono tecniche di compressione pianificazione

La compressione pianificazione viene utilizzata quando si desidera ridurre la durata del progetto senza modificare l’ambito del progetto.

Questo è utile in quelle situazioni in cui sei rimasto indietro rispetto al programma originale e ora hai bisogno di “recuperare”, o se vuoi finire prima perché un concorrente sta lavorando sullo stesso tipo di prodotto e vuoi essere il primo sul mercato. Può anche essere una decisione strategica per completare un progetto più rapidamente di quanto originariamente previsto sulla base di altri fattori.

Ci sono due tecniche di compressione pianificazione che è necessario comprendere per il vostro esame PMP®:

Crash Aggiungere risorse al progetto in modo da poter finire più velocemente. Schiantarsi quasi sempre comporta un costo finanziario. Monitoraggio veloce Eseguire attività in parallelo in modo da poter finire più velocemente. La sovrapposizione di compiti in questo modo spesso aumenta il rischio.

La compressione della pianificazione deve essere sempre focalizzata sul percorso critico del progetto, poiché il percorso critico definisce la data di fine del progetto. E se vuoi finire il tuo progetto prima, non ha senso comprimere qualsiasi attività che non abbia alcun effetto sulla data di fine del tuo progetto.

Che cos’è il Fast Tracking?

Il tracciamento rapido viene applicato riprogrammando varie attività all’interno del progetto da lavorare contemporaneamente anziché attendere che ogni pezzo venga completato separatamente. Inizia sempre con questa tecnica prima. Perché? Perché non c’è alcun costo coinvolto. Stai fondamentalmente “semplicemente riorganizzando il programma”.

Tuttavia, questo metodo può essere utilizzato solo se le attività possono effettivamente essere sovrapposte.

Ad esempio è possibile iniziare la costruzione di un prototipo anche se le specifiche di progetto non sono complete al 100%. È possibile sovrapporli finché sono state definite abbastanza specifiche per iniziare lo sviluppo del prototipo.

Il rischio associato al tracciamento rapido è che possano verificarsi problemi se aspetti paralleli del progetto includono dipendenze. Nel nostro esempio il tuo rischio è che tu debba rielaborare il prototipo se il progetto è cambiato a metà del processo. Ma la tua opportunità è che la produzione sarà fatta molto prima se il design rimane stabile.

Quindi il rischio e l’opportunità devono essere valutati l’uno contro l’altro dal project manager.

Esempio di tracciamento rapido

Stai rivedendo la pianificazione del progetto e noti che la data di fine del progetto è scivolata oltre la data di fine promessa. È necessario riportare le cose in pista senza spendere soldi aggiuntivi.

Un’analisi dettagliata mostra che ci sono tre attività che possono essere avviate prima per abbreviare il progetto:

• La documentazione per l’utente finale può iniziare dopo il test di integrazione ma prima della firma finale.
• Le sessioni di formazione degli utenti possono essere avviate prima che il sistema finale sia impostato e installato se le prime 3 sessioni possono essere addestrate utilizzando il sistema di test
• La configurazione e l’installazione del sistema finale possono essere avviate tre giorni prima del completamento del test.

Ognuna di queste idee accorcia il tuo programma, ma aggiunge anche rischi aggiuntivi al progetto. È vostra responsabilità come il project manager pesare le opzioni contro l’altro e determinare quale (o tutti) di questi si applicherà al fine di abbreviare il programma.

Che cosa si blocca?

Quando viene utilizzato l’approccio di arresto anomalo, eventuali costi aggiuntivi associati alla rapidità del progetto vengono esaminati rispetto ai possibili vantaggi di completare il progetto su una tempistica più rapida. Altri elementi da considerare quando si utilizza l’approccio di arresto anomalo includono l’aggiunta di più risorse per il progetto, consentendo ulteriori straordinari,pagando extra per ricevere la consegna dei componenti critici più rapidamente, ecc.

L’arresto anomalo funziona solo quando risorse aggiuntive consentono di completare il progetto prima. Ad esempio, l’arresto anomalo non funzionerà aggiungendo più risorse umane quando “il calcestruzzo nella fondazione deve asciugarsi per 3 giorni”.

Esempio di arresto anomalo

Stai conducendo un progetto per implementare nuove normative nella tua organizzazione. La nuova legge entra in vigore il 30 giugno e ogni giorno di ritardo costerà alla tua organizzazione una multa imposta dal governo. Hai già ottimizzato e semplificato il programma del progetto il più possibile, ma nessun ulteriore miglioramento sembra possibile senza misure drastiche.

In una discussione con lo sponsor del progetto, entrambi concordate che la finitura del progetto nei tempi previsti è il vincolo principale. È necessario richiedere un budget aggiuntivo.

• Si analizza il percorso critico.
• È possibile identificare tutte le attività che possono essere abbreviate aggiungendo risorse aggiuntive.
• Si effettua un calcolo per ogni attività, determinando il costo e il numero di giorni salvati aggiungendo risorse aggiuntive.
• Si identifica l’approccio meno costoso.
• Si fornisce un budget di arresto anomalo e una pianificazione aggiornata allo sponsor.

Come faccio a utilizzare Crash e tracciamento veloce sul mio progetto?

Gli esempi che abbiamo dato sopra hanno lo scopo di spiegare il crash e il tracciamento veloce da una prospettiva da libro di testo. Spiegano l’applicazione teorica di queste tecniche in una situazione semplice per mostrare come funzionano. Sulla carta.

Ma che dire dell’utilizzo di queste tecniche su progetti reali? È possibile implementare semplicemente il processo textook o ci sono approfondimenti specifici che dobbiamo prendere in considerazione? Quali sono le lezioni apprese da altri project manager?

Abbiamo deciso di andare avanti e chiedere ai partecipanti dei nostri forum di discussione. Proprio come te sono tutti project manager responsabili di progetti in corso e molti di loro hanno esperienza con queste tecniche. Ecco le domande che abbiamo posto:

1. Come hai usato crash o fast tracking sui vostri progetti?
2. Quali lezioni apprese puoi condividere con noi?
3. E naturalmente… Come hai studiato queste due tecniche per il tuo esame PMP?

Siamo andati avanti e abbiamo chiesto nel nostro forum di discussione e abbiamo ricevuto un gran numero di risposte estremamente penetranti. Puoi leggere tutto qui.

Guarda questo PMP Video di Formazione su Crash + Veloce di Monitoraggio

fare Clic sull’immagine qui sotto per vedere un video dove spiega tutto quello che devi sapere su crash e il tracciamento rapido per il tuo esame PMP in meno di 10 minuti:

PMP Exam Domande di Esempio

Ulteriori informazioni su Crash e Fast Tracking

Crash e Fast Tracking sono tecniche di compressione pianificazione. Li si applica al fine di abbreviare il vostro programma e per raggiungere un determinato obiettivo di pianificazione.

• Fast tracking significa eseguire due attività contemporaneamente, anche se normalmente non sarebbero fatte in questo modo.
• Il monitoraggio rapido è gratuito ma aggiunge ulteriori rischi al tuo progetto.
• Arresto anomalo significa aggiungere ulteriori risorse al progetto.
• L’arresto anomalo richiede un budget aggiuntivo. Quindi vuoi mandare in crash quelle attività che ti danno il botto più grande per il dollaro-la compressione più programmata al minor costo.
• Entrambe le tecniche hanno senso solo se le applichi alle attività sul tuo percorso critico.

Ultimo ma non meno importante, non dimenticare di fermarti al nostro forum di discussione e leggere come altri project manager hanno usato queste tecniche sui loro progetti e cosa hanno fatto per studiarli per il loro esame PMP.