9 viktiga projektdokument (med mallar)

Jag plockade upp ett projekt från någon annan för inte så länge sedan och jag var tre månader i min hantering av det innan jag insåg att det inte fanns ett projektcharter.

det fanns många andra dokument som alla hade en viss överlappning med en stadga, men inte en faktisk stadga. Det innebar att det saknades några viktiga saker i projektets pappersarbete och det viktigaste som saknades var vem som skulle betala för det.

Hoppsan.

det var lite huvudvärk att sortera ut.

Projektledning kan skapa mycket pappersarbete, och det är inte alltid de saker du vill ha eller behöver. I den här artikeln definierar vi vad du verkligen behöver och hur du använder det.

Så, vilken dokumentation pratar vi verkligen om? Låt oss definiera.

Projektledningsdokument: en definition

vi kan definiera projektdokument som:

dokumentationen som skapats av en projektledare för att på ett adekvat sätt hantera, kontrollera och leverera projektet.

vilka projektdokument behöver du?

om du tittar på projektledningsstandarder och metoder hittar du massor av dokumentation som nämns, men behöver du verkligen allt? Ärligt talat, för de flesta projekt gör du inte.

om du bygger en massiv olympisk park eller ett militärt slagskepp, finns det högre standarder för dokumentation, men för de flesta projekt som görs i kontorsbaserade miljöer av små, medelstora och till och med stora företag, kommer din tid bäst att spenderas på att få grunderna rätt.

så låt oss prata om det väsentliga.

här är nio dokument som inget självrespektivt projekt ska vara utan när man försöker hantera ett projekt. Jag har organiserat projektledningsdokumenten efter fas så att du kan se i vilken ordning de vanligtvis skapas.

1. Business Case

vid konceptet eller Idea-fasen i ett projekt kommer någon upp med en ljus ide. Det skrivs ner i ett formellt projektförslag eller affärsfall.

project business case är dokumentet som startar hela projektet. Det är skrivet för att förklara varför projektet ska hända och det sammanfattar problemet som projektet kommer att lösa.

men här är min definition av projektdokumentation faller ner: business case skrivs normalt av någon annan än projektledaren.

så vem skriver business case?

enligt min erfarenhet sätts affärsärenden samman av den företagare som vill ha förändringen — den person som i slutändan blir projektsponsor.

det är dock långt, mycket lättare att hantera ett projekt om du har haft något engagemang i business case-scenen eftersom du förstår drivkrafterna och målen bättre.

affärssaken ska vara omfattande och övertygande med tillräckligt med detaljer för att motivera den investering som krävs för projektet.

med detta sagt kan affärsfallet vara så enkelt som ett e-postmeddelande till en exec som ber om tillstånd att gå vidare med ett initiativ. Om du byggde en olympisk stadion skulle den nivån av informalitet inte räcka.

var rimlig och pragmatisk – det är ingen mening att skapa overkill dokumentation vid denna tidpunkt. Det kommer bara att göra människor försiktiga med vad admin kommer att komma.

när business case har godkänts kan du gå vidare till Projektinitieringsfasen.

Project Charter

det viktigaste pappersarbetet i Projektinitieringsfasen är project charter-dokumentet.

du behöver detta: det ger dig befogenhet att agera som projektledare för projektet. Det är ditt mandat att driva projektet och det är dokumentet som förvandlar projektet från en ide till ett verkligt arbetsprogram, med tilldelade ägare (och överenskommelse om finansiering).

utan ett projektcharterdokument finns ditt projekt inte formellt!

vårt val

e-postmallar för projektstart

mallar som hjälper dig att ställa in förväntningar, få information, begära uppdateringar och hantera problem. Riktar sig till affärsanalytiker men lätt anpassningsbar för alla projektroller.

Läs merlär dig mer

vi tjänar en provision om du klickar på den här länken och gör ett köp utan extra kostnad för dig # ad

projektcharter kan vara korta eller materiella. Jag föredrar att använda en helt rundad version som vi i vår terminologi kallar ett Projektinitieringsdokument. Den innehåller allt du behöver veta om vad du börjar med.

när du har fått klarhet om vad projektet kommer att göra, och i vilket sammanhang det kommer att fungera, är det dags att flytta in i planeringsfasen.

Projektledningsplan

det finns två projektplaneringsdokument som skapats i planeringsfasen. Den första är projektledningsplanen.

detta är ett stort dokument. I själva verket är det förmodligen inte ett dokument (även om jag har buntat ihop det i projektledningsplanen mall hittar du här).

tidigare har jag alltid hanterat det som separata dokument men tillsammans bildar de ’Planen’.

på senare tid har mina projekt arbetat under en formell PMO-struktur, och mycket av det som går i en projektledningsplan upprepar i grunden de formella processerna.

notera: skapa bara ett planeringsdokument om du behöver det

det är ingen mening att skapa ett plandokument bara för att säga, ”vi gör det som PMO-mandaten, precis som alla andra projekt i det här företaget.”I så fall har jag ett övergripande projektledningsplandokument och det refererar till företagsstandarder.

planen täcker allt du behöver veta och göra för att hantera projektet, inklusive saker som att hantera projekttoleranser, avvikelser, förändringskontrollmetoden, hur du ska bedöma kvalitet och så vidare.

projektschema

det andra projektplaneringsdokumentet som är viktigt i planeringsfasen är projektschemat.

uppriktigt sagt säger de flesta’ projektplan ’när de menar’projektschema’.

projektschemat anger alla uppgifter, vem som ska göra dem och när de ska göras. Det spårar också beroenden mellan uppgifter.

Du kan använda programvara för att organisera projektets tidslinje för dig. Det finns hundratals olika projektplaneringsverktyg – de flesta organisationer har något. Problemet är, det kanske inte är perfekt för vad du vill använda den för.

jag skapar projektscheman i Microsoft Project, Teamwork och Excel, eftersom jag använder dem för olika saker.

för att kommunicera milstolpar på toppnivå skapar jag en version av schemat i Microsoft PowerPoint med hjälp av Office Timeline plugin.

hur du än väljer att dokumentera ditt projektschema är det viktiga att hålla det uppdaterat.

5. Project RAID Log

vi går nu in i den fjärde fasen av projektet, genomförandefasen. Vid denna tidpunkt har du ett antal viktiga projektdokument. Den första vi ska titta på för den här fasen är RAID-loggen.

RAID står för:

• risker
• åtgärder (och/eller antaganden)
• frågor
• beroenden (och / eller beslut).

Jag använder termen ’RAID log’ för att täcka alla olika loggar som rör projektet. Det inkluderar alla element i listan ovan, plus ändringar. RAAIDDC är svårare att säga, fastän.

det lönar sig att ha ett register över alla dessa artiklar. Din project RAID-logg är ett viktigt dokument som låter dig hålla reda på allt.

läs nästa: allt du behöver veta om RAID i projektledning.

det är lättare att skapa än du förväntar dig eftersom du bara behöver några viktiga fält:

• artikel-ID, så du vet vilken rad du pratar om när du diskuterar innehållet med ditt team
• Artikelnamn
• Artikelbeskrivning
• Åtgärd krävs
• ägare: glöm inte detta eller ingen kommer att ta ansvar för att göra något åt det
• Senast uppdaterat datum.

Du kan ganska mycket använda det formatet för alla olika ark och spårare i din RAID-logg.

en RAID-logg kan vara en del av din projekthanteringsprogramvara eller så kan du göra vad jag gör och underhålla ett kalkylblad för projektbok som innehåller RAID och mycket mer.

Projektstatusrapporter

Projektstatusrapporter är ett annat kritiskt dokument under Exekveringsfasen. Du är upptagen med att göra jobbet, så du måste berätta för folk vilket arbete som pågår. De hjälper dig också att spåra vad som händer.

Projektstatusrapporter täcker en rad olika scenarier. Du har:

• formella projektstyrelserapporter
• veckovis informationsteamuppdateringar
• formell rapportering till PMO
• Ad hoc-rapporter när en intressent ber om något.

och så vidare. Projektledare spenderar mycket tid rapportering.

OK, det här är en samling dokument snarare än ett enda dokument. Men de är verkligen viktiga eftersom de är den mekanism du använder för att få information till dina intressenter regelbundet.

de är den formella skriftliga redovisningen av framsteg. Och om de är bra, bör dina intressenter vidta åtgärder som ett resultat av att läsa dem.

Om du behöver en hand med att skapa bättre projekt statusrapporter, få min ebook och kurs om projektrapportering här.

Projektbudgetspårare

slutligen för genomförandefasen har du en projektbudgetspårare, ett annat viktigt projektplanerings-och kontrolldokument.

din projektbudget är en annan typ av dokument — den innehåller mindre text och mycket fler siffror.

det hjälper dock att ha ett text-y-dokument för att gå med beräkningarna som anger information om kontrakt, upphandling och de ekonomiska processer du förväntas följa. Du kan lägga in detta i din projektledningsplan.

budget tracker måste visa dig vad du har prognostiserat att spendera dvs ”budgeten” och vad du faktiskt har spenderat. Du kan sedan få kalkylbladet att göra tunga lyft och träna variansen.

varians är skillnaden mellan vad du förutspådde och vad dina faktiska utgifter var.

om du är överutnyttjad kan du identifiera de radobjekt där detta har hänt. Om du kommer in under din prognos kan du ha viss flexibilitet för att lägga till fler objekt i omfattning.

eller du kanske måste lämna tillbaka pengarna-olika finansavdelningar och projektsponsorer kommer att ha olika prioriteringar!

Lessons Learned Review

när vi fortsätter vår granskning av projekthanteringsdokument efter fas kommer vi till slutfasen av ditt projekt: stängning. Det finns två projektstängningsdokument som är viktiga just nu; den första är din lärdomsdokumentation.

Lessons learned documents kanske inte är dokument. Du kan lagra dina lärdomar i en databas som CornerThought eller wiki, eller något annat sökbart format.

läs nästa: allt du behöver veta om lärdomar i projektledning.

jag producerar fortfarande formellt slut på projektlektionslärda dokument och kopierar sedan de viktigaste lektionerna till något annat system som kräver dem.

lärdomarna pappersarbete utgör en del av ditt projekt avslutningsarbete. Det blir bara en användbar referens om du delar den med människorna i det här laget så att de har något som kodifierar de lärdomar de lärde sig när de arbetade med dig.

på samma sätt bör det delas med andra projektledare eller de kommer inte att dra nytta av vad som fungerade och vad som inte fungerade.

Projektstängningsdokument

slutligen bör du under avslutningsfasen producera ett formellt projektstängningsdokument.

detta dokument sammanfattar:

• vad projektet levererade
• hur projektet presterade mot tid, kostnad, kvalitet och omfattning, dvs var du sen, överbudget eller kämpade för att få ett kvalitetsresultat?
• eventuella utestående risker, problem och åtgärder vid stängningspunkten
• platsen för projektfiler
• allt annat som personen som tar emot överlämnandet behöver veta.

av alla dokument är detta det viktigaste för att bli formellt undertecknat och godkänt. Utan att projektsponsorn godkänner att projektet stängs, är projektet inte stängt.

Du kommer att sluta göra ad hoc-arbete och stöd i månader. (Fråga mig inte hur jag vet.)

Välj de dokument som fungerar för ditt projekt

det viktigaste att komma ihåg är att det här är en guide. Skräddarsy projektdokumentationen du behöver så att du bäst kan hantera ditt projekt.

behöver du en detaljerad upphandlingsplan? Gör en. Du behöver inte en budgetspårare eftersom det inte finns några externa utgifter? Skapa inte en och lämna den tom; det är slöseri med din tid.

får inte hänga på vad du behöver ha – använd bara ovanstående som en guide för vad de flesta projekt av on-the-larger-side-of-small-but-not-gigantic har.

mindre admin tid att skapa dokument som inte tillför värde innebär att du kan frigöra mer tid att leda ditt team. Det är viktigare att du gör arbetet med projektet. Betungande pappersarbete är inte kul för någon.

Grab dokumentmallar för dessa nio projektdokument du kommer att kunna styra ditt projekt utan alltför mycket byråkrati.