Adjö, Google inkorg: Överlevnadsguiden för inkorg till Gmail

Ah, inkorg. Kära, söta inkorg. När vi träffades första gången, jag ska vara ärlig: jag var inte så säker på dig. Men du hade för avsikt att vinna över mig, eller hur? Du arbetade på dig själv och blev bättre — starkare, mer kapabel, mer självsäker. Till slut såg jag ljuset. Och pojke golly, gjorde vi ett bra par.

vi hade några bra tider, vi två-blev mysiga på mitt skrivbord på jobbet, stirrade på varandra genom min bärbara dator på natten, till och med rörande på alla möjliga ställen på min Android-telefon. (Med risk för att vara ungentlemanly, låt mig bara säga: det var en härlig känsla att veta att du alltid var i min ficka.) De senaste åren är fyllda med hjärtvärmande minnen.

men det var aldrig tänkt att hålla, eller hur? Jag kan nu se att trots dina första vaga försäkringar om motsatsen, du kunde inte stanna vid min sida för alltid. Och nu är det dags för oss att säga vårt sista farväl. Du lämnar för alltid i mars, och det är ett slut som jag vet inte är förhandlingsbart.

vet du vad, men inkorgen? Jag ska inte ljuga för dig: Jag har redan gått vidare. När jag visste att du gjorde planer på att lämna mig, jag började flirta med min gamla flamma — att robust ol’ gal som heter Gmail — återigen. Det kändes främmande och nästan fel att vara tillbaka i Gmails omfamning först, men vi har arbetat med det. Och nu känner jag mig som Gmail och jag var aldrig ens ifrån varandra. Det gör mig fortfarande ledsen att du lämnar — och att så många av dina smarta tankar kommer att vara kvar med din avgång — men vid en viss tidpunkt kan allt en kille göra acceptera den verkligheten och hitta ett sätt att ladda framåt.

jag vet att jag inte är den enda som hade den här typen av relation med Inkorgen — och eftersom appens officiella avresedatum växer deprimerande nära och Google knuffar oss mer och mer att gå vidare, är det dags för oss alla att packa upp våra minnen, städa upp våra tillhörigheter och förbereda oss för ett e-postliv efter inkorgen.

de goda nyheterna: jag har gått igenom detta redan, och jag är här för att hjälpa. Jag började tänka igenom sätt att göra flytten tillbaka till Gmail mer tolerabla månader sedan, när Google först meddelade inkorgens väntande utgång. Jag har förfinat dessa system lite efter lite sedan dess, och vid denna tidpunkt har jag en ganska solid inställning för alla som älskar Inboxs innovationer och inte vill låta alla dessa begrepp gå.

Tänk på detta som din guide för att gå vidare – att gå från inkorgen tillbaka till Gmail med så lite förlorat som möjligt (annat än en bit av ditt hjärta).

Steg 1: Exportera dina inkorgspåminnelser en efter en och ge dem ett nytt permanent hem

Gentle tear-torka åt sidan, det första du vill göra är att ta itu med dina påminnelser — eftersom många av dem bor enbart i inkorgen och kommer inte längre att vara tillgängliga när appen försvinner.

börja med att öppna fliken Snoozed i inkorgens huvudmeny och se vad som dyker upp. Alla e-postmeddelanden som är snoozed överförs till Gmail och visas automatiskt vid rätt tidpunkt där. Men alla påminnelser visas antingen bara som tillfälliga, lätt förbisedda meddelanden, om de ställdes utanför Inkorgen — eller visas inte alls om de ställdes in från appen. Resultatet är en förvirrande och oförutsägbar röra med mycket risk för att missa något viktigt.

det är därför jag manuellt kopierar varje väntande påminnelse och sedan klistrar in den som en ny händelse i Google Kalender. Ge den en färg som du bara använder för påminnelser och börja med orden ”Kom ihåg att.”När du har kopierat den och sparat den i kalendern, ta bort den från inkorgen så att du vet att den är klar.

följ sedan stegen som jag skisserade i DEL II i denna guide för återskapande av inkorgen. Den ursprungliga inställningen är lite komplicerad, men resultaten är spektakulära: Alla kalenderhändelser som börjar med frasen” Kom ihåg att ” visas automatiskt som ett meddelande på din telefon när tiden kommer — precis som alla andra kalenderhändelser eller påminnelser — men det kommer också att visas som ett speciellt formaterat objekt i din Gmail-inkorg, där det kommer att förbli tills du aktivt avvisar det, precis som vad du är van vid med inkorg. Inga fler saknade viktiga saker.

och om du vill kunna redigera påminnelser i din inkorg eller bifoga påminnelser på specifika e-postmeddelanden finns det lösningar för att göra båda dessa saker inom den ovannämnda historien också. Se delarna III respektive IV.

steg 2: Spara alla dina sparade artiklar

en annan Inkorgsfunktion som går förlorad i övergången är tjänstens förmåga att spara artiklar och andra webbsidor direkt i din inkorg, där de sedan kan snoozed eller sökas efter precis som alla andra objekt. Alla artiklar du har sparat går förlorade när inkorgen försvinner och Gmail har inget motsvarande system för att spara nya sidor.

här är fixen: gå först in i inkorgen nu och öppna det sparade avsnittet i huvudmenyn. Öppna varje sparad artikel du fortfarande vill hänga på och tänk sedan noga på var du vill lägga den.

du kan alltid flytta allt till en fristående tjänst som Pocket (som har både en Android-app och en Chrome-förlängning för enkel besparing). Du kan till och med bara spara sidor direkt i Chrome, både på skrivbordet och från Android.

för mig, men det som gjorde Inboxs artikelbesparingsfunktion så exceptionell var det faktum att det tog artiklar direkt i min inkorg — där jag faktiskt kommer att se dem och hantera dem (eller snooze dem till en dag och tid när jag kommer att kunna göra det). Fristående artikelbesparande verktyg, däremot, hamnar vanligtvis i dammtäckta samlingar av saker jag vill läsa men aldrig komma runt för att återvända.

om du vill följa Inkorgsmodellen och ta med artiklar direkt i din inkorg i Gmail, en tjänst som heter E-post det här är precis vad du behöver. Det faktiskt även förbättrar inkorgen arrangemanget genom att inte bara länkar men fint formaterade versioner av hela artiklar i inkorgen så att du kan läsa dem — och söka efter dem senare, även — rätt i att en central plats. Det är superhändigt, och jag har använt det regelbundet under månaderna sedan jag gjorde min övergång tillbaka till Gmail.

(tjänsten är gratis för upp till 20 sparar per månad. Det har också ett premiumalternativ som tar bort den begränsningen och lägger till avancerade funktioner som möjligheten att bifoga anteckningar på sparade artiklar och skapa PDF-ögonblicksbilder av varje sida du sparar. Premiumalternativet går $19 per år eller $29 just nu — ner från ett vanligt pris på $59 — för en livstidsprenumeration.)

jag dyker djupare in i detaljerna i min inställning-inklusive hur jag organiserar sparade artiklar och får dem att sticka ut från vanliga e — postmeddelanden-i del I i den här funktionen återskapningsguide.

steg 3: Optimera din Gmail-inkorg

när du kommer tillbaka från inkorgen kan Gmail-skrivbordsgränssnittet kännas otroligt överväldigande. Det händer bara så mycket och så lite i vägen för effektiv organisation jämfört med det minimalistiska och förnuftiga systemet du har vant dig vid att använda i inkorgen.

Tja, var inte panik: först och främst måste du tänka på hur du vill att din inkorg ska struktureras. Medan tidigare rapporter hade föreslagit att inkorgens buntar systemet skulle göra sin väg in i Gmail, en Google talesman berättar att det är resan buntning, specifikt, det är på utveckling färdplan (men inte med någon specifik tidsram bifogas). Det betyder att när det gäller allmän inkorg organisation, du kommer att behöva bosätta sig på ett näst bästa alternativ.

mitt förslag är att prova Gmails flikar inkorg alternativ. Det är inte buntar, på något sätt-men det är i samma allmänna ballpark och är ett rimligt anständigt andravalsalternativ. Och med lite tweaking kan det verkligen bli ganska användbart.

aktivera inkorgen med flikar, om den inte redan är vald, genom att sväva över ordet ”inkorg” i Gmails vänstra panel (på skrivbordet) och sedan klicka på pilen nedåt och välja ”Standard.”Den flikade inkorgen stöder upp till fem automatiskt kategoriserade sektioner: primär, Social, kampanjer, uppdateringar och Forum. Ta en titt på vilka typer av meddelanden som läggs in i varje avsnitt och tänk noga på vilka av dem som faktiskt är fördelaktiga för dig att ha.

personligen fann jag att genom att inaktivera sociala och Forum fick jag en mer hanterbar inkorg. Jag får inte så många e-postmeddelanden som tillhör någon av dessa kategorier, och det är mer meningsfullt för mig att få dessa meddelanden landa i antingen kampanjer eller uppdateringar, efter behov, och kondensera antalet platser jag måste titta under dagen.

du kan justera din egen sektionsuppställning genom att moseying i området ”inkorg” i Gmails inställningar. Där kan du helt enkelt avmarkera alla avsnitt du inte vill vara närvarande — klicka sedan på knappen ”Spara ändringar” och se hur det påverkar din e-postsortering. Kom också ihåg att du kan lära Gmail var vissa typer av e-postmeddelanden hör hemma genom att manuellt flytta dem när de landar i fel kategori (eller genom att skapa filter, om du har superspecifika parametrar och vill se omedelbar förändring).

i samma område i Gmails inställningar kanske du vill överväga att klicka på alternativet ”inga markörer” under rubriken ”viktiga markörer”. Det kommer att bli av med de gula pilarna som lägger till mycket visuellt röran i skrivbordsgränssnittet utan att lägga till mycket meningsfullt värde.

och tala om röran och gränssnittsoptimering, se tillbaka till den här guiden för flera värdefulla steg mot att förbättra Gmails skrivbordsgränssnitt. Det har några otroligt användbara tips om att förenkla användargränssnittet och ge det några inkorg-påminner genvägar — saker som har gjort en enorm skillnad i min egen justering tillbaka till Gmail-miljön.

uppdatering (4/1/19): Om du verkligen vill ha en Inkorgsliknande atmosfär i Gmail, kolla in det här snabba tipset för att få det faktiska Inkorgsgränssnittet till Gmail (ja, verkligen — inte ett aprilskämt!)- och/eller ta en titt på hur den faktiska skaparen av Inbox redesignade Gmail för att få samma minimalistiska principer i sin miljö.

steg 4: Tänk på Aviseringar

glöm inte att med inkorgen ur bilden är det upp till dig att konfigurera Gmail för att hantera aviseringar på vilket sätt du vill. Gmail Android-appen har faktiskt nu ett” endast högprioriterat ” anmälningsläge som modelleras av inkorgen som försöker upptäcka vilka inkommande meddelanden som verkligen är viktiga och sedan meddela dig bara om dessa uppdrag. Eller så kan du ta saker ett steg längre och ställa in dina egna Gmail-aviseringar baserat på vilka meddelanden du vet kräver omedelbar uppmärksamhet.

hur som helst, det är något att tänka igenom innan du gör omkopplaren.

Steg 5: Optimera Gmail Android-appen

Gmails Android-app gör några irriterande saker som standard, men med några minuters konfiguration kan du göra det mycket trevligare att använda. Du kan också aktivera vissa inkorg-liknande genvägar, inklusive den ständigt användbara svep-vänster-till-snooze-gesten. Jag sammanställde en lista med rekommendationer här.

steg 6: skaffa Google Trips

om du litar på inkorgen för att organisera din resa, kommer du vara ledsen att veta att Gmail inte har någon sådan funktion än (men kom ihåg, Google säger att det kommer — någon gång). För tillfället måste du bara ta tag i den fristående Google Trips-appen för att få samma information, fortfarande automatiskt sammanställd från dina e-postmeddelanden och organiserad i resebaserade buntar. Det är bara tillgängligt som en mobilapp, konstigt nog — men om du har en Chromebook som kör Android-appar är det inte en begränsning som påverkar dig.

det sista steget: överväga en tredje part alternativ

om allt detta fortfarande lämnar du känner ”meh,” du har ett annat alternativ att fundera över: Du kan dike Gmail, som ett gränssnitt, och gå med en tredjepartstjänst som använder Gmail som sin ryggrad istället. Jag utforskade några spännande alternativ för ett tag sedan, och den som sticker ut mest för Inkorgen trogen är lite somethin’ kallas juni.

juni är ingalunda en inkorg klon, men det är byggt på många av samma principer och erbjuder några tröstande bekanta funktioner. Kärnan, juni separerar dina e — postmeddelanden i en huvudinboxlista-för högre prioritet och personliga meddelanden — och sedan ett undanstoppat flöde som innehåller allt annat. Flödet kan ses som en enda lista eller delas upp i kategorier som nyheter, ekonomi, inköp, kalenderinbjudningar och resor.

du kan till och med fästa särskilt viktiga meddelanden och sedan visa dem i ett separat avsnitt, A La Inbox. Och du kan sopa bort hela delar av ditt flöde med ett enda tryck på bocken-toting ”Clear” – knappen.

tjänsten har blivit bättre sedan jag först tittade på det också med introduktionen av en inbyggd snoozing-funktion (något som var konstigt frånvarande till nyligen) och en handfull förbättringar av gränssnittet och prestanda. Det finns dock en långvarig och ganska olycklig underlåtenhet: trots att Juni har en webbapp, en inbyggd Mac-och Windows-app och en iOS-app har juni ännu inte en Android-app. (Sätt in överdriven suck här.)

det är på färdplanen för 2019, men jag får veta — så om du vill ha en Inkorginspirerad tjänst på skrivbordet och kan leva utan en telefonbaserad motsvarighet för tillfället kan det vara värt att överväga. Tjänsten är gratis (sannolikt med premiumtilläggsfunktioner som kommer in i ekvationen någon gång), och företaget säger att det aldrig säljer eller delar några e-postdata.

oavsett vilken väg du väljer att följa, vet att livet efter inkorgen inte behöver vara ensamhet och förtvivlan. I själva verket, galen som det kan låta, Jag är faktiskt all-around lyckligare med min e-post setup nu än jag var innan. Jag tog ideas Inbox introducerad för mig och hittade sätt att få dem att leva vidare i min nyligen förbättrade Gmail — inställning, ofta med vändningar som gör dem ännu mer användbara för mig-som att kunna skapa påminnelser med en enda tangentbordsgenväg var som helst i Chrome (hej, steg 1!) eller att kunna läsa och hitta hela sparade artiklar direkt i min inkorg (ahoy, steg 2!).

jag har varit på andra sidan denna uppdelning i nästan fyra månader nu, och lemme berätta för dig: När du väl har fått dina lager är det verkligen inte så illa. Du kommer att lära dig att älska (e-post) igen. Vi tar oss igenom det här tillsammans, du och jag. Jag lovar.

Anmäl dig till mitt veckobrev för att få mer praktiska tips, personliga rekommendationer och vanligt engelska perspektiv på nyheterna som är viktiga.