Den ultimata guiden till Arbetsbelastningshantering

letar du efter sätt att hantera din arbetsbelastning effektivt?

att hantera dina teammedlemmar och hålla reda på deras arbetsbelastningar är inte lätt.

om du överskattar ditt lags kapacitet eller lägger för många att göra-listor på en anställds tallrik kan saker snabbt bli röriga.

Arbetsbelastningshantering är en teknik som kan hjälpa ditt team att prestera som bäst, även när resursnummer är begränsade och tidsfristerna närmar sig.

i den här artikeln kommer vi att lyfta fram allt du behöver veta om arbetsbelastningshantering. Vi täcker vad det är, varför det är viktigt och till och med ger dig några viktiga tips för att effektivt hantera ditt teams arbetsbelastning.

den här artikeln innehåller:

(klicka på länkarna nedan för att gå till ett specifikt avsnitt)

• Vad är Arbetsbelastningshantering?
• Varför Är Arbetsbelastningshantering Viktig?
• fem Tips för att hantera ditt teams arbetsbelastning effektivt
  • identifiera de uppgifter som måste slutföras
  • förstå ditt teams arbetsförmåga
  • hantera resursallokering baserat på krav
  • checka in regelbundet med teammedlemmar
  • använd en programvara för arbetsbelastning för att hantera arbetsprocesser

nu sätter vi igång.

Vad Är Arbetsbelastningshantering?

Arbetsbelastningshantering är processen att strategiskt fördela arbetet bland ditt team för att säkerställa högsta möjliga produktivitetsnivåer.

om det görs rätt kan arbetsbelastningshantering hjälpa dina anställda att leverera mycket bättre resultat, förbättra deras arbetsplatsförtroende och till och med hjälpa ditt team att njuta av sitt jobb mer!

att hantera arbetsbelastningen för ditt team handlar dock inte bara om att dela ut uppgifter till den som är ledig. Det är en mer genomtänkt process som bedömer de individuella styrkorna och svagheterna hos varje anställd – och hjälper dig sedan att bestämma de enskilda arbetsbelastningarna för teammedlemmarna.

när du förstår ditt teams förmågor och begränsningar kan du börja dela ut uppgifter till varje anställd baserat på deras kapacitet.

Varför Är Arbetsbelastningshantering Viktig?

anställda känner sig överarbetade när det saknas korrekt arbetsbelastningshantering på kontoret. Tänk dig att 30% av din arbetskraft gör det mesta av arbetet med ett projekt, medan de andra 70% bara är lediga!

Det är ett säkert sätt att driva det 30% mot utbrändhet!

hög stress situationer som detta kan ta en vägtull på även dina bästa artister och orsaka ett ökat antal sjukdagar och omsättningshastigheter. Bristen på balans på arbetsplatsen leder också till minskade produktivitetsnivåer.

den stress som följer med en hög arbetsbelastning kommer också att påverka dina anställdas mentala och fysiska hälsa negativt.

men när du övar korrekt arbetsbelastningshantering främjar du en lagkultur med rättvis arbetsbelastningsfördelning. Detta kommer att hålla ditt team lyckligare, och de kommer att vara mer produktiva och villiga att bidra till projektet de arbetar med och till ditt företag.

I slutet av dagen betyder det att du får mer arbete gjort-öka ditt företags tillväxttakt.

fem enkla Tips för att hantera ditt teams arbetsbelastning effektivt

nu när vi har introducerat dig för arbetsbelastningshantering, låt oss ta en titt på hur du effektivt kan hantera dina anställdas arbetsbelastning.

här är sex enkla tips du kan följa för att säkerställa effektiv arbetsbelastningshantering:

identifiera de uppgifter som måste slutföras

det första steget i att hantera din arbetsbelastning effektivt är att identifiera deras faktiska arbetsbelastning.

Tänk på att du måste inkludera allt som tar upp arbetstid, som projektmöten eller kundmöten.

här är en liten lista över uppgifter som ofta förbises:

• läsa och svara på e-post.
• dokumentera förfaranden.
• obligatoriska träningssessioner.
• göra kaffe.
• städa upp personliga skrivbord.

glöm inte att inkludera alla uppgifter och projekt du kommer att arbeta med också. Att förstå vad som finns på din tallrik hjälper dig att bestämma vilken uppgift eller projekt som ska delegeras till ditt team.

när du har en lista över allt som behöver göras, gruppera dem i prioriterade kategorier baserat på:

• betydelse
• brådskande
• tid som krävs för att slutföra.

till exempel är rengöring av ett skrivbord en kort och viktig men trivial uppgift. Men att utveckla en innehållsstrategi för en klient så att du kan presentera den vid ett projektmöte nästa vecka är en tidskrävande, viktig och brådskande uppgift.

att gruppera varje uppgift och projekt på detta sätt enligt prioritet hjälper dig att dela upp arbetsbelastningen du måste delegera till dina anställda.

när du är klar med att gruppera din arbetsbelastning, kom ihåg att ta fram tidslinjer och ett Gantt – diagram för varje stort projekt-det här hjälper dig att hålla reda på eventuella förändringar de genomgår tills de är färdiga.

om du använder ett tidsspårningsverktyg som Time Doctor kan du använda projektrapporter för att uppskatta hur lång tid varje uppgift tar baserat på historiska data.

förstå ditt lags arbetsförmåga

att driva ett effektivt team handlar om att blanda och matcha olika typer av personligheter för att uppnå ett gemensamt mål för din organisation.

så även om det är viktigt att dela projektbelastningen rättvist mellan ditt team, betyder det inte nödvändigtvis att du måste dela upp arbetet jämnt.

Tänk på det.

varje teammedlem har något de är bra på, och de tilldelas ansvar baserat på deras färdigheter. Anställda med arbetsbelastningshanteringsförmåga kan jonglera många uppgifter, men andra anställda kan arbeta mycket effektivt med en specifik uppgift de är specialiserade på.

Du måste ta hänsyn till detta när du delar arbetsbelastningen mellan dina anställda. Du kan tilldela flera repetitiva uppgifter till någon som kan jonglera jobb – men bara tilldela en enda viktig uppgift till någon som inte är bra på multitasking på jobbet.

kom ihåg att bryta ner stora projekt i mindre och mer hanterbara uppgifter kan också hjälpa ditt team att nå sina mål lättare.

här är några saker att tänka på innan du delegerar din arbetsbelastning:

• vilka uppgifter kan dina anställda göra effektivt?
• vilka uppgifter arbetar de för närvarande med?
• ska varje anställd hantera mer eller mindre av arbetsbelastningen?

men det är inte allt.

det skulle hjälpa om du också tilldelade ett specifikt värde till varje teammedlems tid.

till exempel är en innehållshanterares tid värd mer än tiden för en innehållsförfattare. Detta beror på att chefer tar på sig mer klientinriktade roller och bidrar till strategiska beslut som kan ge mer pengar, medan en innehållsförfattare helt enkelt specialiserar sig på att göra det bästa innehållet möjligt.

hantera resursallokering baserat på krav

när du har identifierat de uppgifter du behöver arbeta med och räknat ut hur du kan fördela arbetsbelastningen baserat på varje teammedlems kapacitet – kan du börja med fördelningen av uppgifter till teamet.

men du kan inte bara tilldela arbetsbelastningen baserat på hur mycket varje anställd kan bidra, eller hur?

för att hålla dina anställdas arbetsbelastning hanterbar, tilldela högprioriterat arbete först. Råda hela teamet att uppdatera sin nuvarande arbetsbelastning för att slutföra uppgifter som är viktigast för din organisation.

i processen att tilldela högprioriterat arbete, kom ihåg att balansera förfallodatum bland dina teammedlemmar.

om du ger en person för många uppgifter med motstridiga tidsramar kan de bli stressade och bränna ut. Men om du ger en anställd förfallodatum som är för långt ifrån varandra, de kan sluta ta saker för lätt och vara oproduktiva.

En annan sak att tänka på är att ge rätt person rätt uppgift att arbeta med. Som vi nämnde tidigare, överväga den nuvarande arbetsbelastningen, kompetensuppsättningen och erfarenheten när du delegerar uppgifter.

men om du tycker att det är utmanande att hantera din resursallokering manuellt kan du alltid investera i resurshanteringsverktyg. Dessa verktyg kan hjälpa dig att hålla reda på och hantera ditt resursantal.

ett verktyg kan dock inte göra allt!

se till att involvera dina teammedlemmar i resursplaneringsprocessen. Du kan fråga dem om de är villiga att ta på sig mer ansvar, eller om de känner att de hanterar en överväldigande arbetsbelastning och behöver en paus från jobbet.

dessutom berätta alltid för dina anställda varför du tilldelar dem en specifik uppgift. Detta kommer att hjälpa dem att förstå vad som förväntas av dem och de kommer att öka sina nivåer av engagemang från get-go.

regelbundet checka in med teammedlemmar

kommunikation med teammedlemmar är inte något som bara bör begränsas till planeringsstadiet för projektledning.

när arbetsbelastningsallokeringen är klar är det viktigt att checka in med dem för att hålla din arbetsbelastning hanterad effektivt.

varför?

när du kommunicerar en-mot-en med teammedlemmar kan du fråga dem hur de gör med de uppgifter som tilldelas dem. Du kan identifiera om de har överbelastats med en överdriven arbetsbelastning eller om de känner att de kan ta mer ansvar.

men håll dig inte bara till att prata om projektledning. Prata med dem om helheten och vad du planerar att göra med verksamheten. Få dina teammedlemmar att känna sig involverade i organisationens beslutsprocess.

kom ihåg att anställda alltid kan överraska dig och någon du minst förväntade dig kan bli en stark projektledare, medan en annan anställd du hade planerat att marknadsföra kan leta efter en annan karriärväg.

Det är därför det alltid är viktigt att kommunicera med dina anställda och ta reda på vad de tänker. Ge dem ett säkert utrymme där de kan uttrycka sig utan rädsla för några konsekvenser, och de kommer att bli lyckligare och mer produktiva.

använd en Arbetsbelastningshanteringsprogramvara för att hantera arbetsprocesser

visst finns det ett antal tekniker för effektiv arbetsbelastningshantering, men om du planerar att göra allt manuellt kommer du att vara uttömd innan du vet det.

för att slutföra din effektiva arbetsbelastningshanteringsplan behöver du ett verktyg som är utformat för det. Här är två projekthanteringsverktyg som kan hjälpa dig att hantera din arbetsbelastning utan problem:

A. Asana

Asana är ett arbetshanteringsverktyg som hjälper team att organisera, spåra och hantera alla sina uppgifter. Detta ärendehanteringsverktyg har massor av lösningar för marknadsföring, drift, försäljning och produktteam.

viktiga funktioner

• funktioner Kanban styrelser för enkel spårning.
• perfekt för avlägsna lag.
• stöder team-och projektkalendrar.
• möjliggör teamsamarbete.
• har en mobilapp för att arbeta på språng.

prissättning

Asana har en gratis plan för användare och betalda planer börjar på $13.49/enskild användare/månad.

kundernas betyg

• G2 – 4.3/5 (6000 + recensioner)
• Capterra – 4.4/5 (8000 + recensioner)

B. Trello

Trello är en Kanban stil app med ett användarvänligt gränssnitt. Du kan använda” Trello cards ” för att tilldela uppgifter till teammedlemmar och uppdatera framsteg genom att flytta dessa kort över Trello board.

Trello arbetsbelastningshanteringssystem har automatisering och massor av integrationer och power-ups.

viktiga funktioner

• funktioner arbetsflödesautomation med Trello Butler.
• kan arbeta med flera lag.
• lätt att använda uppgift kort.
• integreras med massor av andra appar.
• har en mobilapp för iOS och Android.

prissättning

Trello erbjuder en gratis plan för användare, och betalda planer börjar på $12.50/enskild användare/månad.

Kundomdömen

• G2-4.3/5 (10000 + recensioner)
• Capterra – 4,5/5 (17000 + recensioner)

men vänta.

båda dessa verktyg kan hjälpa dig att bättre hantera ditt lags arbetsbelastning.

vad sägs om att hjälpa ditt team att hantera sin arbetsbelastning bättre?

du behöver något för det också, eller hur?

oroa dig inte.

Det bästa med Asana och Trello är att de båda arbetar med Time Doctor!

Vad Är Time Doctor?

Time Doctor är ett populärt produktivitetshanteringsverktyg som används av jätteföretag som Verizon, liksom SMB, som Thrive Market för att förstå hur produktiva deras anställda är.

inte bara det, men Time Doctor hjälper också dina anställda att se var de kan vara mer produktiva och hjälpa dem att förbättra sig också!

tid läkare kommer:

• visa hur länge anställda spenderar på varje uppgift exakt.
• markera lediga timmar för alla dina anställda.
• skapa rapporter som belyser anställdas prestationer i realtid.
• effektivisera din lönehantering.
• integrera med massor av andra produktivitetsverktyg som Asana, Trello, Jira och Zendesk.

dessutom spårar Time Doctor bara dina anställda under arbetstiden-så du behöver inte oroa dig för integritetsfrågor. Du kan till och med anpassa programvaran för att göra den mer medarbetarvänlig.

inslagning upp

hantera arbetsbelastningar effektivt är avgörande för att hålla dina anställda friska, fokuserad och produktiv.

och medan du kan följa massor av manuella tekniker för att fördela din arbetsbelastning rättvist, kommer du inte att kunna upprätthålla det.

men oroa dig inte.

använd bara de tips som vi har nämnt i den här artikeln tillsammans med ett bra arbetsbelastningshanteringsverktyg och du har inga problem med att hantera arbetsbelastningar och skyhöga ditt företags resultat!