En grundläggande Guide till Projektwebbplatser i SharePoint Online

SharePoint Online är ett otroligt kraftfullt verktyg som gör det möjligt för användare att komma samman och samarbeta på valfritt antal saker. Genom att använda projektwebbplatser kan ditt team samlas och arbeta effektivt med projekt utan problem. Så låt oss ta en titt på vilka projektwebbplatser som finns i SharePoint Online och vad du behöver göra för att komma igång med dem.

Vad är en Projektwebbplats i SharePoint Online

en SharePoint-Projektwebbplats är en typ av navwebbplats som ger ett utrymme för team att samlas för att arbeta med och hantera projekt. Den grundläggande Out-of-the-box webbplats mall för en Projektwebbplats är mycket lik en gruppwebbplats. Faktum är att de delar många av samma funktioner. En Projektwebbplats är dock annorlunda eftersom den levereras med en webbdel för projektöversikt som är ansluten till en standardaktivitetslista. Den här webbdelen gör det så att när ett objekt läggs till i aktivitetslistan visas SharePoint automatiskt i Projektöversikten. Detta skapar en central instrumentpanel som du kan använda för att snabbt spåra dina framsteg och visualisera tidslinjen för de projekt du arbetar med.

varför ska du använda en SharePoint-Projektwebbplats

en Projektwebbplats i SharePoint Online är ett bra verktyg för att spåra och hantera projekt. Utöver vad vi beskrivit ovan, genom att använda en SharePoint-Projektwebbplats, får du tillgång till följande fördelar:

• en visuell tidslinje för projektets uppgifter.
• projektuppgiftsschema.
• projektbibliotek för lagring av relevanta dokument.
• anteckningsbok för att snabbt fånga och organisera information om projektet.
• dela kalender för lagevenemang.

alla dessa låter dig få en detaljerad förståelse för vad som händer med ett visst projekt. På så sätt kan du se till att alla i ditt team vet vad de behöver göra och att de är på uppgift.

en projektplats används bäst för ett specifikt projekt med ett specifikt mål. Om du letar efter en mer samarbetsvillig webbplats rekommenderar vi att du använder en gruppwebbplats eftersom den är mer anpassad för det. En Projektwebbplats i SharePoint Online ska endast användas för att spåra och arbeta med projektet, annars riskerar du att få saker förvirrade och distrahera människor från dess syfte.

så här skapar du en Projektwebbplats i SharePoint Online

1. klicka på Inställningar och klicka sedan på webbplatsinnehåll.
2. under underwebbplatser klickar du på Ny underwebbplats.
3. under titel och beskrivning, ge den nya projektplatsen en titel som motsvarar projektets namn. om du vill, ge en kort beskrivning av webbplatsen.
4. under webbplatsadress anger du den del av webbadressen som ska användas för din Projektwebbplats.
5. klicka på Projektwebbplats under mallval.
6. Under behörigheter kan du välja om du vill att den nya webbplatsen ska använda samma behörigheter som den överordnade webbplatsen eller använda sina egna unika behörigheter.
7. beroende på vilken version av SharePoint du använder kan du se navigering. Det är här du kan välja att visa projektunderwebbplatsen i Snabbstartpanelen.
8. välj Om du vill använda det övre länkfältet från den överordnade webbplatsen på din Projektwebbplats under Navigationsarv.
9. klicka på Skapa för att skapa din nya Projektwebbplats.

Tips för att hantera en SharePoint-Projektwebbplats

det är enkelt att konfigurera en Projektwebbplats i SharePoint Online, men det kan vara lite knepigt att hantera en under dess livstid. Här är några tips du kan använda för att göra processen mycket enklare.

strukturera din Projektwebbplats

du måste tänka noga över innehållet du lägger till på din SharePoint Online-Projektwebbplats. Specifikt måste du tänka på hur det är strukturerat. Dina teammedlemmar ska ha det enkelt att navigera i dina huvudbehållare. Vi rekommenderar att du lägger ut din gruppwebbplats med en enkel hierarki som gör det enkelt att hitta dokumenten är resurser som ditt team letar efter.

anpassa webbplatsnavigering

inga två projektwebbplatser ska navigera på samma sätt. Navigering på din Projektwebbplats ska matcha hur ditt team använder webbplatsen. Vi rekommenderar att du ändrar din webbplatsnavigering på ett sätt som gör det enkelt för användare att hitta sig. Detta säkerställer att ingen behöver kämpa med att gå vilse eller hantera huvudvärk för att försöka hitta viktiga dokument på en oorganiserad webbplats.

skapa en Plan

du måste planera ditt projekt i förväg så att du kan veta hur din Projektwebbplats kommer att användas. Den här informationen ska informera om hur du bygger och strukturerar din SharePoint-Projektwebbplats. Du kan se till att du inte slösar bort någon tid på att bygga externa funktioner på webbplatsen som aldrig kan användas under projektets livscykel.

var försiktig med uppgifter

att använda uppgifter och underaktiviteter kan vara ett bra sätt att låta folk veta vad de ska göra och när de ska göra det. Binda in till vårt tidigare tips, du måste planera dessa i förväg så att du inte tilldelar några externa uppgifter. Du vill inte överbelasta ditt team med en stor mängd uppgifter som kanske inte är relevanta för det övergripande projektet.

värva Feedback

det är viktigt att värva feedback från ditt team. På så sätt kan du se till att webbplatsen är inställd på ett sätt som de kan använda och använda effektivt. Detta ger dig chansen att ändra din webbplats för att återspegla användningen och göra det så att ingen kämpar för att använda projektplatsen.

Stäng webbplatsen när du är klar

när projektet har slutförts och skickats rekommenderar vi att du stänger projektplatsen. Detta innebär att stänga alla uppgifter, lägga till en slutlig projektstatusrapport och sedan uppdatera dokumentationen efter behov. På så sätt kan du se till att webbplatsen är korrekt Arkiverad och kan granskas vid ett senare tillfälle.

analysera prestanda

när du har stängt projektplatsen rekommenderar vi att du gör en ”obduktion” på projektet. På så sätt kan du analysera hur projektet gick, hur projektplatsen utfördes och vad du kan göra i framtiden för att förbättra någon av dessa tillsammans med ditt team.

slutsats

Projektwebbplatser i SharePoint Online är ett utmärkt verktyg för att samarbeta och hantera projekt. Se till att hänvisa till vad vi skrev ovan så att du kan komma igång med grundläggande SharePoint-projektwebbplatser idag.

du kan hitta fler SharePoint tutorials som denna på vår blogg så se till att kolla tillbaka dit varje dag. Om du är intresserad kan du också registrera dig för vår e-postlista och få ett mail varje gång vi publicerar en ny blogg.