PMP bisexuell Exam Tips: kraschar & snabb spårning förklaras

varje projektledare vet att scheman ändras ständigt. Och tyvärr blir scheman vanligtvis inte kortare – de blir längre! Eller din kund vill ha produkten levererad tidigare. Och nu, det som såg ut som ett perfekt schema i början av projektet är en total röra och du kommer aldrig att kunna slutföra ditt projekt i tid!

om du naturligtvis inte vidtar omedelbara åtgärder i form av kraschar eller snabb spårning.

och det är vad den här artikeln handlar om. Jag kommer att lära dig allt du behöver veta om båda teknikerna för Project Management Professional (PMP) bisexuell Examen. Jag kommer även att inkludera en video och en provprov fråga nedan. Låt oss börja:

kraschar och snabb spårning är Schema komprimeringstekniker

schema komprimering används när du vill förkorta projektets varaktighet utan att ändra projektets omfattning.

detta är användbart i de situationer när du har fallit bakom det ursprungliga schemat och nu behöver ”komma ikapp”, eller om du vill avsluta tidigare eftersom en konkurrent arbetar med samma typ av produkt och du vill vara först på marknaden. Det kan också vara ett strategiskt beslut att slutföra ett projekt snabbare än ursprungligen planerat baserat på andra faktorer.

det finns två schema komprimeringstekniker som du behöver för att förstå för din PMP bisexuell Examen:

kraschar lägga till resurser till ditt projekt så att du kan avsluta snabbare. Att krascha innebär nästan alltid en ekonomisk kostnad. Snabb spårning utför uppgifter parallellt så att du kan avsluta snabbare. Överlappande uppgifter på detta sätt ökar ofta risken.

Schemakomprimering bör alltid fokuseras på projektets kritiska sökväg, eftersom den kritiska sökvägen definierar projektets slutdatum. Och om du vill avsluta ditt projekt tidigare är det inte meningsfullt att komprimera alla aktiviteter som inte har någon effekt på projektets slutdatum.

Vad är snabb spårning?

Snabbspårning tillämpas genom att schemalägga olika aktiviteter inom projektet som ska bearbetas samtidigt istället för att vänta på att varje bit ska slutföras separat. Börja alltid med den här tekniken först. Varför? Eftersom det inte finns någon kostnad inblandad. Du är i princip ”bara omarrangera schemat”.

denna metod kan dock endast användas om aktiviteter faktiskt kan överlappas.

till exempel är det möjligt att påbörja byggandet av en prototyp även om konstruktionsspecifikationerna inte är 100% kompletta. Du kan överlappa dem så länge som tillräckligt med specifikationerna har definierats för att du ska kunna börja prototyputveckling.

risken med snabb spårning är att problem kan uppstå om parallella aspekter av projektet inkluderar beroenden. I vårt exempel är din risk att du behöver omarbeta prototypen om designen ändras halvvägs genom processen. Men din möjlighet är att produktionen kommer att ske mycket tidigare om designen förblir stabil.

så risk och möjlighet måste vägas mot varandra av projektledaren.

Snabbspårningsexempel

du granskar ditt projektschema och märker att ditt projekt slutdatum har glidit bortom det utlovade slutdatumet. Du måste få saker tillbaka på rätt spår utan att spendera några extra pengar.

en detaljerad analys visar att det finns tre uppgifter som kan startas tidigare för att förkorta projektet:

• slutanvändardokumentation kan börja efter integrationstestning men före slutlig sign-off.
• Användarutbildningar kan startas innan det slutliga systemet ställs in och installeras om de första 3 sessionerna kan tränas med testsystemet
• konfigurera och installera det slutliga systemet kan startas tre dagar innan testningen är klar.

var och en av dessa ideer kommer att förkorta ditt schema, men också lägga till tilläggsrisk för projektet. Det är ditt ansvar som projektledare väger alternativen mot varandra och bestämmer vilka (eller alla) av dessa du kommer att tillämpa för att förkorta schemat.

vad kraschar?

när kraschmetoden används, granskas eventuella extra kostnader i samband med rusning av projektet mot de möjliga fördelarna med att slutföra projektet på en snabbare tidslinje. Ytterligare saker att tänka på när du använder kraschmetoden inkluderar att lägga till fler resurser för projektet, tillåta ytterligare övertid, betala extra för att få leverans av kritiska komponenter snabbare etc.

kraschar fungerar bara när ytterligare resurser gör att du kan slutföra projektet tidigare. Till exempel kommer kraschar inte att fungera genom att lägga till mer mänskliga resurser när ”betongen i stiftelsen måste torka i 3 dagar”.

Kraschexempel

du leder ett projekt för att implementera nya regler i din organisation. Den nya lagen träder i kraft den 30 juni och varje dag av försening kommer att kosta din organisation en regering införde böter. Du har redan justerat och effektiviserat projektschemat så mycket som möjligt men ingen ytterligare förbättring verkar möjlig utan drastiska åtgärder.

i en diskussion med projektsponsorn är ni båda överens om att avsluta projektet enligt schema är den primära begränsningen. Ytterligare budget måste begäras.

• du analyserar den kritiska sökvägen.
• du identifierar alla aktiviteter som kan förkortas genom att lägga till ytterligare resurser.
• du gör en beräkning för varje uppgift, bestämmer kostnaden och antalet sparade dagar genom att lägga till ytterligare resurser.
• du identifierar det billigaste tillvägagångssättet.
• du ger en kraschbudget och uppdaterat schema till sponsorn.

Hur använder jag kraschar och snabb spårning på mitt projekt?

exemplen vi har gett ovan är avsedda att förklara kraschar och snabb spårning ur ett läroboksperspektiv. De förklarar den teoretiska tillämpningen av dessa tekniker i en enkel situation för att visa hur de fungerar. På papper.

men hur är det med att använda dessa tekniker på faktiska projekt? Är det möjligt att helt enkelt implementera textook-processen, eller finns det några specifika insikter som vi måste ta hänsyn till? Vad är lärdomarna från andra projektledare?

vi bestämde oss för att gå vidare och fråga deltagarna i våra diskussionsforum. Precis som du är de alla projektledare som ansvarar för pågående projekt och många av dem har erfarenhet av dessa tekniker. Här är frågorna vi ställde:

1. Hur har du använt kraschar eller snabb spårning på dina projekt?
2. vilka lärdomar kan du dela med oss?
3. och naturligtvis… Hur har du studerat dessa två tekniker för din PMP-examen?

vi gick vidare och frågade i vårt diskussionsforum och vi fick ett stort antal extremt insiktsfulla svar. Du kan läsa allt här.

titta på den här PMP-träningsvideoen om att krascha + snabb spårning

klicka på bilden nedan för att titta på en video där vi förklarar allt du behöver veta om att krascha och snabb spårning för din PMP-examen på under 10 minuter:

PMP – provfrågor

Läs mer om kraschar och snabb spårning

kraschar och snabb spårning är schema komprimeringstekniker. Du använder dem för att förkorta ditt schema och för att nå ett visst schema mål.

• snabb spårning innebär att utföra två aktiviteter samtidigt, även om de normalt inte skulle göras på detta sätt.
• snabb spårning är gratis men lägger till ytterligare risk för ditt projekt.
• kraschar innebär att lägga till ytterligare resurser till ditt projekt.
• kraschar kräver ytterligare budget. Så du vill krascha de aktiviteter som ger dig den största valuta för pengarna-den mest schema komprimering till lägsta kostnad.
• båda teknikerna är bara vettiga om du tillämpar dem på aktiviteter på din kritiska väg.

sist men inte minst, glöm inte att komma in på vårt diskussionsforum och läsa om hur andra projektledare har använt dessa tekniker på sina projekt och vad de gjorde för att studera dem för sin PMP-examen.