en proforma fakturamall är en preliminär försäljningsrekord som fungerar som en stand-in tills transaktionsuppgifter är slutförda. Liksom alla andra fakturor bör den här innehålla en specificerad lista över artiklar och kostnader. Eftersom detta dokument inte nödvändigtvis är i slutlig form kan fraktkostnader, skatter och andra detaljer komma att ändras.
företag använder proforma-fakturor som skriftliga uppskattningar som kan hjälpa till med bokföring och tullbehandling och kan tjäna som grund för att nå ett slutligt avtal mellan köpare och säljare – så fakturor ska alltid förberedas i god tro och levereras snabbt.
proforma-fakturan bör i princip inte skilja sig från en standard, med förbehållet att dess siffror kan ändras. Det bör innehålla:
- namn, adress och telefonnummer för både köpare och säljare
- en specificerad lista över alla artiklar och deras kostnader
- den beräknade delsumman på grund av beräknade skatter och beräknade totala förfallodagen
- betalningsdagen och eventuella påföljder för sen betalning
hur man använder en ProForma faktura
beräkna varor som ska skickas
granska beställningen i detalj och beräkna de totala preliminära kostnaderna.
beskriv varje preliminär avgift
fyll i fakturan genom att fylla i dessa preliminära kvantiteter och kostnader. Det kan vara klokt att lyfta fram vissa element som sannolikt kommer att förändras.
Skicka faktura
skicka fakturan när du är klar och se till att uttrycka att det är ProForma, inte den slutliga versionen. Tala med kunden och se till att avtalet på alla villkor.
skicka varorna
när proforma-fakturan har levererats och ett avtal har uppnåtts kan du skicka varor. Kom ihåg att registrera eventuella förändringar i kostnader eller kvantiteter. Förbered sedan den slutliga fakturan och leverera den snabbt till kunden.