varje HR-team står inför problem både i driften av deras avdelning och i konsekvent tillämpning av politik i hela företaget i allmänhet. Här är de tio bästa frågorna för HR-team i Storbritannien och hur de kan hanteras.
Retention
många människor tror att den viktigaste uppgiften för mänskliga resurser är att källa och anställa nya talanger. Sanningen är dock att de flesta HR-aktiviteter kretsar kring att behålla befintlig talang.
anställda är livsnerven i varje företag, vilket ger den kompetens och erfarenhet som krävs för att hålla produktivitetsnivåerna uppe. Ditt företag kommer också att ha investerat betydande tid och pengar för att säkerställa maximal produktivitet där det är möjligt. Och det viktigaste HR-ansvaret är att skydda denna värdefulla tillgång.
medarbetarretention är en bra balans mellan företagskultur, ersättning och incitament. HR-avdelningen måste ge varje anställd rätt kombination av alla tre för att tillfredsställa arbetstagaren utan att äventyra företagets intressen i processen. De måste också föra noggranna register över dessa kombinationer för att säkerställa att de överenskomna paketen levereras till anställda.
rekrytering
oavsett om man ska komplettera den befintliga arbetskraften eller ersätta personal som förlorats genom naturlig avgång, är den andra stora utmaningen för personalavdelningen rekrytering av talanger. Att hitta personal med rätt blandning av kompetens, personlighet och motivation är svårt, även när poolen av tillgängliga kandidater är relativt stor.
oavsett om rekryteringen enbart utförs av den interna HR-avdelningen eller med hjälp av en tredje part är det viktigt att processen hanteras centralt och effektivt. Om det finns dussintals ansökningar måste detaljerna för varje registreras för granskning och jämförelse.
en HR – mjukvaruplattform möjliggör lagring av applikationer, CV och kontaktuppgifter för enkel analys och jämförelse. Beroende på företagets datalagringspolicy kan applikationer lagras i månader eller år i väntan på att nya roller blir tillgängliga under den perioden.
som en extra fördel, med detaljerna i ett urval av lämpliga kandidater tillgängliga för enkel övervägande minskar framtida rekryteringskostnader och förkortar tiden för att plugga ett kompetensgap. Att påskynda rekryteringsprocessen på detta sätt förhindrar droppar i produktivitet och moral.
produktivitet
med personalpersonalens personalfrågor sorterade måste personalgruppen nästa gång titta på produktivitetsnivåer för att säkerställa att verksamheten fungerar effektivt. Där produktiviteten är låg måste HR veta om problemet orsakas av dåliga arbetsmetoder eller brist på resurser.
denna bestämning görs ofta genom att utföra en tid och rörelse (T&M) studie för att definiera vem som gör vad och hur. Denna studie kan sedan användas för att identifiera potentiella effektivitetsvinster och bana väg för framtida kapitalinvesteringar för att förbättra produktiviteten och förutsättningarna.
med hjälp av en integrerad HR-mjukvaruplattform kan ledningen och HR-teamet lagra och analysera t&m-data tillsammans. HR-systemet kan också behålla dessa data för att ge historiskt sammanhang för senare studier för att ge ett riktmärke och för att noggrant mäta förbättringar som gjorts.
utbildning och efterlevnad
utbildning är en viktig aspekt av medarbetarnas utveckling, både för sin egen utbildning men också för att du ska fortsätta att få det bästa av din personal. Vissa roller kräver officiell utbildning och certifiering, till exempel CORGI-registrering för gasinstallatörer, av vilka många också har en livslängd för förnyelse.
även om den anställde bär ett visst ansvar för att hålla reda på sina egna professionella registreringar, om ditt företag förlitar sig på sina certifierade färdigheter, är det vettigt att spåra denna information för dina egna register. Om ditt företag har gått med på att betala för tentor eller registreringsavgifter kan du hålla reda på när dessa betalningar förfaller. Du kan också varna den berörda medarbetaren, schemalägga täckning för frånvaro under tentor och ordna betalningar för att förhindra bortfall.
även där utbildning sker internt möjliggör inspelning av kursdeltagande i ett centralt HR-system en snabb bedömning av arbetskraftens kompetens och regelefterlevnad. Har varje anställd fått sin fullständiga introduktionsutbildning? Har någon missat den årliga brandlarmutbildningen och behöver en uppdatering? Har interna befordringskandidater genomfört alla relevanta kurser för den nya rollen? Att hålla information om träning kan hjälpa till att svara på alla dessa frågor och mer.
hälsa och säkerhet
ditt företag är skyldigt att registrera uppgifter om hälso-och säkerhetsinformation av juridiska skäl, liknande att upprätthålla register om yrkeskvalifikationer och medlemskap i branschorgan. Hälso-och säkerhetsregister hjälper till att hålla dina anställda säkra på jobbet och se till att företaget uppfyller sina lagliga skyldigheter gentemot både dem och allmänheten.
när en hälso-och säkerhetsfråga uppstår uppmanas HR Att visa att verksamheten har gjort allt som förväntas av det. Om bevis inte kan visas riskerar verksamheten rättsliga konsekvenser och böter.
återigen är sättet att mildra sådana problem genom att använda exakta register över kurser som deltog, utfärdade dokument och allt annat specifikt för hälso-och säkerhetslagstiftning som ditt företag gör som en självklarhet. Om en anställd deltar i någon kurs som syftar till att öka deras personliga säkerhet och människorna omkring dem, måste detaljerna registreras i händelse av fråga eller tvist i framtiden.
eftersom kursdeltagande och utbildning är nära kopplad till allmänna anställdas register är HR-avdelningen bäst utrustad för att registrera denna information. Och HR-programvaran som används i hela ditt företag förenar hälso-och säkerhetsdata med anställdas register för snabb och enkel hämtning och analys.
diskriminering och mångfald
om ditt företag har något engagemang i den offentliga sektorn, eller har en företagspolicy om mångfald, måste du kunna visa dina åtaganden med hårda fakta från tid till annan. Om ett företag annonserar åtaganden om mångfald och en önskan att minska diskriminering, kommer de att behöva visa sina framsteg mot dessa mål.
för att undvika att dessa förfrågningar förvandlas till en rusad folkräkning av arbetskraften är det vettigt att spela in demografidata när en ny rekrytering anställs. Som en del av anställningsavtalet kan en enkel uppsättning kryssrutor läggas till för att registrera demografiska och mångfaldsdata, som bör lagras med anställdas register i HR-systemet.
det är också viktigt att registrera alla arbetsplatsincidenter som verkar innebära någon form av diskriminering. Ditt företag kan sedan genomföra disciplinära åtgärder baserade på företagets policy och ytterligare visa ett engagemang för dessa kärnprinciper. Din HR-programvara bör också hjälpa till att snabbt verifiera om någon personal som misstänks delta i diskriminerande aktiviteter har kommit överens om att agera i enlighet med företagets policy som en del av sina anställningsavtal.
disciplin
disciplin är alltid en av de minst populära frågorna att ta itu med på arbetsplatsen, och även den punkt där HR-avdelningen kan hjälpa till att lösa incidenter på ett tillfredsställande sätt för arbetsgivare och anställda. Den disciplinära processen kräver gott om bevis, och HR-avdelningen kommer ofta att behöva få uttalanden, register och andra stödjande data för att lösa problem juridiskt och etiskt, som alla är tidskrävande.
det är därför viktigt att hålla korrekta register över alla disciplinära frågor, för att säkerställa att frågan behandlas korrekt. Detta inkluderar Protokoll från möten, brev mellan arbetsgivare, arbetstagare och fackliga representanter och eventuella uppföljningsaktiviteter som behöver vidtas. Dessa register ger också en referenspunkt för att säkerställa att alla parter uppfyller sina överenskomna skyldigheter i händelse av ytterligare tvister.
som tidigare måste dessa poster enkelt lagras och hämtas, tillsammans med relevanta kontraktsuppgifter. Genom att använda ett integrerat HR-system som stöder din process förenklas mycket av bevisuppsamlingen, vilket bidrar till att minska mycket av uppdragen och tiden i samband med att lösa disciplinproblem.
Outsourcing
frilansare och kontrakt ger ett attraktivt sätt att öka ditt företags arbetskraft färdigheter och förmågor, utan att behöva permanent anställa ny personal. Detta är särskilt relevant för projekt och kontrakt som kräver specialistkunskap, men som sannolikt inte kommer att bli en rutinmässig del av ditt företags krav.
men outsourcade anställda presenterar nya utmaningar när de försöker se till att de uppfyller interna standarder och krav. Har de kvalifikationer eller branschorgan medlemskap? Har de genomgått standard företagsinduktionsutbildning? Du kan behöva känna till denna typ av information någon gång i framtiden, även om det inte verkar särskilt relevant i början av deras kontrakt.
på samma sätt som du registrerar anställningsuppgifterna för fast anställda är det viktigt att behålla samma information om entreprenörer, konsulter och outsourcade anställda. Ditt ideala HR-system bör låta dig hålla tydligt märkta register över tillfälligt anställda för enkel hämtning i händelse av en framtida tvist. Eller bara för att göra det lättare att återanställa samma personer i framtiden.
lön
ansvaret för lön faller mellan räkenskaperna och HR-avdelningarna, vilket ofta leder till problem med korrekta betalningar till personal. HR upprätthåller register om lön, förmåner, bonusar och bilagor av intäkter, medan konton har till uppgift att faktiskt göra betalningarna. Detta skapar en potentiell koppling som kan leda till att lönen körs sent eller anställda får fel belopp i sitt lönepaket.
för att upprätthålla moral och förhindra framtida löneproblem bör ditt företag undersöka potentialen att använda en dedikerad lönelösning som gränssnitt direkt med din HR-programvara och kontosystem. Genom att förena båda avdelningarna elektroniskt kan de flesta manuella huvudvärk i samband med lön lösas automatiskt.
dedikerad löneprogramvara hjälper till att säkerställa att personalen får betalt vad de har rätt till när de förväntar sig det. Din HR-avdelning kommer också att dra nytta av en minskning av frågor, vilket hjälper till att bättre sprida arbetsbelastningen under resten av månaden.
Medarbetarfrågor
HR-avdelningen tillhandahåller gränssnittet mellan” företaget ” och personalen. Det innebär att när det gäller anställningsfrågor, tvister eller frågor som rör arbete är HP-avdelningen punkten för första förfrågan.
att hantera frågor om lön, förmåner och prestationshanteringsrecensioner på en rimligt regelbunden basis är rutinmässigt, men också extremt tidskrävande, särskilt där data inte är tillgängliga. Varje gång en medlem av HR-avdelningen behöver jaga en betalningsdetalj, eller detaljerna i en kontraktsvariation, kan de inte fokusera på något av sina andra ansvarsområden.
ett dedikerat HR-system håller sysselsättningsdata centraliserade redo för enkel hämtning och avsevärt minskar tiden det tar att svara på varje fråga. Mer avancerade system tillåter” självbetjäning ” stil tillgång till vissa data, så att personalen att svara på många av sina egna mer grundläggande frågor själva.
enkel dataåtkomst är nyckeln till resolutioner
HR – teamet hanterar alla typer av problem, men nyckeln till att lösa dem snabbt är densamma i de flesta fall-enkel åtkomst till relevanta data. I nästan alla fall kommer ett fullt utrustat HR-och lönesystem att tillhandahålla lagrings -, hämtnings-och analysverktyg som krävs för att svara på sysselsättningsfrågor och förbättra avdelningseffektiviteten i allmänhet.