vad små företagsledare bör veta om framtiden för redovisningsteknik

nästan hälften av de nästan 17% av småföretag i Nordamerika som för närvarande inte använder bokföringsprogram planerar att anta det inom de närmaste ett till två åren, enligt vår 2018 Top Technology Trends survey av mer än 700 amerikanska små och medelstora företag (SMB) ledare.

det är ett klokt beslut. Den tid som sparas varje vecka genom att använda bokföringsprogram på din SMB kan spara tusentals och åter tusentals dollar per år.

och att förlora tid och pengar är inte den enda risken om du sparar på redovisningsteknik; du riskerar också att förlora ditt företag.

från och med 2015 var den främsta orsaken (25%) av affärsstängningen som rapporterades av företagare låg försäljning/kassaflöde. En av de främsta funktionerna i bokföringsprogram? Att hjälpa företagsledare spåra hur mycket pengar som kommer in och går ut, så att de kan göra nödvändiga justeringar för att hålla sig flytande.

medan grundläggande bokföringsprogram (leverantörsskulder och fordringar, fakturering och löner) kan hjälpa till att hålla ditt företag flytande, kan investeringar i nästa generations bokföringsprogramvara med ny teknik hjälpa dig att hoppa över dina konkurrenter.

läs vidare för att ta reda på hur.

3 funktioner för att leta efter i framtiden för redovisning tech

oavsett om du är bland de småföretagare som planerar att investera i bokföringsprogram under de kommande åren eller att uppgradera din befintliga programvara, hjälper det att veta inte bara vad du får, men vad som finns på horisonten.

framtiden för bokföringsprogramvara kommer att se mer sömlösa, användbara integrationer, idiotsäker automatisering och revolutionerande analyser.

dessa tekniska genombrott kommer att låta SMB-ledare inte bara säkerställa den ekonomiska hälsan i sin verksamhet utan också spara tid och pengar och identifiera områden för tillväxt.

Låt oss dyka in i dessa tre områden och titta närmare på gamla problem med nya lösningar tack vare framtiden för redovisningsteknik.

mer och bättre, bokföringsintegrationer

det gamla problemet: det finns dussintals integrationer tillgängliga för din bokföringsprogramvara, men de är buggy, och ofta är den du verkligen behöver inte tillgänglig. Låt oss säga att du hittar den perfekta nya mobila betalningsappen, bara för att lära dig att integrationen du behöver för att dra betalningar direkt till din bokföringsprogramvara inte kommer att vara tillgänglig i flera år eftersom utvecklarna inte är på samma sida.

den nya lösningen: etablerade mjukvaruleverantörer arbetar nära med upstart apputvecklare för att växa sina digitala ekosystem.

en av de viktigaste sakerna att tänka på när du väljer bokföringsprogram är hur det kommer att fungera med din befintliga affärsprogramvara (t. ex., din CRM för fakturering, projektledning för budgetspårning och tidsspårning för lön).

som vi påpekade i vår bokföringsprogram köpare guide, Det finns tusentals appar och integrationer som kan förvandla din out-of-the-box bokföringsprogram till ett kraftpaket av effektivitet och ekonomisk förvaltning. Och medan integrationer är inget nytt, kan du förvänta dig att se ännu mer sömlösa integrationer under de kommande åren.

jag deltog nyligen i QuickBooks Connect i San Jose (Quick Books integreras redan med mer än 600 andra affärsappar, från PayPal till Google Kalender), och framtiden för apputvecklare ser ljus ut.

QuickBooks släpper ständigt nya verktyg och resurser för att göra det lättare för apputvecklare att bygga nya appar som gör att programvaran fungerar bättre. Titta bara på Intuits Utvecklarportal—som till och med innehåller en kraschkurs om redovisningskoncept—där mjukvarujätten har rullat ut den röda mattan för utvecklare att tinker bort.

appkatalogen i QuickBooks (källa)

varför skulle en mjukvaruutvecklare vill uppmuntra mindre utvecklare att piggyback bort av sin produkt? Eftersom det gynnar alla. QuickBooks research (som delas av Alex Barnett, ledare för Intuit Developer Group under utvecklarens kickoff på QuickBooks Connect ) visar att varje QuickBooks online-användare sparar cirka fyra timmar per vecka genom att ansluta minst en app.

här är ett exempel. Future Glory-ett San Francisco—baserat handväskföretag-integrerade QuickBooks med Shopify och PayPal för att effektivisera hela sitt finansiella system. När Future Glory får en betalning via PayPal loggas den direkt i QuickBooks utan ytterligare arbete.

även för fem år sedan krävde samma ”integration” flera ytterligare steg. ”Det ger mig en nivå av förståelse och data som jag aldrig har haft tidigare, och det ger mig en nivå av förtroende och säkerhet som jag aldrig har haft tidigare”, säger grundaren Theresa Lee.

Redovisningsautomatisering som faktiskt är automatisk

det gamla problemet: du kan automatisera enkla redovisningsprocesser som lön, men med allt det inledande arbetet och programmeringen som krävs kan du vara bättre att göra det manuellt ändå.

den nya lösningen: Robotic process automation spårar en mänsklig arbetare som utför en grundläggande redovisningsprocess som lön, sedan—genom AI och maskininlärning—lär sig reglerna så att den kan ta över kontrollerna och upprepa processen, ständigt.

Automation är bra. Det dammsuger våra hem och kör våra bilar, och snart kommer det att göra vår affärsredovisning.

nu kanske du tänker: ”men min bokföringsprogramvara erbjuder redan automatisering för saker som felkontroll och löpande löner varje vecka.”Och du kanske har rätt.

men om du någonsin har tänkt, ”den här automatiseringen är bra, men det tog säkert mycket arbete för att få det att fungera,” vänta tills du ser robotic process automation.

i ett nötskal: Robotic process automation (rpa) observerar dina virtuella handlingar (dina musklick, din dataingång, dina drag och droppar) i bakgrunden, och sedan—genom artificiell intelligens och maskininlärning—utvecklar processer för att replikera vad du har gjort. Kort sagt: RPA tar allt grunt arbete ur automatisering.

tidigare krävde redovisningsautomatisering en mänsklig programmerare att spendera tid på att skriva ett program som kontrollerar fel eller kör lön. RPA kan se dig utföra en grundläggande revision eller slutföra en lönecykel och sedan göra det åt dig nästa gång.

så när kan vi förvänta oss att RPA gör en verklig inverkan på marknaden?

Gartner förutspår att i slutet av detta år (2018) kommer ”60% av organisationer med mer än 1 miljard dollar i intäkter att ha RPA vid pilot-eller distributionsstadiet, och detta snabba antagande förväntas i organisationer av alla storlekar (fullständig rapport tillgänglig för Gartner-kunder).”

särskilt redovisningsbranschen är grundad för att anta RPA. Enligt CPA Journal, ” spänningen kring RPA är välgrundad, och redovisningsyrket omfamnar lätt denna teknik.”

ett exempel, som beskrivs i denna fallstudie från Kofax Kapok rpa software, är Arrow Electronics, som använde RPA för att automatisera sin leverantörsfaktureringsprocess.

mer insiktsfulla redovisningsanalyser

det gamla problemet: Du har massor av bokföringsdata-år, eller jämnar årtionden, av register över pengarna som flyter in och ut ur ditt företag—men det är bara en ogenomtränglig hög med siffror. Du har ingen aning om vilka insikter du ska leta efter, eller vilka affärsåtgärder du ska vidta baserat på den informationen.

den nya lösningen: Emerging analytics-tekniken kommer outtröttligt att analysera dina data bakom kulisserna, leverera handlingsbara insikter till ditt skrivbord och korrelera dina ekonomiska data med externa data extrapolerade från världen i stort för att ge nytt sammanhang.

Analytics i bokföringsprogramvara går tillbaka minst ett decennium, men har tills nyligen bara repat ytan på betydelsen bakom siffrorna. Analyser som förutspår ökad produktförsäljning i December eftersom de ökade i December förra året är inte särskilt insiktsfulla.

ditt småföretag bokföringsprogram kryllar av uppgifter om försäljning, kunder, kostnader, löner och mycket mer. Nyckeln till att växa ditt företag är dold någonstans i den informationen. Fångsten? Om du inte månsken som datavetenskapare behöver du teknik för att hjälpa dig att hitta den nyckeln.

det är där ny dataanalysteknik spelar in. Om ditt lilla företag kämpar med att söka igenom för mycket data, om du har skurat dina data och kämpar för att hitta nya insikter, eller om du hittar nya data men inte har någon aning om vad det betyder, är hjälp på väg.

enligt Gartners coola leverantörer inom Analytics, nya analysverktyg som Outlier.ai och Stratifyd hanterar dessa problem på sätt som traditionella analysverktyg inte har kunnat (fullständig rapport tillgänglig för Gartner-klienter).

Stratifyd drar externa data som vädermönster, granskningsdata och socioekonomi och korrelerar den med organisationens interna finansiella data för att extrapolera värdefulla nya insikter.

säg att du är en mjukvaruutvecklare och din bokföringsavdelning ser en minskning av försäljningen under det senaste kvartalet, Stratifyd analyserar dina granskningsdata och finner att kunderna har blivit upprörda med en ny funktion som du introducerade strax före kvartalet i fråga. Stratifyd levererar sedan en specifik röd flagga som den nya funktionen du rullade ut orsakar en minskning av försäljningen.

en Stratifyd-instrumentpanel som drar in externa granskningsdata (källa)

på samma sätt, Outlier.ai kan översätta sneda tal till förståeliga råd med vanlig engelska.

i exemplet nedan, Outlier.ai förklarar att en ny ökning av målsidans trafik kan relateras till en förändring av besökarnas demografi. I det här fallet, Outlier.ai rekommenderar att undersöka flera datakluster på samma sätt som en metalldetektor kan berätta specifikt var du ska gräva istället för att gräva upp hela din bakgård.

en Outlier.ai skärmdump som förklarar att en spik i målsidans trafik kan relateras till en förändring i demografi (källa)

Information om Capterras Toppteknologitrender för SMB-undersökning

Capterra genomförde denna undersökning i juni och juli 2018 bland 715 USA-baserade SMB med mer än en anställd och årliga intäkter på mindre än $100 miljoner. Undersökningen utesluter ideella organisationer. De kvalificerade respondenterna är beslutsfattare eller har ett betydande inflytande på besluten relaterade till inköpsteknik för deras organisation.