Ogni team HR affronta problemi sia nella gestione del proprio reparto che nell’applicazione coerente delle politiche in tutta l’azienda in generale. Ecco i primi dieci problemi che devono affrontare i team HR nel Regno Unito e come possono essere affrontati.
Retention
Molte persone pensano che il compito principale delle Risorse umane sia quello di reperire e impiegare nuovi talenti. Tuttavia, la verità è che la maggior parte delle attività HR ruotano intorno mantenendo talento esistente.
I dipendenti sono la linfa vitale di ogni azienda, fornendo le competenze e l’esperienza necessarie per mantenere alti i livelli di produttività. La tua azienda avrà anche investito tempo e denaro significativi per garantire la massima produttività laddove possibile. E la responsabilità HR chiave è quello di proteggere questo bene prezioso.
La fidelizzazione dei dipendenti è un ottimo equilibrio tra cultura aziendale, remunerazione e incentivi. Il reparto risorse umane deve fornire a ciascun dipendente la giusta combinazione di tutti e tre per soddisfare il dipendente senza compromettere gli interessi aziendali nel processo. Hanno anche bisogno di tenere registrazioni accurate di queste combinazioni per garantire che i pacchetti concordati vengano consegnati ai dipendenti.
Reclutamento
Che si tratti di integrare la forza lavoro esistente o di sostituire il personale perso per logoramento naturale, la seconda grande sfida che il dipartimento delle Risorse umane deve affrontare è l’assunzione di talenti. Trovare personale con la giusta miscela di competenze, personalità e motivazione è difficile, anche quando il pool di candidati disponibili è relativamente grande.
Che il reclutamento sia gestito esclusivamente dal dipartimento risorse Umane interno, o con l’assistenza di terzi, è essenziale che il processo sia gestito centralmente ed efficacemente. Dove ci sono dozzine di applicazioni, i dettagli di ciascuna dovranno essere registrati per la revisione e il confronto.
Una piattaforma software HR consente l’archiviazione di applicazioni, CV e dettagli di contatto per una facile analisi e confronto. A seconda delle politiche di conservazione dei dati aziendali, le applicazioni possono essere archiviate per mesi o anni in previsione della disponibilità di nuovi ruoli in quel periodo.
Come ulteriore vantaggio, avere i dettagli di una selezione di candidati idonei disponibili per una facile considerazione riduce i costi di reclutamento futuri e riduce il tempo necessario per colmare un divario di competenze. Accelerare il processo di reclutamento in questo modo impedisce cali di produttività e morale.
Produttività
Con i problemi di organico della forza lavoro ordinati, il team delle risorse umane deve quindi esaminare i livelli di produttività per garantire che l’azienda funzioni in modo efficiente. Dove la produttività è bassa, HR ha bisogno di sapere se il problema è causato da cattive pratiche di lavoro o la mancanza di risorse.
Questa determinazione viene spesso effettuata eseguendo uno studio del tempo e del movimento (T& M) per definire chi fa cosa e come. Questo studio può quindi essere utilizzato per identificare potenziali guadagni di efficienza e aprire la strada a futuri investimenti di capitale per migliorare la produttività e le condizioni.
Utilizzando una piattaforma software HR integrata, il senior management e il team HR possono archiviare e analizzare i dati T & M in modo collaborativo. Il sistema HR può anche conservare questi dati per fornire un contesto storico per studi successivi per fornire un punto di riferimento e misurare con precisione i miglioramenti apportati.
Formazione e conformità
La formazione è un aspetto essenziale dello sviluppo dei dipendenti, sia per la propria formazione, ma anche per garantire di continuare a ottenere il meglio dalla vostra forza lavoro. Alcuni ruoli richiedono una formazione e una certificazione ufficiali, come la registrazione CORGI per gli installatori di gas, molti dei quali hanno anche una durata di vita per il rinnovo.
Sebbene il dipendente abbia una certa responsabilità nel tenere traccia delle proprie registrazioni professionali, se la tua azienda si basa sulle proprie competenze certificate, ha senso tenere traccia di queste informazioni per i propri record. Se la tua azienda ha accettato di pagare gli esami o le tasse di registrazione, puoi tenere traccia di quando questi pagamenti sono dovuti. È inoltre possibile avvisare il dipendente coinvolto, pianificare la copertura per l’assenza durante gli esami e organizzare i pagamenti per evitare decadimenti.
Anche quando la formazione avviene internamente, la registrazione della frequenza dei corsi in un sistema HR centrale consente una valutazione immediata delle competenze della forza lavoro e della conformità normativa. Ogni membro del personale ha ricevuto la propria formazione completa? Qualcuno ha perso la formazione annuale di allarme antincendio e ha bisogno di un aggiornamento? I candidati alla promozione interna hanno completato tutti i corsi pertinenti per il nuovo ruolo? Mantenere i dettagli della formazione può aiutare a rispondere a tutte queste domande e altro ancora.
Salute e sicurezza
La tua azienda è tenuta a registrare i dettagli delle informazioni sulla salute e la sicurezza per motivi legali, simili al mantenimento di registrazioni sulle qualifiche professionali e l’appartenenza a organismi commerciali. Salute e sicurezza record aiutano a mantenere i dipendenti al sicuro sul posto di lavoro e garantire che l’azienda sta soddisfacendo i suoi obblighi legali nei confronti di loro e il pubblico.
Ogni volta che si pone un problema di salute e sicurezza, HR è chiamato a dimostrare che l’azienda ha fatto tutto ciò che ci si aspetta da esso. Se la prova non può essere mostrata, l’azienda è a rischio di conseguenze legali e multe.
Ancora una volta, il modo per mitigare tali problemi è attraverso l’uso di registrazioni accurate dei corsi frequentati, documenti rilasciati, e qualsiasi altra cosa specifica per la legislazione di salute e sicurezza che la vostra azienda fa come una questione di corso. Se un dipendente frequenta qualsiasi corso volto ad aumentare la propria sicurezza personale e quella delle persone intorno a loro, i dettagli devono essere registrati in caso di query o controversia in futuro.
Poiché la frequenza dei corsi e la formazione sono strettamente legate ai registri generali dei dipendenti, il dipartimento delle risorse umane è il più attrezzato per registrare queste informazioni. E il software HR utilizzato in tutta la tua azienda unifica i dati di salute e sicurezza con i record dei dipendenti per il recupero e l’analisi facili e veloci.
Discriminazione e diversità
Se la tua azienda ha un coinvolgimento con settori pubblici o ha una politica aziendale in materia di diversità, dovrai essere in grado di dimostrare i tuoi impegni con fatti concreti di volta in volta. Quando un’azienda pubblicizza impegni a favore della diversità e il desiderio di ridurre la discriminazione, essi saranno tenuti a dimostrare i loro progressi verso questi obiettivi.
Per evitare che queste richieste si trasformino in un censimento affrettato della forza lavoro, ha senso registrare i dati demografici quando viene assunta una nuova recluta. Come parte del contratto di lavoro, è possibile aggiungere un semplice set di caselle di spunta per registrare dati demografici e di diversità, che devono essere archiviati con i record dei dipendenti nel sistema HR.
È anche importante registrare eventuali incidenti sul posto di lavoro che sembrano comportare qualsiasi forma di discriminazione. La tua azienda può quindi svolgere azioni disciplinari basate sulle politiche aziendali e dimostrare ulteriormente l’impegno a questi principi fondamentali. Il tuo software HR dovrebbe anche aiutare a verificare rapidamente se il personale sospettato di partecipare ad attività discriminatorie ha accettato di agire in conformità con le politiche aziendali come parte dei loro contratti di lavoro.
Disciplina
La disciplina è sempre uno dei problemi meno popolari da affrontare sul posto di lavoro, e anche il punto in cui il dipartimento delle risorse umane può aiutare a risolvere gli incidenti in modo soddisfacente per datore di lavoro e dipendenti. Il processo disciplinare richiede molte prove e il dipartimento delle risorse umane dovrà spesso ottenere dichiarazioni, record e altri dati di supporto per risolvere i problemi legalmente ed eticamente, il che richiede molto tempo.
È quindi importante tenere registrazioni accurate di qualsiasi problema disciplinare, per garantire che il problema sia affrontato correttamente. Ciò include i verbali delle riunioni, le lettere tra i rappresentanti dei datori di lavoro, dei lavoratori e dei sindacati e le eventuali attività di follow-up che devono essere intraprese. Queste registrazioni forniscono anche un punto di riferimento per garantire che tutte le parti rispettino gli obblighi concordati in caso di ulteriori controversie.
Come prima, questi record devono essere facilmente memorizzati e recuperati, insieme a tutti i dettagli del contratto pertinenti. Utilizzando un sistema HR integrato che supporta il processo, gran parte della raccolta di prove è semplificata, contribuendo a ridurre gran parte della noia e il tempo associato alla risoluzione dei problemi di disciplina.
Outsourcing
Liberi professionisti e contratti forniscono un modo attraente per aumentare le competenze e le capacità della forza lavoro aziendale, senza la necessità di assumere in modo permanente nuovo personale. Ciò è particolarmente rilevante per progetti e contratti che richiedono conoscenze specialistiche, ma che difficilmente diventeranno una parte di routine delle esigenze aziendali.
Tuttavia, i dipendenti in outsourcing presentano nuove sfide quando cercano di garantire che soddisfino gli standard e i requisiti interni. Detengono qualifiche o appartenenze al corpo industriale? Hanno subito una formazione standard di induzione aziendale? Potrebbe essere necessario conoscere questo tipo di informazioni ad un certo punto in futuro, anche se non sembra particolarmente rilevante all’inizio del loro contratto.
Allo stesso modo in cui si registrano i dettagli di occupazione del personale permanente, è essenziale mantenere le stesse informazioni su appaltatori, consulenti e dipendenti in outsourcing. Il vostro sistema HR ideale dovrebbe consentire di mantenere i record chiaramente etichettati di personale temporaneo per un facile recupero in caso di una controversia futura. O anche solo per rendere più facile per ri-assumere le stesse persone in futuro.
Payroll
La responsabilità per il libro paga cade tra i compiti dei conti e dei dipartimenti delle risorse umane, spesso portando a problemi con pagamenti accurati al personale. HR mantiene record su stipendio, benefici, bonus e allegati dei guadagni, mentre i conti hanno il compito di effettuare effettivamente i pagamenti. Ciò crea una potenziale disconnessione che può portare al ritardo del libro paga o ai dipendenti che ricevono le somme sbagliate nel loro pacchetto salariale.
Per mantenere il morale e prevenire futuri problemi di paga, il vostro business dovrebbe indagare il potenziale di utilizzare una soluzione dedicata libro paga che si interfaccia direttamente con il software HR e sistema di account. Unendo elettronicamente entrambi i reparti, la maggior parte dei mal di testa manuali associati alla retribuzione può essere risolta automaticamente.
Il software dedicato per il libro paga aiuta a garantire che il personale venga pagato ciò a cui ha diritto, quando se lo aspetta. Il tuo reparto risorse umane beneficerà anche di una riduzione delle query, contribuendo a distribuire meglio il carico di lavoro per tutto il resto del mese.
Query dei dipendenti
Il reparto risorse umane fornisce l’interfaccia tra “l’azienda” e il personale. Ciò significa che quando si tratta di problemi occupazionali, controversie o domande relative al lavoro, il reparto HP è il punto di prima richiesta.
Trattare domande su retribuzione, vantaggi e revisioni della gestione delle prestazioni su base ragionevolmente regolare è di routine, ma anche estremamente dispendioso in termini di tempo, in particolare quando i dati non sono prontamente disponibili. Ogni volta che un membro del dipartimento risorse umane ha bisogno di inseguire un dettaglio di pagamento, o le specifiche di una variazione di contratto, non sono in grado di concentrarsi su una qualsiasi delle loro altre responsabilità.
Un sistema HR dedicato mantiene centralizzati i dati di occupazione pronti per un facile recupero e riducendo significativamente il tempo necessario per rispondere a ogni query. Il sistema più avanzato consente l’accesso in stile “self-service” ad alcuni dati, consentendo al personale di rispondere a molte delle proprie domande più basilari.
Facile accesso ai dati è la chiave per le risoluzioni
Il team HR si occupa di tutti i tipi di problemi, ma la chiave per risolverli rapidamente è la stessa nella maggior parte dei casi – facile accesso ai dati rilevanti. In quasi tutti i casi, un sistema HR e payroll completo fornirà gli strumenti di archiviazione, recupero e analisi necessari per rispondere ai problemi occupazionali e migliorare l’efficienza dipartimentale in generale.