Una guida di base per i siti di progetto in SharePoint Online

SharePoint Online è uno strumento incredibilmente potente che consente agli utenti di riunirsi e collaborare su qualsiasi numero di cose. Attraverso l’uso di siti di progetto, il tuo team può riunirsi e lavorare su progetti in modo efficace senza problemi. Quindi, diamo un’occhiata a quali siti di progetto sono in SharePoint Online e cosa devi fare per iniziare a usarli.

Che cos’è un sito di progetto in SharePoint Online

Un sito di progetto SharePoint è un tipo di sito hub che fornisce uno spazio per i team di riunirsi per lavorare e gestire i progetti. Il modello di base del sito pronto all’uso per un sito di progetto è molto simile a un sito del team. In realtà, condividono molte delle stesse funzioni. Tuttavia, un sito del progetto è diverso in quanto viene fornito con una web part di riepilogo del progetto collegata a un elenco di attività predefinito. Questa web part fa in modo che quando un elemento viene aggiunto all’elenco delle attività, SharePoint visualizzerà automaticamente nel Riepilogo del progetto. Questo crea una dashboard centrale che puoi utilizzare per monitorare rapidamente i tuoi progressi e visualizzare la timeline dei progetti su cui stai lavorando.

Perché utilizzare un sito di progetto SharePoint

Un sito di progetto in SharePoint Online è un ottimo strumento per il monitoraggio e la gestione dei progetti. In aggiunta a quanto descritto sopra, utilizzando un sito di progetto SharePoint, si otterrà l’accesso ai seguenti vantaggi:

• Una timeline visiva per le attività del progetto.
• Pianificazione delle attività del progetto.
• Libreria di progetto per la memorizzazione di documenti pertinenti.
• Notebook per catturare e organizzare rapidamente le informazioni sul progetto.
• Condividi calendario per eventi di squadra.

Tutti questi consentono di avere una comprensione dettagliata di ciò che sta accadendo con un particolare progetto. In questo modo, puoi assicurarti che tutti i membri del tuo team sappiano cosa devono fare e che siano in attività.

Un sito di progetto è meglio utilizzato per un progetto specifico con un obiettivo specifico. Se stai cercando un sito più collaborativo, ti consigliamo di utilizzare un sito del team in quanto è più adatto a questo. Un sito di progetto in SharePoint Online deve essere utilizzato solo per il monitoraggio e lavorare sul progetto, altrimenti si rischia di ottenere le cose confuse e distrarre le persone dal suo scopo.

Come creare un sito di progetto in SharePoint Online

1. Fare clic su Impostazioni e quindi su Contenuto del sito.
2. In Sottositi, fare clic su Nuovo sottosito.
3. In Titolo e descrizione, assegnare al nuovo sito del progetto un titolo che corrisponda al nome del progetto. se lo desideri, fornisci una breve descrizione del sito.
4. In Indirizzo sito Web, fornire la parte dell’URL che verrà utilizzata per il sito del progetto.
5. In Selezione modello, fare clic su Sito del progetto.
6. In Autorizzazioni, è possibile scegliere se si desidera che il nuovo sito utilizzi le stesse autorizzazioni del sito padre o le proprie autorizzazioni univoche.
7. A seconda della versione di SharePoint in uso, è possibile visualizzare la Navigazione. Qui è possibile scegliere di visualizzare il sottosito del progetto nel pannello Avvio rapido.
8. In Ereditarietà di navigazione, scegliere se utilizzare la barra di collegamento in alto dal sito padre nel sito del progetto.
9. Fare clic su Crea per creare il nuovo sito del progetto.

Suggerimenti per la gestione di un sito di progetto SharePoint

Mentre la creazione di un sito di progetto in SharePoint Online è facile, la gestione di uno nel corso della sua vita può essere un po ‘ complicato. Ecco alcuni suggerimenti che è possibile utilizzare per rendere il processo molto più facile.

Struttura il sito del progetto

È necessario riflettere attentamente sul contenuto aggiunto al sito del progetto SharePoint Online. In particolare, è necessario pensare a come è strutturato. I membri del team dovrebbero trovare facile navigare i contenitori principali. Si consiglia di disporre il sito del team con una gerarchia semplice che rende facile trovare i documenti sono risorse che il team sta cercando.

Personalizza la navigazione del sito

Non ci sono due siti di progetto che devono navigare nello stesso modo. La navigazione sul sito del progetto deve corrispondere al modo in cui il team utilizza il sito. Si consiglia di modificare la navigazione del sito in un modo che rende facile per gli utenti di trovare il loro modo per aggirare. Questo assicura che nessuno deve lottare con perdersi o affrontare il mal di testa di cercare di trovare documenti importanti su un sito disorganizzato.

Crea un piano

Devi pianificare il tuo progetto in anticipo in modo da poter sapere come verrà utilizzato il sito del tuo progetto. Queste informazioni dovrebbero informare come costruire e strutturare il sito del progetto SharePoint. È possibile assicurarsi di non perdere tempo a creare funzionalità estranee nel sito che potrebbero non essere mai utilizzate durante il ciclo di vita del progetto.

Fai attenzione alle attività

L’utilizzo di attività e attività secondarie può essere un ottimo modo per far sapere alle persone cosa dovrebbero fare e quando dovrebbero farlo. Legando al nostro suggerimento precedente, è necessario pianificare questi fuori prima del tempo in modo da non assegnare compiti estranei. Non vuoi sovraccaricare il tuo team con una grande quantità di attività che potrebbero finire per non essere rilevanti per il progetto complessivo.

Sollecita feedback

È importante sollecitare feedback dal tuo team. In questo modo, è possibile assicurarsi che il sito è impostato in modo che possano utilizzare e utilizzare in modo efficace. Questo ti dà la possibilità di modificare il tuo sito per riflettere l’utilizzo e farlo in modo che nessuno stia lottando per utilizzare il sito del progetto.

Chiudere il sito al termine

Una volta che il progetto è stato finalizzato e spedito, si consiglia di chiudere il sito del progetto. Ciò comporta la chiusura di tutte le attività, l’aggiunta di un rapporto finale sullo stato del progetto e quindi l’aggiornamento della documentazione secondo necessità. In questo modo, è possibile garantire che il sito sia correttamente archiviato e in grado di essere rivisto in un secondo momento.

Analizza le prestazioni

Una volta chiuso il sito del progetto, ti consigliamo di eseguire un “post-mortem” sul progetto. In questo modo, puoi analizzare come è andato il progetto, come è stato eseguito il sito del progetto e cosa puoi fare in futuro per migliorare uno di questi insieme al tuo team.

Conclusione

I siti di progetto in SharePoint Online sono un ottimo strumento per collaborare e gestire i progetti. Assicurati di fare riferimento a ciò che abbiamo scritto sopra in modo da poter iniziare a utilizzare i siti di progetto di SharePoint di base oggi.

Puoi trovare altri tutorial di SharePoint come questo sul nostro blog, quindi assicurati di controllare tutti i giorni. Se sei interessato, puoi anche iscriverti alla nostra mailing list e ricevere una mail ogni volta che pubblichiamo un nuovo blog.