odmítli byste možnost opustit nudnou práci, která vám platila? My QuickBooks proadvisors® víme, že to není tak snadné. Vždy existuje „úlovek“.“Ale co když „úlovek“ byl něco, co prospělo vašemu podnikání? Byl byste zvědavý? Pokud ano, pak čtěte dál.
dovolte mi vrátit se o několik let, konkrétně do roku 2001. Byl jsem najat, abych pracoval se svým prvním stavebním klientem QuickBooks®. Mým úkolem bylo vyškolit zaměstnance a pomoci jim dostat jejich procesy do pořádku. Pracovní slovo je “ procesy.“Co jsem věděl o procesech dodavatele? Vzpomínám si na několik procesů, chtěli pomoci s:
- Vytvoření WIP plán
- Odeslání Čerpá do banky
- Sledování Zástavního práva, Prominutí pro podpis od dodavatelů
dal jsem na úsměv, požádal je, aby vysvětlil, co tyto pojmy mysli a slíbil, že klient bych výzkumu, jak co nejlépe vyhovoval jejich specifickým potřebám. Pamatuji si, že jsem poskytoval slevu na svůj čas, a ten den jsme si vytvořili důvěryhodný vztah.
rychlý posun vpřed do dneška: z té jedné schůzky, jsem vytvořil profesionální výklenek pro sebe, školení na správné používání QuickBooks pro Dodavatele, stejně jako další stavební software solutions. Jednoduše řečeno: „miluji stavebnictví.“
pravděpodobně se ptáte, co to má společného s opuštěním nudné práce? Dovolte mi Navrhnout, že pokud zjistíte, že se nudíte učením uživatelů QuickBooks, jak zadat a zaplatit účet dodavatele,pak začněte pracovat s dodavateli.
stavebnictví má velmi specifické pracovní procesy, které vyžadují pozornost. Některé z těchto procesů jsou zpracovány pomocí doplňků QuickBooks pro stolní počítače, zatímco jiné úkoly lze spravovat pomocí QuickBooks, když je software správně nastaven.
Společné workflow procesy jedinečný ve stavebnictví patří:
- Odhad projektu,
- Plánování projektu časová osa
- Sběr nabídek od dodavatelů pro obchod práce na projektu
- Sledování rozpočtu vs. skutečné hodnoty pro projekt
- Řízení změn požadavků na projekt
Zatímco QuickBooks pro Dodavatele není určen k řídit každý z těchto úkolů, pochopení toho, jak váš klient zpracovává tyto vám pomůže správně nastavit QuickBooks pro jejich specifické potřeby podávání zpráv.
Abychom vám pomohli začít, zde jsou mé pět jednoduchých kroků k použití QuickBooks Desktop pro Dodavatele software efektivně:
Krok 1: Cíleně Používat Všechny QuickBooks Seznamy
osnova
Graf Účet seznam je to, co váš klient bude používat k dokumentu společnosti Aktiv, Závazků, Výnosů a Nákladů na jejich podnikání daňové přiznání. Chcete-li upravit nebo přidat do účtové osnovy, vyberte na panelu nabídek seznamy > Účtová osnova. Prohlédněte si účtovou osnovu vašeho klienta – mají náklady na prodané zboží typy účtů? Měly by to být obecně pojmenované účty, jako je materiál, práce, zařízení, subdodavatel a další, které představují typické náklady na prodané zboží pro stavební společnost. Nepoužívejte seznam účtů pro obchody, které najmou k dokončení svých projektů, protože ty patří do seznamu položek diskutovaného dále.
seznam položek
pro každý projekt, který váš klient nabízí, pravděpodobně vytvořili seznam svých odhadovaných nákladů na papíře pomocí aplikace Microsoft Excel nebo jiného programu. Typicky, bez ohledu na položky jsou na tomto seznamu bude také dobře fungovat pro ně v QuickBooks. Na panelu nabídek vyberte seznamy > seznam položek. Většina vytvořených položek bude typu služby.
pokud váš klient nakupuje produkty, které jsou odeslány přímo na pracoviště, může také vybrat jako typ položky ne-inventář. Položky inventáře používejte pouze v případě, že budou materiály ukládat a později budou tyto materiály uvádět na fakturu zákazníka při prodeji.
seznam položek by měl být tak podrobný, jak je váš klient ochoten sledovat skutečné náklady na rozpočtované náklady. Pokud je seznam rozpočtu příliš podrobný, sledování skutečného rozpočtu bude časově náročnější. Začněte tedy v malém a přidejte do seznamu, jak vidíte, že váš zákazník potřebuje podrobnější zprávy o práci.
Krok 2: přizpůsobte nastavení zákazníka a úlohy
zákazník a/nebo zákazník: práce?
často se mě ptají: „musím nastavit zákazníky nebo zákazníky a pracovní místa v QuickBooks?“To opravdu záleží na podnikání. Pokud je například váš klient cílem maloobchodního řetězce a pracuje na více místech obchodu, pak by cílem byl zákazník a obchod č. 1 by byl úkolem. Kliknutím na zákaznické centrum na panelu ikon vytvoříte zákazníky i pracovní místa zákazníků. Pokud však poskytují služby pouze pro jedno pracovní místo pro zákazníka, mohou zákazníka pouze použít.
zákazník nebo typ úlohy
poskytuje jejich podnikání jak nové stavební, tak Předělávací služby? Toto jsou typické příklady použití polí typu zákazníka nebo úlohy k segmentování jejich hlášení QuickBooks pro účely správy. Vytvořte typy zákazníků nebo úloh z nabídky seznamy > zákazník & Seznamy profilů dodavatelů. Poté vyberte zákazníka nebo úlohu v Zákaznickém centru a typ přiřaďte na kartě Další informace.
detaily úlohy
u úlohy vybrané v Zákaznickém centru vyberte možnost Upravit úlohu. Volitelně přidejte stav, datum zahájení, předpokládaný konec a další podrobnosti do záznamu úlohy na kartě Informace o úloze. Některé z těchto přiřazených informací lze filtrovat v přehledech.
Krok 3: přiřaďte náklady na práci
Vytvořte odhad
na domovské stránce vyberte odhady. Zadejte zákazníka nebo zákazníka: úloha a řádek po řádku, přiřaďte náklady dříve vytvořeným položkám. Zadejte množství a sazbu, kde sazba je skutečná cena bez přirážky, režie nebo zisku. Sloupec značkování je důležitý při prohlížení rozpočtu vs. skutečné zprávy. Ve sloupci značení přiřaďte částku dolarové přirážky, například 10 USD nebo procento, například 20 procent. Váš klient může přiřadit tyto na každém řádku (přednostní), nebo jako samostatné řádky, na odhadu.
použijte položky na výdajových transakcích
při zadávání účtu nebo formuláře pro kontrolu zápisu použijte kartu Položky. Náklady zaznamenané na kartě Položky budou porovnány s částkou sloupce celkem na odhadu formuláře v odhadech práce vs. skutečné zprávy.
Krok 4: Faktura Workflow
faktura z odhadu
existuje několik přijatelných způsobů fakturace zákazníka v QuickBooks. Budete se muset zeptat každého z vašich klientů, jakou metodu v současné době používají. Aby odhady úlohy vs. skutečné zprávy poskytly přesné podrobnosti, musíte vytvořit faktury z podrobností řádku v odhadu. Otevřete odhad a vyberte Vytvořit fakturu.
průběh fakturace
možná, že podnikání vašeho klienta musí fakturovat zákazníka v „fázích“, běžně označovaných jako platební aplikace nebo losování. QuickBooks je také mohou připravit. V nabídce Upravit, Předvolby vyberte úlohy & odhady. Na kartě Předvolby společnosti vyberte radiální tlačítko “ Ano “ pro fakturaci postupu.
při vytváření faktury pomocí fakturace postupu nezapomeňte vybrat šablonu fakturace postupu (vpravo nahoře v okně Vytvořit faktury).
Krok 5: odeslat včasné & přesné hlášení
Chcete-li vyhledat zprávy dostupné pro hlášení úloh, vyberte zprávy, úlohy, čas & najetých kilometrů. V QuickBooks pro Dodavatele Desktop, budete mít 14 unikátních zpráv, včetně Práce Ziskovosti Přehled a Detail, Práci Odhady vs. Aktuální Přehled a Detail, a Zisk & Ztráty Zaměstnání. V QuickBooks Enterprise, budete mít další dvě zprávy: Job WIP (práce v procesu) shrnutí a spáchal náklady podle úlohy.
jste nyní připraveni opustit „nudné“ za sebou a přijmout výzvu práce s dodavateli pomocí QuickBooks? Zjistíte, že toto odvětví je náročné a zároveň finančně prospěšné.
Klikněte zde pro příjem e-mailu s odkazem ke stažení zdarma QuickBooks for Contractors Report Sampler, včetně přidání QuickBooks Enterprise reports. Zatímco tento dokument byl připraven před lety, dělá dobrou práci a poskytuje podrobný pohled na dostupné zprávy.