te bedienen zou u de mogelijkheid afwijzen om een saaie baan te verlaten die u betaalde? Wij QuickBooks ProAdvisors® weten dat het niet zo eenvoudig is. Er is altijd een “addertje onder het gras.”Maar, wat als de “vangst” was iets dat ten goede kwam aan uw bedrijf? Zou je nieuwsgierig zijn? Zo ja, lees dan verder.
laat ik een paar jaar teruggaan, met name naar het jaar 2001. Ik werd ingehuurd om te werken met mijn eerste QuickBooks® bouwklant. Mijn taak was om het personeel te trainen en hen te helpen hun processen op orde te krijgen. Het werkwoord is er ” processen.”Wat wist ik van de processen van een aannemer? Ik herinner me een paar van de processen die ze wilden helpen met:
- een wip-schema aanmaken
- Draws indienen bij banken
- volgen van Lien-ontheffingen voor ondertekening door leveranciers
ik glimlachte, vroeg hen uit te leggen wat deze termen betekenen en beloofde de klant dat ik zou onderzoeken hoe het beste aan hun specifieke behoeften kan worden voldaan. Ik herinner me dat ik korting gaf voor mijn tijd, en we vormden een vertrouwensrelatie die dag.
snel vooruit naar vandaag: van die ene afspraak, heb ik een professionele niche voor mezelf gevormd, opleiding over het juiste gebruik van QuickBooks voor aannemers, evenals andere bouwsoftware oplossingen. Simpel gezegd: “Ik hou van de bouwsector.”
u vraagt zich waarschijnlijk af, wat heeft dit te maken met het verlaten van een saaie baan? Laat me voorstellen dat als je merkt dat je steeds verveeld met het leren van QuickBooks gebruikers hoe in te voeren en te betalen een leverancier factuur, dan beginnen te werken met aannemers.
de bouwsector heeft zeer specifieke werkprocessen die aandacht behoeven. Sommige van deze processen worden behandeld met QuickBooks Desktop add-ons, terwijl andere taken kunnen worden beheerd met QuickBooks wanneer de software goed is ingesteld.
gemeenschappelijke workflowprocessen die uniek zijn voor de bouw:
- het schatten van een project
- het plannen van een projecttijdlijn
- het verzamelen van biedingen van leveranciers voor handelswerk aan het project
- het volgen van budget vs. actuals voor het project
- wijzigingsverzoeken beheren voor het project
hoewel QuickBooks voor contractanten niet is ontworpen om elk van deze taken te beheren, helpt inzicht in hoe uw client hiermee omgaat u QuickBooks correct in te stellen voor hun specifieke rapportagebehoeften.
om u te helpen aan de slag te gaan, hier zijn mijn vijf eenvoudige stappen om QuickBooks Desktop for Contractors software effectief te gebruiken:
Stap 1: Gebruik doelbewust alle QuickBooks-lijsten
Rekeningafbeelding
de Rekeningafbeelding is wat uw cliënt zal gebruiken om de activa, verplichtingen, inkomsten en uitgaven van het bedrijf te documenteren op zijn bedrijfsbelastingaangifte. Als u het rekeningenschema wilt wijzigen of toevoegen, selecteert u lijsten > Rekeningenschema in de menubalk. Controleer uw klant ‘ S grafiek van de rekeningen-hebben ze kosten van goederen verkocht account types? Dit moeten algemene named accounts, zoals materiaal, arbeid, apparatuur, onderaannemer en anderen die typische kosten van verkochte goederen rekeningen voor een bouwbedrijf vertegenwoordigen. Gebruik niet de grafiek van de rekeningen lijst voor de transacties die zij huren om hun projecten te voltooien, als die behoren tot de Item lijst besproken volgende.
Items List
voor elk project waarop uw cliënt biedthebben zij waarschijnlijk een lijst van hun geraamde kosten op papier gemaakt, met behulp van Microsoft Excel of een ander programma. Typisch, welke items zijn op deze lijst zal ook goed werken voor hen in QuickBooks. Selecteer in de menubalk lijsten > Items lijst. De meeste items die worden gemaakt, zijn van een servicetype.
als uw klant producten koopt die rechtstreeks naar de vacaturesite worden verzonden, kunnen ze ook niet-inventaris selecteren als itemtype. Gebruik alleen voorraadartikelen als ze de materialen opslaan en later op een klantfactuur plaatsen wanneer ze worden verkocht.
de lijst met items moet zo gedetailleerd zijn als uw klant bereid is om de werkelijke kosten te volgen tot de begrote kosten. Als de begrote lijst te gedetailleerd is, zal het volgen van de feitelijke begroting meer tijdrovend zijn. Zo, begin klein en voeg toe aan de lijst als je ziet dat uw klant nodig meer gedetailleerde job rapporten.
Stap 2: Klant-en taakinstellingen aanpassen
klant en / of klant: taak?
vaak wordt mij gevraagd: “moet Ik klanten of klanten en banen in QuickBooks instellen?”Het hangt echt af van het bedrijf. Bijvoorbeeld, als uw klant is de retail keten doel, en ze werken op meerdere winkellocaties, dan doel zou de klant en Store #1 zou de baan. Klik op het Customer Center op de pictogrambalk om zowel klanten als banen van klanten te creëren. Echter, als ze alleen diensten voor een job site voor een klant, dan kunnen ze gewoon gebruik maken van de klant.
klant of Beroepstype
biedt hun bedrijf zowel nieuwbouw als verbouwing? Dit zijn typische voorbeelden van het gebruik van de klant of Job type velden te segmenteren hun QuickBooks rapportage voor managementdoeleinden. Maak de klant – of taaktypen aan in het menu lijsten > klant & leveranciersprofiel lijsten. Selecteer vervolgens een klant of taak in het klantencentrum en wijs het type toe op het tabblad Extra Info.
Job Details
als u een taak hebt geselecteerd in het klantencentrum, selecteert u taak bewerken. Voeg eventueel Status, Begindatum, geprojecteerd einde en andere details toe aan de taakrecord op het tabblad Taakinfo. Sommige van deze toegewezen informatie kan worden gefilterd in rapporten.
Stap 3: werkkosten toewijzen
Maak een schatting
selecteer schattingen op de startpagina. Voer de klant of klant in: Taak en rij voor rij, wijs kosten toe aan de eerder gemaakte items. Voer een hoeveelheid en tarief in, waarbij het tarief de werkelijke kosten is zonder enige opmaak, overhead of winst. De Markup kolom is belangrijk bij het bekijken van de begroting vs. werkelijke rapporten. Wijs een opmaakbedrag in dollar toe, zoals $10, of een percentage, zoals 20 procent, in de Opmaakkolom. Uw klant kan deze toewijzen op elke rij (voorkeur), of als aparte rijen, op de schatting.
gebruik posten op onkostentransacties
bij het invoeren van een factuur of een Schrijfcheckformulier, gebruik het tabblad Items. Kosten die worden geregistreerd op het tabblad Items zullen worden vergeleken met de kolom Bedrag totaal op de schatting formulier in de Job schattingen vs.werkelijke rapporten.
Stap 4: Factuurworkflow
factuur van de schatting
er zijn verschillende aanvaardbare methoden om een klant te factureren in QuickBooks. U moet elk van uw klanten vragen welke methode ze momenteel gebruiken. Voor de taak schattingen vs. werkelijke rapporten om nauwkeurige details te bieden, moet u uw facturen te maken van de lijn details op de schatting. Open een offerte en selecteer factuur maken.
Voortgangsfactuur
misschien moet uw klant de klant factureren in “stages”, meestal aangeduid als Pay Applications of Draws. QuickBooks kan deze ook voorbereiden. Selecteer taken & schattingen in het menu Bewerken Voorkeuren. Op het tabblad Bedrijfsvoorkeuren, selecteert u de radiale knop ” Ja ” voor Voortgangsfacturering.
bij het maken van een factuur met behulp van Voortgangsfacturering, zorg ervoor dat u een Voortgangsfacturatiesjabloon kiest (rechtsboven in het venster Facturen maken).
Stap 5: tijdig indienen & nauwkeurige rapportage
om rapporten te vinden die beschikbaar zijn voor taakrapportage, selecteert u rapporten, taken, tijd & kilometerstand. In QuickBooks for Contractor Desktop hebt u 14 unieke rapporten, waaronder samenvatting en Detail van de winstgevendheid van de taak, ramingen van de taak versus werkelijke samenvatting en Detail, en winst & verlies per taak. In QuickBooks Enterprise heb je nog twee rapporten: Job WIP (Work In Process) samenvatting en toegezegde kosten per Job.
bent u nu klaar om “saai” achter u te laten en de uitdaging aan te gaan om met aannemers te werken met behulp van QuickBooks? U vindt de industrie uitdagend en financieel lonend op hetzelfde moment.
Klik hier om een e-mail te ontvangen met een link om uw gratis QuickBooks for Contractors Report Sampler te downloaden, inclusief de toevoeging van de QuickBooks Enterprise reports. Hoewel dit document jaren geleden is opgesteld, biedt het een goed overzicht van de beschikbare verslagen.