¿Rechazaría la oportunidad de dejar un trabajo aburrido que le estaba pagando? Nosotros, los asesores de QuickBooks®, sabemos que no es tan fácil. Siempre hay un «catch.»Pero, ¿y si la «captura» fuera algo que beneficiara a su negocio? ¿Tienes curiosidad? Si es así, sigue leyendo.
Permítanme retroceder unos años, específicamente al año 2001. Me contrataron para trabajar con mi primer cliente de construcción QuickBooks®. Mi trabajo era capacitar al personal y ayudarlos a poner en orden sus procesos. La palabra de trabajo allí es «procesos».»¿Qué sabía de los procesos de un contratista? Recuerdo algunos de los procesos con los que querían ayuda:
- Crear un programa WIP
- Enviar sorteos a bancos
- Rastrear Exenciones de gravámenes para la firma de proveedores
Sonreí, les pedí que explicaran lo que significaban estos términos y prometí al cliente que investigaría la mejor manera de satisfacer sus necesidades específicas. Recuerdo haber hecho un descuento por mi tiempo, y ese día formamos una relación de confianza.
Avance rápido hasta hoy: a partir de esa sola cita, he formado un nicho profesional para mí, capacitándome en el uso adecuado de QuickBooks para contratistas, así como otras soluciones de software de construcción. En pocas palabras, » Me encanta la industria de la construcción.»
Probablemente te estés preguntando, ¿qué tiene que ver esto con dejar un trabajo aburrido? Permítame sugerirle que si se aburre de enseñar a los usuarios de QuickBooks cómo ingresar y pagar una factura de proveedor, comience a trabajar con contratistas.
La industria de la construcción tiene procesos de trabajo muy específicos que necesitan atención. Algunos de estos procesos se manejan con complementos de escritorio de QuickBooks, mientras que otras tareas se pueden administrar con QuickBooks cuando el software está configurado correctamente.
Los procesos de flujo de trabajo comunes exclusivos de la industria de la construcción incluyen:
- Estimación de un proyecto
- Programación de un cronograma del proyecto
- Recopilación de ofertas de proveedores para trabajos comerciales en el proyecto
- Seguimiento del presupuesto vs. datos reales para el proyecto
- Administrar solicitudes de cambio para el proyecto
Aunque QuickBooks para contratistas no está diseñado para administrar cada una de estas tareas, comprender cómo las maneja su cliente le ayudará a configurar QuickBooks adecuadamente para sus necesidades específicas de informes.
Para ayudarlo a comenzar, estos son mis cinco pasos simples para usar el software QuickBooks Desktop para contratistas de manera efectiva:
Paso 1: Use a propósito Todas las Listas de QuickBooks
Plan de Cuentas
El Plan de Cuentas es lo que su cliente usará para documentar los Activos, Pasivos, Ingresos y Gastos de la compañía en su declaración de impuestos comerciales. Para modificar o agregar al plan de cuentas, seleccione Listas > Plan de cuentas en la barra de menús. Revise el Plan de Cuentas de su cliente: ¿tienen tipos de cuentas de Costo de Bienes Vendidos? Estas deben ser cuentas con nombre general, como Materiales, Mano de Obra, Equipos, Subcontratistas y otras que representan el costo típico de las cuentas de Bienes Vendidos para una empresa de construcción. No use la lista de Tablas de Cuentas para las operaciones que contratan para completar sus proyectos, ya que pertenecen a la lista de Artículos que se discutirá a continuación.
Lista de artículos
Para cada proyecto que proponga su cliente, es probable que haya creado una lista de sus costos estimados en papel, utilizando Microsoft Excel o algún otro programa. Por lo general, cualquier elemento que esté en esta lista también funcionará bien para ellos en QuickBooks. En la barra de menús, seleccione Listas > Lista de elementos. La mayoría de los elementos creados serán de un tipo de servicio.
Si su cliente compra productos que se envían directamente al sitio de trabajo, también puede seleccionar el tipo de artículo que no es de inventario. Solo use artículos de inventario si almacenarán los materiales y luego colocarán esos materiales en una factura del cliente cuando se vendan.
La lista de artículos debe ser tan detallada como su cliente esté dispuesto a hacer un seguimiento de los costos reales a los costos presupuestados. Si la lista presupuestada es demasiado detallada, el seguimiento de lo real al presupuesto llevará más tiempo. Por lo tanto, comience con algo pequeño y agréguelo a la lista a medida que vea que su cliente necesita informes de trabajo más detallados.
Paso 2: Personalizar la configuración del Cliente y del trabajo
Cliente y / o Cliente: ¿Trabajo?
A menudo me preguntan: «¿Necesito configurar Clientes, o Clientes y Trabajos, en QuickBooks?»Realmente depende del negocio. Por ejemplo, si su cliente es el Objetivo de la cadena minorista y está trabajando en varias ubicaciones de tiendas, el Objetivo sería el Cliente y la Tienda #1 sería el trabajo. Haga clic en el Centro de Atención al cliente en la barra de iconos para crear Clientes y Trabajos de Clientes. Sin embargo, si solo proporcionan servicios para un sitio de trabajo para un Cliente, es posible que solo usen al Cliente.
Tipo de cliente o de trabajo
¿Su empresa ofrece servicios de Nueva Construcción y Remodelación? Estos son ejemplos típicos de uso de los campos Cliente o Tipo de trabajo para segmentar sus informes de QuickBooks con fines de administración. Cree los Tipos de Cliente o de trabajo desde el menú Listas de perfil de proveedor > Cliente &. A continuación, seleccione un Cliente o un trabajo en el Centro de clientes y asigne el tipo en la ficha Información adicional.
Detalles del trabajo
Con un trabajo seleccionado en el Centro de atención al cliente, seleccione Editar trabajo. De forma opcional, agregue el Estado, la Fecha de inicio, el Final proyectado y otros detalles al registro del trabajo en la ficha Información del trabajo. Parte de esta información asignada se puede filtrar en los informes.
Paso 3: Asignar costos de trabajo
Crear una estimación
En la página de inicio, seleccione Estimaciones. Ingrese el trabajo Cliente o Cliente: y fila por fila, asigne costos a los elementos creados anteriormente. Ingrese una Cantidad y una Tarifa, donde la tarifa es el costo real sin incluir ningún margen de beneficio, gastos generales o ganancias. La columna de marcado es importante al ver el Presupuesto frente a los informes reales. Asigne una cantidad de margen de beneficio en dólares, como 1 10, o un porcentaje, como el 20 por ciento, en la columna Margen de beneficio. Su cliente puede asignarlos en cada fila (preferida), o como filas separadas, en la estimación.
Usar Artículos en Transacciones de Gastos
Al ingresar una factura o un formulario de Cheque por Escrito, use la Pestaña Artículos. Los gastos registrados en la Pestaña Artículos se compararán con la columna de Cantidad total en el formulario de Estimación en las Estimaciones de trabajo frente a los informes reales.
Paso 4: Flujo de trabajo de facturas
Factura de la estimación
Hay varios métodos aceptables para facturar a un cliente en QuickBooks. Tendrá que preguntar a cada uno de sus clientes qué método utilizan actualmente. Para que las Estimaciones de trabajo frente a los informes reales proporcionen detalles precisos, debe crear sus facturas a partir de los detalles de la línea en el Presupuesto. Abra un presupuesto y seleccione Crear factura.
Facturación de progreso
Quizás, el negocio de su cliente necesita facturar al cliente en «etapas», comúnmente conocidas como Solicitudes de pago o Sorteos. QuickBooks también puede prepararlos. En el menú Editar, Preferencias, seleccione Trabajos & Estimaciones. En la pestaña Preferencias de la empresa, seleccione el botón radial » Sí » para la facturación de progreso.
Al crear una factura con Facturación de progreso, asegúrese de elegir una Plantilla de Facturación de Progreso (en la parte superior derecha de la ventana Crear facturas).
Paso 5: Envíe a tiempo & Informes precisos
Para localizar informes disponibles para informes de trabajos, seleccione Informes, Trabajos, Tiempo & Kilometraje. En QuickBooks for Contractor Desktop, tendrá 14 informes únicos, incluidos el Resumen y los Detalles de la Rentabilidad del trabajo, las Estimaciones del trabajo frente al Resumen y los Detalles Reales y la Pérdida de Beneficios & por Trabajo. En QuickBooks Enterprise, tendrá dos informes más: Resumen de Trabajo en proceso (Work in Process) y Costos comprometidos por trabajo.
¿Está listo para dejar atrás lo «aburrido» y asumir el desafío de trabajar con contratistas utilizando QuickBooks? Encontrará la industria desafiante y financieramente gratificante al mismo tiempo.
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