kieltäisitkö mahdollisuuden jättää tylsää työtä, joka maksaisi sinulle? Me QuickBooks ProAdvisors® tiedämme, että se ei ole niin helppoa. Aina on ”juju”.”Mutta entä jos ”saalis”oli jotain, joka hyödytti yrityksesi? Olisitko utelias? Jos on, niin lue eteenpäin.
haluan palata muutamaksi vuodeksi, erityisesti vuoteen 2001. Minut palkattiin työskentelemään ensimmäisen QuickBooks® – rakennusasiakkaani kanssa. Tehtäväni oli kouluttaa henkilökuntaa ja auttaa heitä saamaan prosessinsa kuntoon. Työsana siellä on ” prosessit.”Mitä tiesin urakoitsijan prosesseista? Muistan muutamia prosesseja he halusivat apua:
- WIP-aikataulun luominen
- arvontojen toimittaminen pankeille
- panttioikeuksien seuranta myyjien allekirjoitettavaksi
hymyilin, pyysin heitä selittämään, mitä nämä termit tarkoittavat ja lupasin asiakkaalle, että tutkisin, miten parhaiten vastaisin heidän erityistarpeisiinsa. Muistan antaneeni alennusta ajastani, ja muodostimme sinä päivänä luottamuksellisen suhteen.
pikakelaus tähän päivään: tuosta yksittäisestä tapaamisesta olen muodostanut itselleni ammattimaisen markkinaraon, koulutuksen urakoitsijoiden QuickBooksin asianmukaisesta käytöstä sekä muista rakennusalan ohjelmistoratkaisuista. Yksinkertaisesti sanottuna: ”rakastan rakennusteollisuutta.”
kysyt varmaan, mitä tekemistä tällä on tylsän työn jättämisen kanssa? Ehdotan, että jos huomaat kyllästyväsi opettamaan QuickBooks-käyttäjille, miten Toimittajan lasku tulee ja maksetaan, aloita työskentely urakoitsijoiden kanssa.
rakennusalalla on hyvin erityisiä työprosesseja, joihin on kiinnitettävä huomiota. Osa näistä prosesseista hoidetaan QuickBooks-Työpöytälisäosilla, kun taas muita tehtäviä voidaan hallita Quickbookeilla, kun ohjelmisto on asennettu oikein.
rakennusalalle ominaisia yleisiä työnkulkuprosesseja ovat:
- hankkeen arvioiminen
- projektin aikajanan ajoittaminen
- tarjousten kerääminen myyjiltä kauppaa varten projektissa
- Seurantabudjetti vs. actuals for the project
- Managing change requests for the project
While QuickBooks for Contractors is not designed to managing each of these tasks, undertakersin QuickBooks ei ole suunniteltu hallinnoimaan jokaista näistä tehtävistä, mutta sen ymmärtäminen, miten asiakas hoitaa nämä asiat, auttaa sinua asettamaan QuickBooksin oikein heidän erityisiä raportointitarpeitaan varten.
jotta pääset alkuun, tässä viisi yksinkertaista askelta QuickBooks Desktop for Contractors-ohjelmiston tehokkaaseen käyttöön:
Step 1: Käytä tarkoitushakuisesti kaikkia QuickBooks-luetteloita
Tilikaavio
Tilikaavio on se, mitä asiakkaasi käyttää kirjatakseen yrityksen varat, velat, tulot ja kulut elinkeinoveroilmoitukseensa. Voit muokata tai lisätä tilikaaviota valitsemalla valikkopalkista listat > Tilikaavio. Tarkista asiakkaan Tilikaavio – onko heillä myytyjen tavaroiden kustannukset tilityyppejä? Näiden tulisi olla yleisiä nimettyjä tilejä, kuten materiaali, Työvoima, laitteet, alihankkija ja muut, jotka edustavat tyypillisiä myytyjen tavaroiden kustannuksia rakennusyrityksen tilejä. Älä käytä Chart of Accounts-luetteloa kaupoista, joita he palkkaavat täydentämään projektejaan, koska ne kuuluvat seuraavaksi käsiteltävään Nimikeluetteloon.
Items List
jokaisesta projektista, josta asiakas tarjoaa, he ovat todennäköisesti luoneet luettelon arvioiduista kustannuksistaan paperille Microsoft Excelin tai jonkin muun ohjelman avulla. Tyypillisesti, mitä kohteita ovat tällä listalla toimii hyvin myös heille QuickBooks. Valitse valikkopalkista listat > asialuettelo. Useimmat luodut kohteet ovat palvelutyyppisiä.
jos asiakas ostaa tuotteita, jotka lähetetään suoraan työmaalle, hän saattaa valita kohdetyypiksi myös ei-inventaarion. Käytä varastoeriä vain, jos ne varastoivat materiaalit ja myöhemmin laittavat ne asiakaslaskuun, kun ne myydään.
asialuettelon tulee olla niin yksityiskohtainen kuin asiakkaasi on valmis seuraamaan todellisia kustannuksia budjetoituihin kustannuksiin. Jos budjetoitu lista on liian yksityiskohtainen, toteutuneen seuraaminen budjettiin vie enemmän aikaa. Niin, aloittaa pieni ja lisätä luetteloon näet asiakkaan tarvitsevat yksityiskohtaisempia työpaikkailmoituksia.
Vaihe 2: asiakkaan ja työpaikan Asetusten muokkaaminen
asiakas ja / tai asiakas: työpaikka?
minulta kysytään usein, ” Tarvitseeko minun asettaa asiakkaita tai asiakkaita ja työpaikkoja Quickbookeihin?”Se todella riippuu liiketoiminnan. Esimerkiksi, jos asiakas on vähittäiskaupan ketjun kohde, ja he työskentelevät useissa myymäläpaikoissa, niin kohde olisi asiakas ja myymälä #1 olisi työ. Klikkaa Asiakaskeskusta kuvakerivillä luodaksesi sekä asiakkaita että asiakkaiden työpaikkoja. Kuitenkin, jos he tarjoavat palveluja vain yhdelle työmaalle asiakkaalle, niin he saattavat vain käyttää asiakasta.
asiakas-tai työtyyppi
tarjoaako heidän liiketoimintansa sekä uudisrakentamisen että remontoinnin palveluja? Nämä ovat tyypillisiä esimerkkejä asiakas-tai Työtyyppikenttien käyttämisestä segmentoidakseen QuickBooks-raportointiaan hallinnointitarkoituksiin. Luo asiakas-tai työtyypit listoista > asiakas & toimittajan Profiililistat-valikko. Valitse sitten asiakas tai työpaikka Asiakaskeskuksessa ja määritä tyyppi lisätiedot-välilehdellä.
työtiedot
kun työ on valittu Asiakaskeskuksesta, valitse Edit Job. Vaihtoehtoisesti voit lisätä tilan, alkamispäivän, ennustetun lopun ja muita tietoja Työpaikkatietueeseen Työpaikkatieto-välilehdellä. Osa annetuista tiedoista voidaan suodattaa raportteihin.
Vaihe 3: Määritä työn kustannukset
luo arvio
kotisivulta, valitse arvio. Syötä asiakas tai asiakas: työ ja rivi riviltä, Määritä kustannukset aiemmin luoduille kohteille. Merkitään määrä ja korko, jos korko on todellinen kustannus ilman korotusta, yleiskustannuksia tai voittoa. Markup-sarake on tärkeä, kun tarkastellaan talousarviota vs. varsinaisia raportteja. Määritä dollarin markup summa, kuten $10, tai prosenttia, kuten 20 prosenttia, Markup sarakkeessa. Asiakas voi määrittää nämä jokaiselle riville (haluttu) tai erillisinä riveinä arviossa.
käytä Eriä Kulutapahtumissa
kun syötät laskun tai Kirjoitustarkistuksen, käytä erät-välilehteä. Erät-välilehdelle kirjattuja kuluja verrataan Työpaikkaarvioiden ja toteutuneiden raporttien Estimaattilomakkeen Summasarakkeeseen.
Vaihe 4: Laskun työnkulku
lasku Estimaatista
Quickbookeissa on useita hyväksyttäviä tapoja laskuttaa asiakasta. Sinun tulee kysyä jokaiselta asiakkaalta, mitä menetelmää he tällä hetkellä käyttävät. Jotta Työarviot vs. todelliset raportit antaisivat tarkat tiedot, sinun on luotava laskusi arvion rivitiedoista. Avaa arvio ja valitse Create Invoice.
Progress-laskutus
ehkä asiakkaan liiketoiminnan on laskutettava asiakasta ”vaiheittain”, joita yleisesti kutsutaan Palkkahakemuksiksi tai Arvonnoiksi. Quickbookeilla voi valmistaa myös näitä. Valitse Edit, Preferences-valikosta työt & estimaatit. Valitse Yrityksen asetukset-välilehdestä radial-painike ”kyllä” Edistymislaskutusta varten.
kun luot laskun Progress-laskutuksella, muista valita Progress – laskutusmalli (Luo laskut-ikkunan oikeassa yläkulmassa).
Vaihe 5: Lähetä oikea-aikainen & tarkka raportointi
paikantaaksesi työpaikkailmoituksiin käytettävissä olevat raportit, valitse Raportit, työpaikat, aika & kilometrimäärä. QuickBooks for Contractor Desktopissa sinulla on 14 ainutlaatuista raporttia, mukaan lukien työn kannattavuuden yhteenveto ja yksityiskohdat, työn arviot vs. todellinen yhteenveto ja yksityiskohdat, ja voitto & työn menetys. QuickBooks Enterprise-julkaisussa sinulla on vielä kaksi raporttia: Job WIP (Work in Process) – yhteenveto ja sitoutuneita kustannuksia tehtävittäin.
Oletko nyt valmis jättämään ”tylsyyden” taaksesi ja tarttumaan haasteeseen työskennellä urakoitsijoiden kanssa Quickbookeilla? Huomaat alan haastavaksi ja taloudellisesti palkitsevaksi samaan aikaan.
Klikkaa tästä saadaksesi sähköpostin, jossa on linkki, jonka avulla voit ladata ilmaisen QuickBooks for Contractors Report-näytteenottimen, mukaan lukien QuickBooks Enterprise Reportsin. Vaikka tämä asiakirja laadittiin vuosia sitten, se antaa hyvän kuvan käytettävissä olevista kertomuksista.