azt kapcsolja le a lehetőséget, hogy elhagyja egy unalmas munkát, hogy fizet neked? Mi, QuickBooks proadvisors, tudjuk, hogy ez nem olyan egyszerű. Mindig van egy ” fogás.”De mi van akkor, ha a” fogás ” valami olyan volt, ami a vállalkozásod javát szolgálta? Kíváncsi lenne? Ha igen, akkor olvassa tovább.
hadd térjek vissza néhány évre, konkrétan a 2001-es évre. Felvettek, hogy dolgozzak az első QuickBooks-os építőipari ügyfelemmel. Az én feladatom az volt, hogy képezzem a személyzetet, és segítsek nekik a folyamatok rendezésében. A munka szó van ” folyamatok.”Mit tudtam a vállalkozó folyamatairól? Emlékszem néhány olyan folyamatra, amelyben segítséget kértek:
- létrehozása WIP menetrend
- benyújtása felhívja a bankok
- Tracking zálogjog mentességek ki aláírásra gyártók
tettem egy mosolyt, megkértem őket, hogy magyarázza el, mit jelentenek ezek a kifejezések, és megígérte az ügyfélnek, hogy a kutatás, hogyan lehet a legjobban, hogy megfeleljen a sajátos igényeinek. Emlékszem, hogy kedvezményt adtam az időmre, és aznap bizalmi kapcsolatot alakítottunk ki.
gyors előre a mai napra: ettől az egyetlen kinevezéstől kezdve szakmai rést alakítottam ki magamnak, képzés a QuickBooks megfelelő használatáról vállalkozók számára, valamint egyéb építési szoftver megoldások. Egyszerűen kijelentette: “szeretem az építőipart.”
valószínűleg azt kérdezi, mi köze ennek az unalmas munka elhagyásához? Hadd javasoljam, hogy ha úgy találja magát, hogy unatkozik a QuickBooks felhasználók tanításával, hogyan kell belépni és fizetni egy szállítói számlát, akkor kezdjen dolgozni a vállalkozókkal.
az építőipar nagyon specifikus munkafolyamatokkal rendelkezik, amelyekre figyelmet kell fordítani. Ezen folyamatok egy részét a QuickBooks asztali kiegészítőkkel kezelik, míg más feladatokat a QuickBooks segítségével lehet kezelni, ha a szoftver megfelelően van beállítva.
az építőiparra jellemző közös munkafolyamatok a következők:
- projekt becslése
- projekt ütemterv ütemezése
- ajánlatok gyűjtése a szállítóktól a projekten végzett kereskedelmi munkákhoz
- a költségvetés nyomon követése vs. a projekt aktualitásai
- a projekt módosításkérelmeinek kezelése
míg a QuickBooks for Contractors nem az egyes feladatok kezelésére szolgál, annak megértése, hogy az ügyfél hogyan kezeli ezeket, segít a QuickBooks megfelelő beállításában az adott jelentési igényekhez.
az induláshoz az alábbi öt egyszerű lépés segít a QuickBooks Desktop for Contractors szoftver hatékony használatában:
1. lépés: Célszerűen használja az összes QuickBooks listát
Számlatükör
a Számlatükör lista az, amit az ügyfél használ, hogy dokumentálja a vállalat eszközeit, kötelezettségeit, bevételeit és kiadásait az üzleti adóbevallásukban. A számlatükör módosításához vagy hozzáadásához válassza a Lists > Számlatükör menüpontot a menüsorból. Tekintse át ügyfele számláját – van-e költsége az eladott áruk számlatípusainak? Ezeknek általános megnevezett számláknak kell lenniük, mint például anyag, munkaerő, felszerelés, alvállalkozó és mások, amelyek az eladott áruk tipikus költségeit képviselik számlák egy építőipari vállalat számára. Ne használja a Chart of Account lista a szakmák bérelnek befejezni a projekteket, mint azok tartoznak a tétel lista a következő tárgyalt.
elemlista
minden olyan projekt esetében, amelyre az ügyfél ajánlatot tesz, valószínűleg elkészítette a becsült költségeik listáját papíron, a Microsoft Excel vagy más program segítségével. Általában bármilyen elem szerepel ezen a listán, a QuickBooks-ban is jól működik számukra. A menüsoron válassza a listák > elemek listája lehetőséget. A legtöbb létrehozott elem szolgáltatás típusú lesz.
ha az ügyfél olyan termékeket vásárol, amelyeket közvetlenül a munkaterületre szállítanak, előfordulhat, hogy elemtípusként a nem készletezést is választja. Csak akkor használjon készletelemeket, ha azok tárolják az anyagokat, és később értékesítéskor ezeket az anyagokat az ügyfél számlájára helyezik.
az elemlistának olyan részletesnek kell lennie, amennyire az ügyfél hajlandó nyomon követni a tényleges költségeket a költségvetésben szereplő költségekhez. Ha a költségvetésben szereplő lista túl részletes, a tényleges költségvetés nyomon követése időigényesebb lesz. Tehát kezdje el kicsiben, és adja hozzá a listához, mivel látja, hogy az ügyfélnek részletesebb munkajelentésekre van szüksége.
2. lépés: az ügyfél és a munka beállításainak testreszabása
ügyfél és / vagy ügyfél: munka?
gyakran kérdezik tőlem: “be kell állítanom az ügyfeleket vagy az ügyfeleket és a munkahelyeket a QuickBooks-ban?”Ez valóban az üzleten múlik. Ha például az ügyfél a kiskereskedelmi lánc célpontja, és több üzlethelyiségben dolgozik, akkor a cél az ügyfél, az 1.üzlet pedig a feladat. Kattintson az ikonsor Ügyfélközpontjára, hogy mind az ügyfeleket, mind az ügyfelek munkahelyeit létrehozhassa. Ha azonban csak egy munkahelyre nyújtanak szolgáltatásokat egy ügyfél számára, akkor csak az ügyfelet használhatják.
ügyfél vagy munka típusa
vállalkozásuk mind új építési, mind átalakítási szolgáltatásokat nyújt? Ezek tipikus példák arra, hogy az ügyfél vagy a feladat típusa mezőket a QuickBooks jelentések szegmentálására használják kezelési célokra. Hozza létre az ügyfél – vagy feladattípusokat a listák > ügyfél & szállítói Profillisták menüből. Ezután válasszon ki egy ügyfelet vagy feladatot az Ügyfélközpontban, és rendelje hozzá a típust a További Információk lapon.
feladat részletei
az Ügyfélközpontban kiválasztott feladat esetén válassza a feladat szerkesztése lehetőséget. Opcionálisan adjon hozzá állapotot, kezdési dátumot, tervezett befejezést és egyéb részleteket a Job-rekordhoz A Job Info lapon. A hozzárendelt információk egy része szűrhető a jelentésekben.
3.lépés: munkaköltségek hozzárendelése
becslés létrehozása
a Kezdőlapon válassza a becslések lehetőséget. Adja meg az ügyfelet vagy az ügyfelet: Jobot és soronként, rendeljen költségeket a korábban létrehozott elemekhez. Adjon meg egy mennyiséget és kamatlábat, ahol a kamatláb a tényleges költség, amely nem tartalmaz semmilyen jelölést, általános vagy nyereséget. A jelölő oszlop fontos a költségvetés vs. tényleges jelentések megtekintésekor. Rendeljen hozzá egy dollár jelölési összeget, például 10 dollárt vagy egy százalékot, például 20 százalékot a jelölés oszlopban. Az ügyfél ezeket minden sorban (előnyben részesített) vagy külön sorokban rendelheti hozzá a becsléshez.
tételek használata Költségtranzakcióknál
számla vagy írási ellenőrző űrlap megadásakor használja az elemek lapot. A tételek lapon rögzített költségek összehasonlításra kerülnek a becsült űrlap összeg oszlopával a Feladatbecslések vs. tényleges jelentések.
4. lépés: Számla munkafolyamat
számla a becslésből
számos elfogadható módszer létezik az ügyfelek számlázására a QuickBooks – ban. Meg kell kérdeznie minden ügyfelét, hogy milyen módszert használ jelenleg. A Feladatbecslések vs. a tényleges jelentések pontos részleteket nyújtanak, létre kell hoznia számláit a becslés részleteinek sorából. Nyisson meg egy becslést, majd válassza a Számla létrehozása lehetőséget.
haladás számlázás
talán az ügyfél üzleti kell számlát az ügyfél “szakaszában”, közkeletű nevén Pay Alkalmazások vagy felhívja. A QuickBooks ezeket is elkészítheti. A Szerkesztés, Beállítások menüben válassza a Jobs & becslések lehetőséget. A vállalati beállítások lapon válassza a radiális gombot “Igen” a haladás számlázásához.
amikor számlát hoz létre az előrehaladási számlázás használatával, feltétlenül válasszon egy előrehaladási számlázási sablont (a számlák létrehozása ablak jobb felső sarkában).
5. lépés: időben küldje el & pontos jelentés
a munkajelentéshez rendelkezésre álló jelentések megkereséséhez válassza a jelentések, feladatok, idő & futásteljesítmény lehetőséget. A QuickBooks for Contractor Desktop alkalmazásban 14 egyedi jelentést kap, beleértve a munka jövedelmezőségének összefoglalását és részleteit, a munka becsléseit a tényleges összefoglalóval és részletekkel szemben, valamint a nyereség & veszteségét. A QuickBooks Enterprise-ban két további jelentés lesz: Job WIP (folyamatban lévő munka) összefoglaló és elkötelezett költségek munka szerint.
készen áll arra, hogy maga mögött hagyja az “unalmasat”, és vállalja a kihívást, hogy a QuickBooks-ot használó vállalkozókkal dolgozzon? Meg fogja találni az iparág kihívást jelentő és pénzügyileg kifizetődő egyidejűleg.
kattintson ide, ha e-mailt szeretne kapni egy linkkel az ingyenes QuickBooks for Contractors Report Sampler letöltéséhez, beleértve a QuickBooks vállalati jelentések hozzáadását. Bár ez a dokumentum évekkel ezelőtt készült, jó munkát végez a rendelkezésre álló jelentések részletes áttekintésében.