vil du slå ned muligheten til å forlate en kjedelig jobb som betalte deg? Vi QuickBooks ProAdvisors® vet at det ikke er så lett. Det er alltid en » fangst.»Men hva om» fangsten » var noe som gav bedriften din fordel? Vil du være nysgjerrig? Hvis ja, så les videre.
La meg sikkerhetskopiere noen år, spesielt til år 2001. Jeg ble ansatt for å jobbe med min første QuickBooks® byggeklient. Min jobb var å trene de ansatte og hjelpe dem å få sine prosesser i orden. Arbeidsordet er » prosesser.»Hva visste jeg om en entreprenørs prosesser? Jeg husker noen av prosessene de ønsket hjelp med:
- Opprette en via tidsplan
- Sende Trekker til banker
- Spore Lien Fritak for signatur fra leverandører
jeg satt på et smil, ba dem om å forklare hva disse begrepene betydde og lovet klienten jeg ville undersøke hvordan best å møte deres spesifikke behov. Jeg husker å gi en rabatt for min tid, og vi dannet et tillitsfullt forhold den dagen.
Spol frem til i dag: fra den ene avtalen har jeg dannet en profesjonell nisje for meg selv, trening på riktig bruk Av QuickBooks for Entreprenører, samt andre byggeprogramvareløsninger. Bare sagt, » jeg elsker byggebransjen .»
du spør sannsynligvis, hva har dette å gjøre med å forlate en kjedelig jobb? La meg foreslå at hvis du finner deg selv å bli lei av å lære QuickBooks-brukere hvordan du går inn og betaler en leverandørregning, så begynn å jobbe med entreprenører.
byggebransjen har svært spesifikke arbeidsprosesser som trenger oppmerksomhet. Noen av disse prosessene håndteres Med QuickBooks Desktop add-ons, mens andre oppgaver kan administreres Med QuickBooks når programvaren er satt opp riktig.
Vanlige arbeidsflytprosesser som er unike for byggebransjen inkluderer:
- Estimere et prosjekt
- Planlegge en prosjekttidslinje
- Samle inn bud fra leverandører for handelsarbeid på prosjektet
- Spore budsjett vs. faktiske for prosjektet
- Administrere endringsforespørsler for prosjektet
Selv Om QuickBooks for Entreprenører ikke er utformet for å håndtere hver av disse oppgavene, vil det å forstå hvordan klienten håndterer Disse hjelpe deg med å sette Opp QuickBooks riktig for deres spesifikke rapporteringsbehov.
for å hjelpe deg i gang, her er mine fem enkle trinn for Å bruke QuickBooks Desktop For Entreprenører programvare effektivt:
Trinn 1: Målbevisst Bruke Alle QuickBooks Lister
Kontoplan
Kontoplanen listen er hva kunden vil bruke til å dokumentere selskapets Eiendeler, Gjeld, Inntekter og Utgifter på sin virksomhet selvangivelse. Hvis Du vil endre eller legge til i kontoplanen, velger Du Lister > Kontoplan fra Menylinjen. Gjennomgå kundens Kontoplan – har De Kostnaden For Solgte varer kontotyper? Disse bør være generelle navngitte kontoer, For Eksempel Materiale, Arbeidskraft, Utstyr, Underleverandør og andre som representerer typiske Varekostnader for Solgte kontoer for et byggefirma. Ikke bruk Kontoplanlisten for handlene de ansetter for å fullføre prosjektene sine, da de tilhører Elementlisten som diskuteres neste.
Elementliste
for hvert prosjekt klienten byr på, har de sannsynligvis opprettet en liste over sine estimerte kostnader på papir, Ved Hjelp Av Microsoft Excel eller et annet program. Vanligvis, hva elementene er på denne listen vil også fungere godt for Dem I QuickBooks. Fra Menylinjen velger Du Lister > Elementer Liste. De fleste elementer som opprettes vil være av en tjenestetype.
hvis kunden kjøper produkter som sendes direkte til jobbområdet, kan de også velge ikke-lager som varetype. Bruk bare lagervarer hvis de skal lagre materialene og senere plassere disse materialene på en kundefaktura når de selges.
varelisten skal være så detaljert som kunden er villig til å spore faktiske kostnader til budsjetterte kostnader. Hvis den budsjetterte listen er for detaljert, vil sporing av faktisk til budsjett være mer tidkrevende. Så, starte små og legge til listen som du ser kunden trenger mer detaljerte jobbrapporter.
Trinn 2: Tilpass Kunde-Og Jobbinnstillinger
Kunde Og/Eller Kunde: Jobb?
jeg blir ofte spurt: «må Jeg sette Opp Kunder, Eller Kunder og Jobber, I QuickBooks?»Det avhenger virkelig av virksomheten . For eksempel, hvis klienten din er mål for detaljhandelskjeden, og de jobber på flere butikksteder, Vil Målet Være Kunden og Butikk # 1 ville være jobben. Klikk På Kundesenteret på ikonlinjen for å skape Både Kunder og Jobber For Kunder. Men hvis de bare tilbyr tjenester for ett arbeidssted For En Kunde, kan de bare bruke Kunden.
Kunde-Eller Jobbtype
tilbyr virksomheten Både Nybygg og Oppussing tjenester? Dette er typiske eksempler på Bruk Av Kunde-eller Jobbtypefeltene til å segmentere QuickBooks-rapporteringen for administrasjonsformål. Opprett Kunde-Eller Jobbtypene Fra Menyen Lister > Kunde & Leverandørprofillister. Velg Deretter En Kunde eller Jobb i Kundesenteret, og tilordne typen I Kategorien Tilleggsinformasjon.
Jobbdetaljer
Velg Rediger Jobb Med En Jobb valgt i Kundesenteret. Du kan eventuelt legge Til Status, Startdato, Anslått Slutt og andre detaljer I Jobbposten på Jobbinfo-fanen. Noe av denne tildelte informasjonen kan filtreres for i rapporter.
Trinn 3: Tilordne Jobbkostnader
Opprett Et Estimat
Velg Estimater Fra Hjemmesiden. Angi Kunden Eller Kunden: Jobb og rad for rad, tilordne kostnader til varene som ble opprettet tidligere. Angi Et Antall Og Sats, der satsen er den faktiske kostnaden ikke inkludert noen markup, overhead eller fortjeneste. Markup-kolonnen er viktig når Du viser Budsjettet kontra Faktiske rapporter. Tilordne et dollarmarkeringsbeløp, for eksempel $10 eller en prosent, for eksempel 20 prosent, i Markering-kolonnen. Din klient kan tildele disse pa hver rad (foretrukket), eller som separate rader, pa estimatet.
Bruk Elementer På Utgiftstransaksjoner
når du skriver Inn En Regning eller Et Skrivesjekkskjema, bruker Du Kategorien Elementer. Utgifter som er registrert I Kategorien Varer, sammenlignes med beløp-kolonnen totalt I Estimat-skjemaet i Jobbestimater kontra Faktiske rapporter.
Trinn 4: Faktura Arbeidsflyt
Faktura Fra Estimatet
Det finnes flere akseptable metoder for fakturering av en kunde I QuickBooks. Du må spørre hver av dine kunder hvilken metode de bruker for øyeblikket. For Jobben Estimater vs Faktiske rapporter for å gi nøyaktige detaljer, må du opprette fakturaer fra linjedetaljer På Estimatet. Åpne Et Estimat, og velg Opprett Faktura.
Fremdriftsfakturering
kanskje kundens virksomhet må fakturere kunden i «etapper», ofte referert til Som Betalingsprogrammer eller Trekninger. QuickBooks kan også forberede disse. Velg Jobber & Estimater Fra Rediger, Innstillinger-menyen. På Fanen Firmainnstillinger velger du radialknappen » Ja » for Fremdriftsfakturering.
når du oppretter en faktura med Fremdriftsfakturering, må du sørge for å velge En Fremdriftsfakturamal (øverst til høyre I Vinduet Opprett Fakturaer).
Trinn 5: Send Rettidig& Nøyaktig Rapportering
hvis du vil finne rapporter som er tilgjengelige For jobbrapportering, velger Du Rapporter, Jobber, Tid & Kjørelengde. I QuickBooks For Contractor Desktop, vil du ha 14 unike rapporter, inkludert Lønnsomhetssammendrag Og Detaljer, Jobbestimater vs Faktisk Sammendrag Og Detaljer, Og Fortjeneste & Tap Etter Jobb. I QuickBooks Enterprise har du to rapporter: Job WIP (Arbeid i Prosess) Sammendrag og Engasjerte Kostnader etter Jobb.
er du nå klar til å forlate «kjedelig» bak og ta utfordringen med å jobbe med entreprenører ved Hjelp Av QuickBooks? Du vil finne bransjen utfordrende og økonomisk givende på samme tid.
Klikk her for å motta en e-post med en lenke for å laste ned Gratis QuickBooks For Contractors Report Sampler, inkludert tillegg Av QuickBooks Enterprise reports. Selv om dette dokumentet ble utarbeidet for mange år siden, gjør det en god jobb med å gi en detaljert oversikt over de tilgjengelige rapportene.