Vuoi abbassare l’opportunità di lasciare un lavoro noioso che ti stava pagando? Noi QuickBooks ProAdvisors ® sappiamo che non è così facile. C’è sempre un “fermo.”Ma, cosa succede se il “catch” è stato qualcosa che ha beneficiato il vostro business? Saresti curiosa? Se è così, allora continuate a leggere.
Mi permetta di eseguire il backup di alcuni anni, in particolare per l’anno 2001. Sono stato assunto per lavorare con il mio primo cliente QuickBooks ® construction. Il mio compito era quello di formare il personale e aiutarli a ottenere i loro processi in ordine. La parola di lavoro c’è ” processi.”Cosa sapevo dei processi di un appaltatore? Mi ricordo alcuni dei processi che hanno voluto contribuire con:
- la Creazione di un WIP pianificazione
- Presentazione Attira verso banche
- Monitoraggio Lien Deroghe per la firma, da parte dei rivenditori
ho messo su un sorriso, ha chiesto loro di spiegare che cosa significavano questi termini e promesso il client avrei ricerca il modo migliore per soddisfare le loro esigenze specifiche. Ricordo di aver fornito uno sconto per il mio tempo, e abbiamo formato un rapporto di fiducia quel giorno.
Avanti veloce ad oggi: da quel singolo appuntamento, ho formato una nicchia professionale per me stesso, formazione sull’uso corretto di QuickBooks per gli appaltatori, così come altre soluzioni software di costruzione. In poche parole, ” Amo il settore delle costruzioni.”
Probabilmente stai chiedendo, cosa ha a che fare con lasciare un lavoro noioso? Lasciatemi suggerire che se vi trovate a diventare annoiato con l’insegnamento agli utenti QuickBooks come entrare e pagare una fattura fornitore, quindi iniziare a lavorare con gli appaltatori.
L’industria delle costruzioni ha processi di lavoro molto specifici che richiedono attenzione. Alcuni di questi processi sono gestiti con QuickBooks Desktop add-ons, mentre altre attività possono essere gestiti con QuickBooks quando il software è configurato correttamente.
I processi di flusso di lavoro comuni unici per il settore delle costruzioni includono:
- Stima di un progetto
- Pianificazione di una timeline di progetto
- Raccolta di offerte da fornitori per il lavoro commerciale sul progetto
- Monitoraggio budget vs. actuals for the project
- Gestione delle richieste di modifica per il progetto
Mentre QuickBooks for Contractors non è progettato per gestire ciascuna di queste attività, capire come il cliente gestisce questi vi aiuterà a impostare correttamente QuickBooks per le loro esigenze di reporting specifici.
Per aiutarti a iniziare, ecco i miei cinque semplici passaggi per utilizzare efficacemente il software QuickBooks Desktop for Contractors:
Passo 1: Volutamente utilizzare tutte le liste QuickBooks
Piano dei conti
Il piano di lista dei conti è ciò che il vostro cliente utilizzerà per documentare le attività della società, passività, entrate e uscite sulla loro dichiarazione dei redditi di business. Per modificare o aggiungere al piano dei conti, selezionare Elenchi > Piano dei conti dalla barra dei menu. Rivedere Piano dei conti del vostro cliente-hanno costo delle merci vendute tipi di account? Questi dovrebbero essere conti di nome generale, come Materiali, Manodopera, Attrezzature, subappaltatori e altri che rappresentano il costo tipico delle merci vendute conti per una società di costruzioni. Non utilizzare il piano dei conti lista per i mestieri che assumono per completare i loro progetti, come quelli appartengono alla lista voce discusso prossimo.
Elenco articoli
Per ogni progetto su cui il cliente fa offerte, è probabile che abbia creato un elenco dei costi stimati su carta, utilizzando Microsoft Excel o un altro programma. In genere, qualunque siano gli elementi presenti in questa lista funzionerà bene anche per loro in QuickBooks. Dalla barra dei menu, selezionare Elenchi > Elenco elementi. La maggior parte degli elementi creati sarà di un tipo di servizio.
Se il cliente acquista prodotti che vengono spediti direttamente al sito di lavoro, potrebbe anche selezionare non inventario come tipo di articolo. Utilizzare gli articoli di magazzino solo se memorizzeranno i materiali e in seguito inseriranno tali materiali su una fattura del cliente al momento della vendita.
L’elenco degli articoli dovrebbe essere dettagliato quanto il cliente è disposto a tenere traccia dei costi effettivi ai costi preventivati. Se l’elenco preventivato è troppo dettagliato, il monitoraggio effettivo del budget richiederà più tempo. Quindi, inizia in piccolo e aggiungi all’elenco come vedi il tuo cliente che ha bisogno di rapporti di lavoro più dettagliati.
Passo 2: Personalizzare le impostazioni del cliente e del lavoro
Cliente e/o cliente: lavoro?
Spesso mi viene chiesto: “Devo configurare Clienti, o Clienti e posti di lavoro, in QuickBooks?”Dipende davvero dal business. Ad esempio, se il tuo cliente è il target della catena di vendita al dettaglio e sta lavorando in più posizioni di negozio, allora Target sarebbe il cliente e Store #1 sarebbe il lavoro. Fare clic sul Centro clienti sulla barra delle icone per creare sia i clienti che i lavori dei clienti. Tuttavia, se forniscono solo servizi per un sito di lavoro per un cliente, potrebbero semplicemente utilizzare il Cliente.
Cliente o tipo di lavoro
La loro attività fornisce servizi di nuova costruzione e ristrutturazione? Questi sono esempi tipici di utilizzo dei campi Cliente o Tipo di lavoro per segmentare i loro rapporti QuickBooks a fini di gestione. Creare i tipi di cliente o di lavoro dal menu Elenchi > Cliente & Elenchi profilo fornitore. Quindi, selezionare un cliente o un lavoro nel Centro clienti e assegnare il tipo nella scheda Informazioni aggiuntive.
Dettagli lavoro
Con un lavoro selezionato nel Centro clienti, selezionare Modifica lavoro. Facoltativamente aggiungere lo stato, la data di inizio, la fine proiettata e altri dettagli al record di lavoro nella scheda Informazioni lavoro. Alcune di queste informazioni assegnate possono essere filtrate nei report.
Passaggio 3: Assegnare costi di lavoro
Creare un preventivo
Dalla Home page, selezionare Preventivi. Immettere il cliente o il cliente: lavoro e riga per riga, assegnare i costi agli articoli creati in precedenza. Immettere una Quantità e una tariffa, in cui la tariffa è il costo effettivo, senza includere markup, spese generali o profitti. La colonna Markup è importante quando si visualizzano il budget rispetto ai report effettivi. Assegnare un importo di markup in dollari, ad esempio $10, o una percentuale, ad esempio 20 per cento, nella colonna Markup. Il tuo cliente può assegnarli su ogni riga (preferita) o come righe separate, sulla stima.
Utilizzare le voci nelle transazioni di spesa
Quando si immette una fattura o un modulo di controllo in scrittura, utilizzare la scheda Elementi. Le spese registrate nella scheda Articoli verranno confrontate con il totale della colonna Importo nel modulo di stima nelle Stime lavoro rispetto ai rapporti effettivi.
Fase 4: Flusso di lavoro fattura
Fattura dalla stima
Esistono diversi metodi accettabili per la fatturazione di un cliente in QuickBooks. Dovrai chiedere a ciascuno dei tuoi clienti quale metodo usano attualmente. Per le stime del lavoro rispetto ai rapporti effettivi per fornire dettagli accurati, è necessario creare le fatture dai dettagli della riga sulla stima. Aprire un preventivo e selezionare Crea fattura.
Progress Invoicing
Forse, l’azienda del cliente deve fatturare il cliente in “fasi”, comunemente chiamate applicazioni a pagamento o Estrazioni. QuickBooks può anche preparare questi. Dal menu Modifica, Preferenze, selezionare Lavori & Stime. Nella scheda Preferenze società, selezionare il pulsante radiale ” Sì ” per la fatturazione di avanzamento.
Quando si crea una fattura utilizzando la fatturazione di avanzamento, assicurarsi di scegliere un modello di fatturazione di avanzamento (in alto a destra della finestra Crea fatture).
Passaggio 5: Invio tempestivo & Segnalazione accurata
Per individuare i report disponibili per la segnalazione dei lavori, selezionare Report, Lavori, Tempo & Chilometraggio. In QuickBooks per Contractor Desktop, si avrà 14 rapporti unici, tra cui la redditività del lavoro di sintesi e di dettaglio, le stime di lavoro vs. Sintesi effettiva e dettaglio ,e il profitto & Perdita per lavoro. In QuickBooks Enterprise, avrai altri due rapporti: Riepilogo Job WIP (Work in Process) e Costi impegnati per lavoro.
Sei ora pronto a lasciare “noioso” alle spalle e ad affrontare la sfida di lavorare con gli appaltatori che utilizzano QuickBooks? Troverete l’industria stimolante e finanziariamente gratificante allo stesso tempo.
Clicca qui per ricevere una e-mail con un link per scaricare il QuickBooks gratis per gli appaltatori Report Sampler, tra cui l’aggiunta dei rapporti QuickBooks Enterprise. Anche se questo documento è stato preparato anni fa, fa un buon lavoro di fornire una visione dettagliata delle relazioni disponibili.