você recusaria a oportunidade de deixar um trabalho chato que estava lhe pagando? Nós QuickBooks ProAdvisors® sabemos que não é assim tão fácil. Há sempre um “senão”.”Mas, e se o” senão ” fosse algo que beneficiasse o seu negócio? Ficarias curioso? Em caso afirmativo, continue a ler.
deixe-me recuar alguns anos, especificamente para o ano 2001. Fui contratado para trabalhar com o meu primeiro cliente de construção QuickBooks®. O meu trabalho era treinar os funcionários e ajudá-los a pôr os processos em ordem. A palavra de trabalho é “processos”.”O que eu sabia dos processos de um empreiteiro? Eu lembro de alguns dos processos que eles queriam ajudar com:
- a Criação de um WIP agenda
- Enviar Desenha para os bancos
- Acompanhamento de Penhor Renúncias para assinatura de fornecedores
eu coloco um sorriso, e pediu-lhes para explicar o que estes termos de significado e prometeu que o cliente gostaria de pesquisa como o melhor para atender às suas necessidades específicas. Lembro-me de oferecer um desconto para o meu tempo, e formámos uma relação de Confiança Naquele dia.
Avançar para hoje: a partir dessa única nomeação, eu formei um nicho profissional para mim, treinamento sobre o uso adequado de QuickBooks para empreiteiros, bem como outras soluções de software de construção. Simplesmente afirmou: “Eu amo a indústria da construção.”
você provavelmente está perguntando, o que isso tem a ver com deixar um trabalho chato? Deixe-me sugerir que se você se tornar entediado com o ensino de usuários QuickBooks como entrar e pagar uma conta de vendedor, em seguida, começar a trabalhar com empreiteiros.
a indústria da construção tem processos de trabalho muito específicos que precisam de atenção. Alguns destes processos são tratados com add-ons Desktop QuickBooks, enquanto outras tarefas podem ser gerenciadas com QuickBooks quando o software é configurado corretamente.Processos de fluxo de trabalho comuns únicos para a indústria da construção incluem::
- Estimating a project
- Scheduling a project timeline
- Collecting licences from vendors for trade work on the project
- Tracking budget vs. os valores reais para o projeto
- Gerenciamento de solicitações de alteração para o projeto
Enquanto QuickBooks para os Empreiteiros não é projetado para gerenciar cada uma dessas tarefas, a compreensão de como o cliente lida com estes irão ajudar você a configurar corretamente o QuickBooks para suas específicas necessidades de informação.
para o ajudar a começar, aqui estão os meus cinco passos simples para usar o ecrã QuickBooks para contratantes de software de forma eficaz:
Passo 1: Use propositadamente todas as listas de livros rápidos
Gráfico de contas
o gráfico da lista de contas é o que o seu cliente irá usar para documentar os activos, passivos, rendimentos e despesas da empresa na sua declaração de imposto profissional. Para modificar ou adicionar ao gráfico de contas, seleccione listas > Gráfico de Contas na barra de menu. Reveja o gráfico de contas do seu cliente – eles têm o custo de bens vendidos tipos de conta? Estes devem ser contas com nomes gerais, tais como Material, trabalho, Equipamento, subcontratante e outros que representam o custo típico dos bens vendidos contas para uma empresa de construção. Não use o gráfico da lista de contas para as transações que contratam para completar seus projetos, como aqueles pertencem à lista de itens discutidos em seguida.
lista de itens
para cada projeto que o seu cliente licita, eles provavelmente criaram uma lista de seus custos estimados em papel, usando Microsoft Excel ou algum outro programa. Tipicamente, quaisquer que sejam os itens desta lista também funcionarão bem para eles em QuickBooks. Na barra de menu, seleccione a lista de itens >. A maioria dos itens criados será de um tipo de serviço.
se o seu cliente comprar produtos que são enviados diretamente para o local de trabalho, eles também podem selecionar Não-inventário como o tipo de item. Apenas use itens de inventário se eles estarão armazenando os materiais e mais tarde será colocar esses materiais em uma fatura do cliente quando vendido.
a lista de itens deve ser tão detalhada quanto o seu cliente está disposto a acompanhar os custos reais para os custos orçamentados. Se a lista orçamentada for muito detalhada, rastrear real para o orçamento será mais demorado. Então, comece pequeno e adicione à lista como você vê o seu cliente necessitando de relatórios de trabalho mais detalhados.
Passo 2: Personalizar as definições de cliente e de trabalho
cliente e / ou cliente: Trabalho?
muitas vezes me perguntam: “Será que preciso configurar clientes, ou clientes e Empregos, em QuickBooks?”Depende muito do negócio. Por exemplo, se seu cliente é o alvo da cadeia de varejo, e eles estão trabalhando em vários locais de lojas, então o alvo seria o cliente e a Loja #1 seria o trabalho. Clique no centro do cliente na barra de ícones para criar tanto clientes e empregos dos clientes. No entanto, se eles apenas fornecem serviços para um local de trabalho para um cliente, então eles podem apenas usar o cliente.
tipo de cliente ou de emprego
as suas actividades fornecem novos serviços de construção e remodelação? Estes são exemplos típicos da utilização dos campos do tipo Cliente ou Trabalho para segmentar os seus relatórios de QuickBooks para fins de gestão. Crie os tipos de cliente ou de trabalho a partir do menu Listas > cliente & lista de perfis do Fornecedor. Em seguida, selecione um cliente ou Trabalho no centro do cliente, e atribuir o tipo na página de Informação adicional.
detalhes de trabalho
com um trabalho selecionado no centro de clientes, selecione a tarefa de edição. Adicione opcionalmente o estado, a data de início, o fim projectado e outros detalhes ao registo da tarefa na página Informação da tarefa. Algumas destas informações atribuídas podem ser filtradas em relatórios.
Passo 3: atribuir os custos do emprego
criar uma estimativa
da página inicial, seleccionar estimativas. Indique o cliente ou cliente: Trabalho e linha a linha, atribua custos aos itens criados anteriormente. Digite uma quantidade e taxa, onde a taxa é o custo real, não incluindo qualquer marcação, despesas gerais ou lucro. A coluna de marcação é importante ao ver o orçamento vs. relatórios reais. Atribuir um valor de marcação de dólar, como $ 10, ou um por cento, como 20 por cento, na coluna de marcação. Seu cliente pode atribuir estes em cada linha (preferido), ou como linhas separadas, na estimativa.
Use itens em transações de gastos
ao introduzir uma conta ou um formulário de verificação de Escrita, use a Página itens. As despesas registadas na página de itens serão comparadas com o total da coluna de montante no formulário de estimativa nas estimativas de Tarefas vs. relatórios reais.
Passo 4: Fluxo de trabalho de fatura
fatura a partir da estimativa
existem vários métodos aceitáveis de faturação de um cliente em livros rápidos. Você terá que perguntar a cada um de seus clientes que método eles usam atualmente. Para as estimativas de trabalho vs. relatórios reais para fornecer detalhes precisos, você precisa criar suas faturas a partir dos detalhes de linha na estimativa. Abra uma estimativa e selecione Criar Factura.
facturação de progresso
talvez, o negócio do seu cliente precisa facturar o cliente em “fases”, comumente referido como aplicações de pagamento ou empates. Os QuickBooks também podem prepará-los. No menu Editar, Preferências, seleccione as estimativas de Tarefas &. Na página de preferências da empresa, seleccione o botão radial ” Sim ” para a facturação do progresso.
ao criar uma factura utilizando a facturação de progresso, certifique-se de escolher um modelo de facturação de progresso (à direita da janela de criar facturas).
Step 5: Submit Timely & Accurate Reporting
to locate reports available for job reporting, select Reports, Jobs, Time & Mileage. Em QuickBooks para o CONTRATANTE Desktop, você terá 14 relatórios únicos, incluindo resumo e detalhe da rentabilidade do trabalho, estimativas de trabalho vs. resumo e detalhe reais, e lucro & perda por trabalho. Em QuickBooks Enterprise, você terá mais dois relatórios: Job WIP (Work in Process) resumo e custos comprometidos por Job.
está agora pronto para deixar “aborrecido” para trás e assumir o desafio de trabalhar com empreiteiros usando QuickBooks? Você vai achar a indústria desafiadora e financeiramente compensadora ao mesmo tempo.
Clique aqui para receber um e-mail com um link para baixar seus QuickBooks gratuitos para fornecedores de amostras de relatórios, incluindo a adição dos relatórios da empresa QuickBooks. Embora este documento tenha sido elaborado há anos, faz um bom trabalho ao fornecer uma visão pormenorizada dos relatórios disponíveis.