Würden Sie die Gelegenheit ablehnen, einen langweiligen Job zu verlassen, der Sie bezahlte? Wir QuickBooks ProAdvisors® wissen, dass es nicht so einfach ist. Es gibt immer einen „Haken.“ Aber was wäre, wenn der „Fang“ etwas wäre, von dem Ihr Unternehmen profitiert hätte? Wären Sie neugierig? Wenn ja, dann lesen Sie weiter.
Lassen Sie mich ein paar Jahre zurückgehen, speziell auf das Jahr 2001. Ich wurde eingestellt, um mit meinem ersten QuickBooks®-Baukunden zu arbeiten. Meine Aufgabe war es, die Mitarbeiter zu schulen und ihnen zu helfen, ihre Prozesse in Ordnung zu bringen. Das Arbeitswort dort ist „Prozesse.“ Was wusste ich über die Prozesse eines Auftragnehmers? Ich erinnere mich an einige der Prozesse, bei denen sie Hilfe wollten:
- Erstellen eines WIP-Zeitplans
- Einreichen von Ziehungen an Banken
- Verfolgen von Pfandrechtsverzichten zur Unterschrift von Anbietern
Ich lächelte, bat sie zu erklären, was diese Begriffe bedeuteten, und versprach dem Kunden, dass ich nachforschen würde, wie er seine spezifischen Bedürfnisse am besten erfüllen könnte. Ich erinnere mich, dass ich einen Rabatt für meine Zeit gewährt habe, und wir haben an diesem Tag eine vertrauensvolle Beziehung aufgebaut.
Schneller Vorlauf bis heute: von diesem einzigen Termin an habe ich mir eine professionelle Nische geschaffen und Schulungen zur richtigen Verwendung von QuickBooks für Bauunternehmer sowie zu anderen Bausoftwarelösungen durchgeführt. Einfach ausgedrückt: „Ich liebe die Bauindustrie.“
Sie fragen sich wahrscheinlich, was hat das damit zu tun, einen langweiligen Job zu verlassen? Lassen Sie mich vorschlagen, dass Sie, wenn Sie sich langweilen, QuickBooks-Benutzern beizubringen, wie Sie eine Lieferantenrechnung eingeben und bezahlen, mit der Arbeit mit Auftragnehmern beginnen.
Die Bauindustrie hat sehr spezifische Arbeitsprozesse, die Aufmerksamkeit erfordern. Einige dieser Prozesse werden mit QuickBooks Desktop-Add-Ons gehandhabt, während andere Aufgaben mit QuickBooks verwaltet werden können, wenn die Software ordnungsgemäß eingerichtet ist.
Zu den gängigen Workflow-Prozessen, die in der Bauindustrie einzigartig sind, gehören:
- Schätzung eines Projekts
- Planen eines Projektzeitplans
- Sammeln von Geboten von Anbietern für Handelsarbeiten am Projekt
- Verfolgen des Budgets vs. istwerte für das Projekt
- Verwalten von Änderungsanforderungen für das Projekt
QuickBooks für Auftragnehmer ist zwar nicht für die Verwaltung jeder dieser Aufgaben konzipiert, aber wenn Sie wissen, wie Ihr Kunde damit umgeht, können Sie QuickBooks für die spezifischen Berichtsanforderungen ordnungsgemäß einrichten.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier meine fünf einfachen Schritte zur effektiven Verwendung der QuickBooks Desktop for Contractors-Software:
Schritt 1: Verwenden Sie gezielt alle QuickBooks-Listen
Kontenplan
Der Kontenplan ist das, was Ihr Kunde verwendet, um die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens in seiner Unternehmenssteuererklärung zu dokumentieren. Um den Kontenplan zu ändern oder zu ergänzen, wählen Sie Listen > Kontenplan aus der Menüleiste. Überprüfen Sie den Kontenplan Ihres Kunden – haben sie Kontotypen für die Kosten der verkauften Waren? Dies sollten allgemeine benannte Konten sein, wie Material, Arbeit, Ausrüstung, Subunternehmer und andere, die typische Kosten der verkauften Waren für ein Bauunternehmen darstellen. Verwenden Sie die Kontenplanliste nicht für die Trades, die sie einstellen, um ihre Projekte abzuschließen, da diese auf die als nächstes besprochene Artikelliste gehören.
Artikelliste
Für jedes Projekt, für das Ihr Kunde bietet, hat er wahrscheinlich eine Liste seiner geschätzten Kosten auf Papier mit Microsoft Excel oder einem anderen Programm erstellt. In der Regel funktionieren alle Elemente auf dieser Liste auch in QuickBooks gut für sie. Wählen Sie in der Menüleiste Lists > Items List. Die meisten erstellten Elemente sind vom Typ Service.
Wenn Ihr Kunde Produkte kauft, die direkt an die Baustelle geliefert werden, kann er auch Nicht-Inventar als Artikeltyp auswählen. Verwenden Sie Inventargegenstände nur, wenn sie die Materialien lagern und diese später beim Verkauf auf eine Kundenrechnung setzen.
Die Artikelliste sollte so detailliert sein, wie Ihr Kunde bereit ist, die tatsächlichen Kosten mit den budgetierten Kosten zu vergleichen. Wenn die budgetierte Liste zu detailliert ist, ist die Verfolgung des tatsächlichen Budgets zeitaufwändiger. Beginnen Sie also klein und fügen Sie der Liste hinzu, wenn Sie sehen, dass Ihr Kunde detailliertere Jobberichte benötigt.
Schritt 2: Kunden- und Jobeinstellungen anpassen
Kunde und/oder Kunde: Job?
Ich werde oft gefragt: „Muss ich Kunden oder Kunden und Jobs in QuickBooks einrichten?“ Es hängt wirklich vom Geschäft ab. Wenn Ihr Kunde beispielsweise das Ziel der Einzelhandelskette ist und an mehreren Standorten arbeitet, ist Target der Kunde und Store # 1 der Job. Klicken Sie auf das Kundencenter in der Symbolleiste, um sowohl Kunden als auch Jobs von Kunden zu erstellen. Wenn sie jedoch nur Dienste für eine Baustelle für einen Kunden bereitstellen, verwenden sie möglicherweise nur den Kunden.
Kunde oder Jobtyp
Bietet ihr Unternehmen sowohl Neubau- als auch Umbaudienstleistungen an? Dies sind typische Beispiele für die Verwendung der Felder Kunde oder Auftragstyp, um ihre QuickBooks-Berichte für Verwaltungszwecke zu segmentieren. Erstellen Sie die Kunden- oder Auftragstypen im Menü Listen > Kunde & Lieferantenprofillisten. Wählen Sie dann im Kundencenter einen Kunden oder Job aus und weisen Sie den Typ auf der Registerkarte Zusätzliche Informationen zu.
Jobdetails
Wenn ein Job im Kundencenter ausgewählt ist, wählen Sie Job bearbeiten. Fügen Sie optional Status, Startdatum, projiziertes Ende und andere Details zum Jobdatensatz auf der Registerkarte Job Info hinzu. Einige dieser zugewiesenen Informationen können in Berichten gefiltert werden.
Schritt 3: Auftragskosten zuweisen
Schätzung erstellen
Wählen Sie auf der Startseite Schätzungen aus. Geben Sie den Kunden oder Kunden: Job ein und weisen Sie den zuvor erstellten Artikeln zeilenweise Kosten zu. Geben Sie eine Menge und einen Satz ein, wobei der Satz die tatsächlichen Kosten ohne Aufschlag, Overhead oder Gewinn ist. Die Markup-Spalte ist wichtig, wenn Sie das Budget im Vergleich zu tatsächlichen Berichten anzeigen. Weisen Sie in der Spalte Markup einen Dollar-Aufschlagsbetrag (z. B. 10 USD) oder einen Prozentsatz (z. B. 20 Prozent) zu. Ihr Client kann diese in jeder Zeile (bevorzugt) oder als separate Zeilen in der Schätzung zuweisen.
Artikel für Spesentransaktionen verwenden
Verwenden Sie bei der Eingabe einer Rechnung oder eines Schreibscheckformulars die Registerkarte Artikel. Die auf der Registerkarte Elemente erfassten Ausgaben werden mit dem Betrag in der Spalte Gesamt auf dem Formular Schätzung in den Berichten Auftragsschätzungen vs. Ist verglichen.
Schritt 4: Rechnungsworkflow
Rechnung aus dem Kostenvoranschlag
In QuickBooks gibt es mehrere akzeptable Methoden zum Fakturieren eines Kunden. Sie müssen jeden Ihrer Kunden fragen, welche Methode er derzeit verwendet. Damit die Jobschätzungen im Vergleich zu tatsächlichen Berichten genaue Details liefern, müssen Sie Ihre Rechnungen aus den Zeilendetails für den Kostenvoranschlag erstellen. Öffnen Sie einen Kostenvoranschlag und wählen Sie Rechnung erstellen.
Fortschrittsrechnung
Möglicherweise muss das Unternehmen Ihres Kunden dem Kunden in „Stufen“ in Rechnung stellen, die üblicherweise als Zahlungsanträge oder Ziehungen bezeichnet werden. QuickBooks können diese auch vorbereiten. Wählen Sie im Menü Bearbeiten, Einstellungen die Option Jobs & Schätzungen aus. Wählen Sie auf der Registerkarte „Unternehmenseinstellungen“ die radiale Schaltfläche „Ja“ für die Fortschrittsabrechnung.
Wenn Sie eine Rechnung mit Progress Invoicing erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Progress Invoicing-Vorlage auswählen (oben rechts im Fenster Rechnungen erstellen).
Schritt 5: Rechtzeitige Übermittlung & Genaue Berichterstattung
Um Berichte zu finden, die für die Jobberichterstattung verfügbar sind, wählen Sie Berichte, Jobs, Zeit & Kilometerstand. In QuickBooks für Auftragnehmer Desktop haben Sie 14 einzigartige Berichte, einschließlich Job Rentabilität Zusammenfassung und Detail, Job Schätzungen vs. tatsächliche Zusammenfassung und Detail und Gewinn & Verlust nach Job. In QuickBooks Enterprise stehen Ihnen zwei weitere Berichte zur Verfügung: Job-WIP-Zusammenfassung (Work in Process) und festgeschriebene Kosten nach Job.
Sind Sie jetzt bereit, „langweilig“ hinter sich zu lassen und sich der Herausforderung zu stellen, mit QuickBooks mit Auftragnehmern zusammenzuarbeiten? Sie werden die Branche herausfordernd und finanziell lohnend zugleich finden.
Klicken Sie hier, um eine E-Mail mit einem Link zum Herunterladen Ihres kostenlosen QuickBooks für Auftragnehmer-Berichts-Samplers zu erhalten, einschließlich des Hinzufügens der QuickBooks Enterprise-Berichte. Obwohl dieses Dokument vor Jahren erstellt wurde, bietet es eine gute Übersicht über die verfügbaren Berichte.