vil du afvise muligheden for at forlade et kedeligt job, der betalte dig? Vi Hurtigbøger ProAdvisors Kurt ved, at det ikke er så let. Der er altid en ” fangst.”Men hvad nu hvis “fangsten” var noget, der gavnede din virksomhed? Ville du være nysgerrig? Hvis ja, så læs videre.
Lad mig tage et par år tilbage, specifikt til år 2001. Jeg blev hyret til at arbejde sammen med min første lynbøger. Mit job var at uddanne personalet og hjælpe dem med at få deres processer i orden. Arbejdsordet der er ” processer.”Hvad vidste jeg om en entreprenørs processer? Jeg husker et par af de processer, de ønskede hjælp til:
- oprettelse af en VIP-tidsplan
- indsendelse af lodtrækninger til banker
- sporing af Lien-undtagelser for underskrift fra leverandører
jeg satte et smil på, bad dem om at forklare, hvad disse vilkår betød, og lovede klienten, at jeg ville undersøge, hvordan jeg bedst kunne imødekomme deres specifikke behov. Jeg husker at give en rabat for min tid, og vi dannede et tillidsfuldt forhold den dag.
hurtigt frem til i dag: fra den ene aftale, Jeg har dannet en professionel niche for mig selv, træning i korrekt brug af Hurtigbøger til entreprenører, såvel som andre byggeprogrammer. Kort sagt: “Jeg elsker byggebranchen.”
du spørger sandsynligvis, hvad har dette at gøre med at forlade et kedeligt job? Lad mig foreslå, at hvis du finder dig selv ved at kede dig med at undervise brugere i Hurtigbøger, hvordan du indtaster og betaler en leverandørregning, så begynd at arbejde med entreprenører.
byggebranchen har meget specifikke arbejdsprocesser, der kræver opmærksomhed. Nogle af disse processer håndteres med add-ons, mens andre opgaver kan administreres med add-ons, når programmet er konfigureret korrekt.
almindelige arbejdsgangsprocesser, der er unikke for byggebranchen, inkluderer:
- estimering af et projekt
- planlægning af et projekt tidslinje
- indsamling af bud fra leverandører til handel arbejde på projektet
- sporing budget vs. actuals for projektet
- håndtering af ændringsanmodninger for projektet
mens Hurtigbøger til entreprenører ikke er designet til at administrere hver af disse opgaver, vil forståelse af, hvordan din klient håndterer disse, hjælpe dig med korrekt opsætning af Hurtigbøger til deres specifikke rapporteringsbehov.
for at hjælpe dig med at komme i gang er her mine fem enkle trin til at bruge Hurtigbøger Desktop til Entreprenørprogrammer effektivt:
Trin 1: Brug målrettet alle Hurtigbøgelisterne
Kontoplan
kontoplanen er, hvad din klient vil bruge til at dokumentere virksomhedens aktiver, forpligtelser, indtægter og udgifter på deres virksomheds selvangivelse. Hvis du vil ændre eller føje til kontoplanen, skal du vælge Lister > Kontoplan fra menulinjen. Gennemgå din kundes Kontoplan – har de omkostninger ved solgte varer kontotyper? Disse skal være generelle navngivne konti, såsom materiale, arbejdskraft, udstyr, Underleverandør og andre, der repræsenterer typiske omkostninger ved solgte varer, der tegner sig for et byggefirma. Brug ikke kontoplanen for de handler, de ansætter til at gennemføre deres projekter, da de hører hjemme på den næste artikelliste.
vareliste
for hvert projekt, som din klient byder på, har de sandsynligvis oprettet en liste over deres anslåede omkostninger på papir ved hjælp af Microsoft eller et andet program. Uanset hvilke emner der er på denne liste, fungerer det typisk også godt for dem i Hurtigbøger. Fra menulinjen skal du vælge Lister > elementer liste. De fleste oprettede varer vil være af en servicetype.
hvis din klient køber produkter, der sendes direkte til jobstedet, kan de også vælge ikke-lager som varetype. Brug kun lagervarer, hvis de opbevarer materialerne og senere placerer disse materialer på en kundefaktura, når de sælges.
varelisten skal være så detaljeret, som din klient er villig til at spore faktiske omkostninger til budgetterede omkostninger. Hvis den budgetterede liste er for detaljeret, vil sporing af faktisk til budget være mere tidskrævende. Så start i det små og føj til listen, når du ser, at din kunde har brug for mere detaljerede jobrapporter.
Trin 2: Tilpas kunde-og jobindstillinger
kunde og / eller Kunde: Job?
jeg bliver ofte spurgt, “skal jeg opsætte kunder eller kunder og job i Hurtigbøger?”Det afhænger virkelig af forretningen. For eksempel, hvis din klient er målet for detailkæden, og de arbejder på flere butikssteder, ville målet være kunden, og butik #1 ville være jobbet. Klik på kundecentret på ikonlinjen for at oprette både kunder og job hos kunder. Men hvis de kun leverer tjenester til et jobsted for en kunde, kan de måske bare bruge kunden.
kunde-eller jobtype
leverer deres forretning både nybyggeri og Ombygningstjenester? Dette er typiske eksempler på at bruge felterne kunde-eller jobtype til at segmentere deres Hurtigbogsrapportering til administrationsformål. Opret kunde-eller jobtyper fra menuen lister > kunde & Leverandørprofillister. Vælg derefter en kunde eller et Job i Kundecenter, og tildel typen på fanen Yderligere oplysninger.
joboplysninger
når et Job er valgt i kundecenteret, skal du vælge Rediger Job. Tilføj eventuelt Status, startdato, forventet afslutning og andre detaljer til Jobposten under fanen Jobinfo. Nogle af disse tildelte oplysninger kan filtreres efter i rapporter.
Trin 3: Tildel jobomkostninger
Opret et estimat
vælg estimater på startsiden. Indtast kunden eller kunden: Job og række for række, tildele omkostninger til de tidligere oprettede varer. Indtast en mængde og sats, hvor satsen er de faktiske omkostninger, der ikke inkluderer nogen markering, overhead eller fortjeneste. Markeringskolonnen er vigtig, når du ser budgettet vs. faktiske rapporter. Tildel et dollarmarkeringsbeløb, f.eks. $10, eller en procent, f. eks. 20 procent, i kolonnen markeringer. Din klient kan tildele disse på hver række (foretrukket) eller som separate rækker på estimatet.
Brug elementer på udgiftstransaktioner
når du indtaster en regning eller en Skrivekontrolformular, skal du bruge fanen Elementer. Udgifter, der er registreret på fanen varer, sammenlignes med Beløbskolonnen i alt på Estimatformularen i Jobestimaterne vs. faktiske rapporter.
Trin 4: Faktura arbejdsproces
faktura fra estimatet
der er flere acceptable metoder til fakturering af en kunde i Hurtigbøger. Du bliver nødt til at spørge hver af dine kunder, hvilken metode de i øjeblikket bruger. For Jobestimaterne vs. faktiske rapporter for at give nøjagtige detaljer, skal du oprette dine fakturaer fra linjedetaljerne på estimatet. Åbn et estimat, og vælg Opret faktura.
Fremskridtsfakturering
måske skal din kundes virksomhed fakturere kunden i “faser”, der ofte kaldes Betalingsansøgninger eller lodtrækninger. Hurtigbøger kan også forberede disse. Vælg job & estimater i menuen Rediger, Indstillinger. På fanen Firmapræferencer skal du vælge den radiale knap “Ja” til fakturering af fremskridt.
når du opretter en faktura ved hjælp af Progress-fakturering, skal du sørge for at vælge en progress-Faktureringsskabelon (øverst til højre i vinduet Opret fakturaer).
Trin 5: Indsend rettidig & nøjagtig rapportering
for at finde rapporter, der er tilgængelige til jobrapportering, skal du vælge Rapporter, Job, tid & kilometertal. I Hurtigbøger til Entreprenørskrivebord har du 14 unikke rapporter, herunder oversigt over job rentabilitet og detaljer, Jobestimater vs. faktisk Oversigt og detaljer og fortjeneste & tab efter Job. I Enterprise har du yderligere to rapporter: oversigt over arbejdsopgaver (arbejde i proces) og forpligtede omkostninger efter Job.
er du nu klar til at efterlade “kedeligt” og tage udfordringen med at arbejde med entreprenører ved hjælp af Hurtigbøger? Du vil finde branchen udfordrende og økonomisk givende på samme tid.
Klik her for at modtage en e-mail med et link til at hente din gratis Hurtigbøger til entreprenører rapport Sampler, herunder tilføjelse af Hurtigbøger Enterprise rapporter. Mens dette dokument blev udarbejdet for mange år siden, gør det et godt stykke arbejde med at give en detaljeret oversigt over de tilgængelige rapporter.