czy odrzuciłbyś możliwość opuszczenia nudnej pracy, która Ci płaciła? My QuickBooks ProAdvisors® wiemy, że nie jest to takie proste. Zawsze jest „haczyk.”Ale co, jeśli „połów” był czymś, co przyniosło korzyści Twojej firmie? Byłbyś ciekawy? Jeśli tak, czytaj dalej.
cofnijmy się o kilka lat, a konkretnie do roku 2001. Zostałem zatrudniony do współpracy z moim pierwszym klientem budowlanym QuickBooks®. Moim zadaniem było przeszkolenie personelu i pomoc w uporządkowaniu procesów. Słowo robocze to ” procesy.”Co wiedziałem o procesach wykonawcy? Przypominam sobie kilka procesów, w których potrzebowali pomocy:
- Tworzenie harmonogramu WIP
- przesyłanie losowań do banków
- śledzenie zwolnień z zastawu do podpisu od dostawców
uśmiechnąłem się, poprosiłem ich o wyjaśnienie, co oznaczają te warunki i obiecałem klientowi, że zbadam, jak najlepiej zaspokoić ich specyficzne potrzeby. Pamiętam, że dawałem zniżkę na mój czas i tego dnia nawiązaliśmy ufną relację.
przewiń do dzisiaj: od tego pojedynczego spotkania stworzyłem dla siebie niszę zawodową, szkolenie w zakresie prawidłowego korzystania z QuickBooks dla wykonawców, a także innych rozwiązań w zakresie oprogramowania budowlanego. Po prostu stwierdzam: „uwielbiam branżę budowlaną.”
pewnie pytasz, co to ma wspólnego z opuszczeniem nudnej pracy? Pozwolę sobie zasugerować, że jeśli znudzi ci się uczenie użytkowników QuickBooks, jak wprowadzić i zapłacić rachunek za dostawcę, rozpocznij współpracę z kontrahentami.
branża budowlana ma bardzo specyficzne procesy robocze, które wymagają uwagi. Niektóre z tych procesów są obsługiwane za pomocą dodatków QuickBooks Desktop, podczas gdy inne zadania mogą być zarządzane za pomocą QuickBooks, gdy oprogramowanie jest prawidłowo skonfigurowane.
typowe procesy przepływu pracy unikalne dla branży budowlanej obejmują:
- Szacowanie projektu
- planowanie harmonogramu projektu
- zbieranie ofert od dostawców na prace handlowe nad projektem
- śledzenie budżetu vs. aktualności dla projektu
- Zarządzanie wnioskami o zmianę dla projektu
podczas gdy QuickBooks for Contractors nie jest przeznaczony do zarządzania każdym z tych zadań, zrozumienie, jak twój klient sobie z nimi radzi, pomoże Ci prawidłowo skonfigurować QuickBooks dla ich konkretnych potrzeb raportowania.
aby pomóc Ci zacząć, oto moje pięć prostych kroków do skutecznego korzystania z oprogramowania QuickBooks Desktop dla wykonawców:
Krok 1: Celowo korzystaj ze wszystkich list QuickBooks
Wykres kont
Wykres listy kont jest tym, czego twój klient użyje do udokumentowania aktywów, pasywów, dochodów i wydatków firmy na ich zeznaniu podatkowym. Aby zmodyfikować lub dodać do wykresu kont, wybierz Lists >wykresy kont z paska menu. Przejrzyj Wykres kont klienta – czy mają koszt sprzedanych towarów rodzaje kont? Powinny to być ogólne konta nazwane, takie jak materiał, robocizna, Sprzęt, podwykonawca i inne, które reprezentują typowe koszty sprzedanych towarów dla firmy budowlanej. Nie używaj listy wykresu kont dla transakcji, które wynajmują, aby ukończyć swoje projekty, ponieważ należą one do Listy Pozycji omówionej dalej.
lista elementów
dla każdego projektu, w którym Klient wystawia ofertę, prawdopodobnie stworzył listę swoich szacunkowych kosztów na papierze, za pomocą programu Microsoft Excel lub innego programu. Zazwyczaj, cokolwiek elementy są na tej liście będzie również działać dobrze dla nich w QuickBooks. Z paska menu wybierz pozycję Lista > Lista pozycji. Większość utworzonych elementów będzie typu usługi.
jeśli twój klient kupuje produkty, które są wysyłane bezpośrednio do miejsca pracy, może również wybrać typ artykułu bez zapasów. Używaj tylko przedmiotów inwentarzowych, jeśli będą one przechowywać materiały, a później będą umieszczać te materiały na fakturze klienta, gdy zostaną sprzedane.
lista pozycji powinna być tak szczegółowa, jak twój Klient jest skłonny śledzić rzeczywiste koszty do kosztów budżetowych. Jeśli lista budżetowa jest zbyt szczegółowa, śledzenie rzeczywistych do budżetu będzie bardziej czasochłonne. Zacznij więc od małych i dodaj do listy, ponieważ widzisz, że twój klient potrzebuje bardziej szczegółowych raportów z zadań.
Krok 2: Dostosuj ustawienia klienta i zadania
klient i/lub klient: zadanie?
często jestem pytany: „czy muszę konfigurować klientów lub klientów i zadania w QuickBooks?”To naprawdę zależy od biznesu. Na przykład, jeśli twój Klient jest celem sieci detalicznej i pracuje w wielu lokalizacjach sklepów, Target będzie Klientem, a sklep #1 będzie zadaniem. Kliknij Centrum Klienta na pasku ikon, aby utworzyć zarówno klientów, jak i zadania klientów. Jeśli jednak świadczą usługi tylko dla jednego miejsca pracy dla Klienta, mogą po prostu korzystać z Klienta.
Klient lub rodzaj pracy
czy ich firma świadczy zarówno nowe usługi budowlane, jak i remontowe? Są to typowe przykłady użycia pól typu Klienta lub zadania do segmentacji raportów QuickBooks do celów zarządzania. Utwórz typy klientów lub zadań z menu listy > Lista klientów &lista dostawców. Następnie wybierz Klienta lub zadanie w Centrum Obsługi Klienta i przypisz typ na karcie dodatkowe informacje.
szczegóły zadania
Po wybraniu zadania w Centrum Obsługi Klienta wybierz opcję Edytuj zadanie. Opcjonalnie dodaj Status, datę rozpoczęcia, przewidywany koniec i inne szczegóły do rekordu zadania na karcie Informacje o zadaniu. Niektóre z tych przypisanych informacji mogą być filtrowane w raportach.
Krok 3: Przypisz koszty pracy
Utwórz kosztorys
na stronie głównej wybierz kosztorys. Wprowadź Klienta lub klienta: zadanie i wiersz po wierszu, przypisuj koszty do wcześniej utworzonych elementów. Wprowadź ilość i stawkę, gdzie stawka jest faktycznym kosztem, nie wliczając żadnych marż, kosztów ogólnych ani zysków. Kolumna znaczników jest ważna podczas przeglądania raportów budżet vs. rzeczywiste. Przypisz kwotę narzutu w dolarach, na przykład 10 USD, lub procent, na przykład 20 procent, w kolumnie narzuty. Twój Klient może przypisać je do każdego wiersza (preferowanego) lub jako oddzielne wiersze na kosztorysie.
użyj pozycji na transakcjach wydatków
wprowadzając rachunek lub formularz czeku do zapisu, użyj karty Artykuły. Wydatki odnotowane na karcie pozycje zostaną porównane z kolumną suma na formularzu szacunkowym w szacunkach Zadań vs. rzeczywistych raportach.
Krok 4: Faktura Workflow
faktura z kosztorysu
istnieje kilka akceptowalnych metod Fakturowania Klienta w QuickBooks. Będziesz musiał zapytać każdego ze swoich klientów, jakiej metody obecnie używają. Aby oszacowania zadań a rzeczywiste raporty zapewniały dokładne szczegóły, musisz utworzyć faktury ze szczegółów linii na oszacowaniu. Otwórz kosztorys i wybierz Utwórz fakturę.
Fakturowanie postępów
być może firma Twojego klienta musi wystawić fakturę klientowi w „etapach”, potocznie zwanych płatnymi aplikacjami lub losowaniami. QuickBooks może również przygotować te. Z menu Edycja, Preferencje wybierz zadania & szacunki. Na karcie Preferencje firmy wybierz przycisk „Tak”do Fakturowania postępów.
podczas tworzenia faktury za pomocą Fakturowania Progress należy wybrać szablon Fakturowania Progress (w prawym górnym rogu okna Utwórz faktury).
Krok 5: Prześlij na czas & dokładne raportowanie
aby znaleźć raporty dostępne do raportowania zadań, wybierz Raporty, zadania, czas & przebieg. W QuickBooks for Contractor Desktop będziesz miał unikalne raporty 14, w tym Podsumowanie i szczegóły rentowności pracy, szacunki Zadań vs.rzeczywiste Podsumowanie i szczegóły oraz zysk & strata według pracy. W QuickBooks Enterprise będziesz miał jeszcze dwa raporty: Job WIP (Work in Process) Podsumowanie i koszty zaangażowania według zadania.
czy jesteś gotowy zostawić „nudne” za sobą i podjąć wyzwanie pracy z kontrahentami za pomocą QuickBooks? Znajdziesz branży wyzwanie i satysfakcjonujące finansowo w tym samym czasie.
Kliknij tutaj, aby otrzymać wiadomość e-mail z linkiem, aby pobrać bezpłatny Próbnik raportów QuickBooks dla wykonawców, w tym dodanie raportów QuickBooks Enterprise. Chociaż dokument ten został przygotowany wiele lat temu, dobrze się składa, że zapewnia szczegółowy wgląd w dostępne raporty.