skulle du avvisa möjligheten att lämna ett tråkigt jobb som betalade dig? Vi QuickBooks proadvisors Brasilien vet att det inte är så lätt. Det finns alltid en ” fångst.”Men vad händer om” fångsten ” var något som gynnade ditt företag? Skulle du vara nyfiken? Om så är fallet, läs vidare.
Låt mig backa upp några år, särskilt till år 2001. Jag anställdes för att arbeta med min första QuickBooks-byggklient. Mitt jobb var att utbilda personalen och hjälpa dem att få sina processer i ordning. Arbetsordet finns ” processer.”Vad visste jag om en entreprenörs processer? Jag minns några av de processer de ville ha hjälp med:
- skapa ett WIP-schema
- skicka dragningar till banker
- Tracking Lien Waivers ut för signatur från leverantörer
jag satte på ett leende, bad dem att förklara vad dessa villkor innebar och lovade kunden att jag skulle undersöka hur man bäst kan möta deras specifika behov. Jag minns att ge en rabatt för min tid, och vi bildade en förtroendefull relation den dagen.
spola fram till idag: från den enda möte, jag har bildat en professionell nisch för mig själv, utbildning på korrekt användning av SPCS för entreprenörer, liksom andra Konstruktion mjukvarulösningar. Helt enkelt sagt, ” Jag älskar byggbranschen.”
du frågar förmodligen, vad har det att göra med att lämna ett tråkigt jobb? Låt mig föreslå att om du befinner dig bli uttråkad med undervisning QuickBooks användare hur man anger och betala en leverantör bill, sedan börja arbeta med entreprenörer.
byggbranschen har mycket specifika arbetsprocesser som behöver uppmärksamhet. Några av dessa processer hanteras med QuickBooks Desktop add-ons, medan andra uppgifter kan hanteras med QuickBooks när programvaran är korrekt inställd.
vanliga arbetsflödesprocesser som är unika för byggbranschen inkluderar:
- uppskatta ett projekt
- schemalägga ett projekt tidslinje
- samla bud från leverantörer för handel arbete på projektet
- spårning budget vs. actuals för projektet
- hantera ändringsbegäranden för projektet
medan QuickBooks för entreprenörer inte är utformad för att hantera var och en av dessa uppgifter, förstå hur din klient hanterar dessa kommer att hjälpa dig att korrekt konfigurera QuickBooks för deras specifika rapporteringsbehov.
för att hjälpa dig att komma igång, här är mina fem enkla steg för att använda QuickBooks Desktop för entreprenörer programvara effektivt:
Steg 1: Använd målmedvetet alla QuickBooks-listorna
Kontoplan
kontoplanen är vad din klient kommer att använda för att dokumentera företagets tillgångar, skulder, intäkter och kostnader på sin företagsdeklaration. Om du vill ändra eller lägga till i kontoplanen väljer du listor > Kontoplan i menyraden. Granska din kunds Kontoplan-har de Kostnaden för sålda varor kontotyper? Dessa bör vara allmänna namngivna konton, såsom Material, arbetskraft, utrustning, underleverantör och andra som representerar typiska kostnader för sålda varor står för ett byggföretag. Använd inte listan över konton för de affärer de anställer för att slutföra sina projekt, eftersom de hör till objektlistan som diskuteras nästa.
objektlista
för varje projekt som din klient bjuder på har de sannolikt skapat en lista över sina beräknade kostnader på papper, med hjälp av Microsoft Excel eller något annat program. Vanligtvis fungerar oavsett objekt på den här listan också bra för dem i QuickBooks. I menyraden väljer du listor > objektlista. De flesta objekt som skapas kommer att vara av en tjänst typ.
om din klient köper produkter som skickas direkt till arbetsplatsen kan de också välja icke-lager som objekttyp. Använd endast inventarier om de kommer att lagra material och kommer senare att placera dessa material på en kundfaktura när de säljs.
objektlistan ska vara så detaljerad som din klient är villig att spåra faktiska kostnader till budgeterade kostnader. Om den budgeterade listan är för detaljerad kommer spårning av faktiska till budgeten att vara mer tidskrävande. Så börja små och Lägg till i listan när du ser att din kund behöver mer detaljerade jobbrapporter.
steg 2: anpassa kund-och jobbinställningar
kund och/eller Kund: Jobb?
jag får ofta frågan, ” Behöver jag konfigurera kunder, eller kunder och Jobb, i QuickBooks?”Det beror verkligen på verksamheten. Till exempel, om din klient är detaljhandelskedjan Target, och de arbetar på flera butiksplatser, skulle Target vara kunden och butik #1 skulle vara jobbet. Klicka på kundcentret i ikonfältet för att skapa både kunder och jobb för kunder. Men om de bara tillhandahåller tjänster för en arbetsplats för en kund, kan de bara använda kunden.
kund eller Jobbtyp
tillhandahåller deras företag både nybyggnads-och Ombyggnadstjänster? Det här är typiska exempel på att använda fälten kund-eller Jobbtyp för att segmentera sin QuickBooks-rapportering för hanteringsändamål. Skapa kund-eller Jobbtyperna från menyn listor > kund & Leverantörsprofillistor. Välj sedan en kund eller ett jobb i kundcentret och tilldela typen på fliken Ytterligare information.
jobbinformation
med ett jobb valt i kundcentret väljer du redigera jobb. Lägg eventuellt till Status, startdatum, projicerat slut och andra detaljer i Jobbposten på fliken jobbinformation. En del av den tilldelade informationen kan filtreras i rapporter.
steg 3: tilldela Jobbkostnader
skapa en uppskattning
Välj uppskattningar på startsidan. Ange kunden eller kunden:jobb och rad för rad, tilldela kostnader till de objekt som skapats tidigare. Ange en kvantitet och ränta, där priset är den faktiska kostnaden, inte inklusive någon markering, overhead eller vinst. Markeringskolumnen är viktig när du tittar på budgeten kontra faktiska rapporter. Tilldela ett belopp för dollarmärkning, till exempel $10, eller en procent, till exempel 20 procent, i kolumnen Markup. Din klient kan tilldela dessa på varje rad (föredraget), eller som separata rader, på uppskattningen.
använd poster på kostnadstransaktioner
när du anger en faktura eller ett Skrivkontrollformulär, använd fliken Objekt. Kostnader som bokförts på fliken Objekt kommer att jämföras med kolumnen Belopp totalt på Uppskattningsformuläret i Jobbberäkningarna jämfört med faktiska rapporter.
steg 4: Fakturaarbetsflöde
faktura från uppskattningen
det finns flera acceptabla metoder för fakturering av en kund i QuickBooks. Du måste fråga var och en av dina kunder vilken metod de för närvarande använder. För Jobbuppskattningar jämfört med faktiska rapporter för att ge exakta detaljer måste du skapa dina fakturor från radinformationen i uppskattningen. Öppna en uppskattning och välj Skapa faktura.
Progress fakturering
kanske måste din kunds verksamhet fakturera kunden i” steg”, vanligtvis kallad betalningsansökningar eller dragningar. QuickBooks kan också förbereda dessa. På menyn Redigera, Inställningar väljer du jobb & uppskattningar. På fliken Företagsinställningar väljer du radialknappen” Ja ” för Framstegsfakturering.
när du skapar en faktura med Progress fakturering, se till att välja en Progress Faktureringsmall (uppe till höger i fönstret Skapa fakturor).
Steg 5: skicka in tid & korrekt rapportering
för att hitta rapporter tillgängliga för jobbrapportering, välj rapporter, jobb, tid & körsträcka. I QuickBooks för entreprenör Desktop, kommer du att ha 14 unika rapporter, inklusive jobb lönsamhet sammanfattning och detalj, jobb uppskattningar kontra faktisk sammanfattning och detalj, och vinst & förlust av jobb. I QuickBooks Enterprise kommer du att ha ytterligare två rapporter: Job WIP (Work in Process) sammanfattning och engagerade kostnader per jobb.
är du nu redo att lämna ”boring” bakom och ta utmaningen att arbeta med entreprenörer som använder QuickBooks? Du kommer att hitta branschen utmanande och ekonomiskt givande samtidigt.
Klicka här för att få ett e-postmeddelande med en länk för att ladda ner din gratis QuickBooks för entreprenörer rapport Sampler, inklusive tillägg av QuickBooks Enterprise rapporter. Medan detta dokument utarbetades år sedan, det gör ett bra jobb med att ge en detaljerad bild av de tillgängliga rapporterna.