v-ar transforma în jos posibilitatea de a părăsi un loc de muncă plictisitor, care a fost de plată tine? Noi QuickBooks proadvisors știu că nu este atât de ușor. Există întotdeauna o ” captură.”Dar, ce se întâmplă dacă „captura” a fost ceva care a beneficiat afacerea ta? Ai fi curios? Dacă da, citiți mai departe.
permiteți-mi să susțin câțiva ani, în special anul 2001. Am fost angajat să lucrez cu primul meu client de construcții QuickBooks. Treaba mea a fost să instruiesc personalul și să-i ajut să-și pună în ordine procesele. Cuvântul de lucru este ” procese.”Ce știam despre procesele unui antreprenor? Îmi amintesc câteva dintre procesele au vrut ajutor cu:
- crearea unui program WIP
- remiterea remizelor către bănci
- urmărirea renunțărilor la gaj pentru semnătură de la furnizori
le-am zâmbit, le-am cerut să explice ce înseamnă acești Termeni și i-am promis clientului că voi cerceta cel mai bine cum să le satisfac nevoile specifice. Îmi amintesc că am oferit o reducere pentru timpul meu și am format o relație de încredere în acea zi.
Fast forward până astăzi: de la acea singură întâlnire, am format o nișă profesională pentru mine, instruind cu privire la utilizarea corectă a QuickBooks pentru contractori, precum și alte soluții software de construcție. Pur și simplu a declarat, „Îmi place industria construcțiilor.”
probabil vă întrebați, ce legătură are asta cu părăsirea unui loc de muncă plictisitor? Permiteți-mi să sugerez că, dacă vă simțiți plictisit să învățați utilizatorii QuickBooks cum să intre și să plătească o factură de furnizor, atunci începeți să lucrați cu contractorii.
industria construcțiilor are procese de lucru foarte specifice care necesită atenție. Unele dintre aceste procese sunt gestionate cu programe de completare QuickBooks Desktop, în timp ce alte sarcini pot fi gestionate cu QuickBooks atunci când software-ul este configurat corect.
procesele comune de flux de lucru unice pentru industria construcțiilor includ:
- estimarea unui proiect
- programarea unei cronologii a proiectului
- colectarea ofertelor de la furnizori pentru lucrări comerciale la proiect
- urmărirea bugetului vs. actualele pentru proiect
- gestionarea cererilor de modificare pentru proiect
în timp ce QuickBooks pentru contractori nu este conceput pentru a gestiona fiecare dintre aceste activități, înțelegerea modului în care clientul dvs. le gestionează vă va ajuta să configurați corect QuickBooks pentru nevoile lor specifice de raportare.
pentru a vă ajuta să începeți, aici sunt meu cinci pași simpli pentru a utiliza QuickBooks Desktop pentru contractori software-ul în mod eficient:
Pasul 1: Utilizați în mod intenționat toate listele QuickBooks
planul de conturi
Lista de Conturi este ceea ce clientul dvs. va folosi pentru a documenta activele, pasivele, veniturile și cheltuielile companiei cu privire la declarația fiscală de afaceri. Pentru a modifica sau adăuga la planul de Conturi, selectați Liste > planul de Conturi din bara de meniu. Examinați planul de Conturi al clientului dvs. – au costul tipurilor de cont vândute? Acestea ar trebui să fie conturi cu nume generale, cum ar fi materiale, forță de muncă, echipamente, subcontractant și altele care reprezintă costul tipic al bunurilor vândute conturi pentru o companie de construcții. Nu utilizați lista de Conturi pentru tranzacțiile pe care le angajează pentru a-și finaliza proiectele, deoarece acestea aparțin listei de articole discutate în continuare.
Lista de elemente
pentru fiecare proiect licitat de client, este posibil să fi creat o listă a costurilor estimate pe hârtie, utilizând Microsoft Excel sau un alt program. De obicei, orice articole sunt pe această listă vor funcționa bine și pentru ele în QuickBooks. Din bara de meniu, selectați Liste > Listă elemente. Majoritatea articolelor create vor fi de tip serviciu.
dacă clientul dvs. achiziționează produse care sunt expediate direct la site-ul de locuri de muncă, acestea pot selecta, de asemenea, non-inventar ca tip de element. Utilizați articole de inventar numai dacă acestea vor stoca materialele și ulterior vor plasa aceste materiale pe o factură a clientului atunci când sunt vândute.
lista de articole ar trebui să fie la fel de detaliată pe cât clientul dvs. este dispus să urmărească costurile reale până la costurile bugetate. Dacă lista bugetată este prea detaliată, urmărirea efectivă a bugetului va consuma mai mult timp. Deci, începe mici și se adaugă la lista după cum vedeți clientul dvs. au nevoie de rapoarte mai detaliate de locuri de muncă.
Pasul 2: Personalizați setările clientului și jobului
client și / sau Client: Job?
sunt adesea întrebat: „trebuie să configurez Clienți sau clienți și locuri de muncă în QuickBooks?”Depinde într-adevăr de afaceri. De exemplu, dacă clientul dvs. este ținta lanțului de vânzare cu amănuntul și lucrează în mai multe locații ale magazinului, atunci ținta ar fi clientul și Magazinul #1 ar fi locul de muncă. Faceți clic pe Centrul de clienți din bara de pictograme pentru a crea atât clienți, cât și locuri de muncă ale clienților. Cu toate acestea, dacă oferă servicii doar pentru un singur loc de muncă pentru un client, atunci ar putea folosi doar clientul.
client sau tip de loc de muncă
afacerea lor oferă atât servicii de Construcții noi, cât și servicii de remodelare? Acestea sunt exemple tipice de utilizare a câmpurilor de tip Client sau Job pentru a segmenta rapoartele QuickBooks în scopuri de gestionare. Creați tipurile client sau Job din meniul liste > client & liste profil furnizor. Apoi, selectați un client sau un Job în Centrul pentru clienți și atribuiți tipul în fila Informații suplimentare.
detalii lucrare
cu o lucrare selectată în Centrul pentru clienți, selectați Editare lucrare. Adăugați opțional Starea, Data de începere, sfârșitul proiectat și alte detalii la înregistrarea jobului din fila Informații Job. Unele dintre aceste informații atribuite pot fi filtrate în rapoarte.
Pasul 3: atribuirea costurilor de lucru
crearea unei estimări
din pagina de pornire, selectați estimări. Introduceți clientul sau Clientul: Job și rând cu rând, atribuiți Costuri elementelor create anterior. Introduceți o cantitate și o rată, unde rata este costul real, fără a include niciun marcaj, cheltuieli generale sau profit. Coloana de marcare este importantă atunci când vizualizați bugetul vs.rapoartele reale. Alocați o sumă de marcare în dolari, cum ar fi 10 USD, sau un procent, cum ar fi 20%, în coloana marcare. Clientul dvs. le poate atribui pe fiecare rând (preferat) sau ca rânduri separate, pe estimare.
utilizați elemente pe tranzacții de cheltuieli
când introduceți o factură sau un formular de verificare a scrierii, utilizați fila Elemente. Cheltuielile înregistrate în fila Elemente vor fi comparate cu suma totală coloană pe formularul de estimare în estimările de locuri de muncă vs rapoarte reale.
Pasul 4: Flux de lucru factură
Factură din estimarea
există mai multe metode acceptabile de facturare a unui client în QuickBooks. Va trebui să întrebați fiecare dintre clienții dvs. ce metodă utilizează în prezent. Pentru estimările de locuri de muncă vs rapoarte reale pentru a oferi detalii exacte, trebuie să creați facturile de la detaliile de linie pe estimarea. Deschideți o estimare și selectați Creare factură.
facturare progres
poate că afacerea clientului dvs. trebuie să factureze clientul în „etape”, denumite în mod obișnuit aplicații de plată sau extrageri. QuickBooks pot pregăti, de asemenea, acestea. Din meniul Editare, Preferințe, Selectați lucrări & estimări. În fila Preferințe companie, Selectați butonul radial” Da ” pentru facturarea progresului.
când creați o factură utilizând facturare progres, asigurați-vă că alegeți un șablon de facturare progres (în dreapta sus a ferestrei Creare facturi).
Pasul 5: trimiteți în timp util& raportare precisă
pentru a localiza rapoartele disponibile pentru raportarea lucrărilor, selectați rapoarte, lucrări, timp & kilometraj. În QuickBooks pentru Contractor Desktop, veți avea 14 rapoarte unice, inclusiv rezumatul și detaliile profitabilității locurilor de muncă, estimările locurilor de muncă vs.rezumatul și detaliile reale și profitul & pierderea După loc de muncă. În QuickBooks Enterprise, veți avea încă două rapoarte: Rezumatul job WIP (Work in Process) și costurile angajate în funcție de Job.
sunteți acum gata să lăsați „plictisitorul” în urmă și să vă asumați provocarea de a lucra cu contractorii folosind QuickBooks? Veți găsi industria provocatoare și plină de satisfacții financiare în același timp.
Click aici pentru a primi un e-mail cu un link pentru a descărca gratuit QuickBooks pentru contractori raport Sampler, inclusiv adăugarea de QuickBooks Enterprise reports. Deși acest document a fost pregătit cu ani în urmă, face o treabă bună oferind o imagine detaliată a rapoartelor disponibile.