Refuseriez-vous l’opportunité de quitter un travail ennuyeux qui vous payait? Nous, les ProAdvisors de QuickBooks®, savons que ce n’est pas si facile. Il y a toujours un « hic. »Mais, et si le « piège » était quelque chose qui profitait à votre entreprise? Seriez-vous curieux ? Si c’est le cas, lisez la suite.
Permettez-moi de revenir sur quelques années, plus précisément sur l’année 2001. J’ai été embauché pour travailler avec mon premier client de construction QuickBooks®. Mon travail consistait à former le personnel et à les aider à mettre de l’ordre dans leurs processus. Le mot de travail est « processus. » Que savais-je des processus d’un entrepreneur? Je me souviens de quelques-uns des processus pour lesquels ils voulaient de l’aide:
- Création d’un calendrier WIP
- Soumission de tirages aux banques
- Suivi des renonciations de privilège pour signature des fournisseurs
J’ai souri, leur ai demandé d’expliquer ce que signifiaient ces termes et j’ai promis au client de rechercher la meilleure façon de répondre à leurs besoins spécifiques. Je me souviens avoir offert un rabais pour mon temps, et nous avons noué une relation de confiance ce jour-là.
Avance rapide jusqu’à aujourd’hui: à partir de ce seul rendez-vous, j’ai formé une niche professionnelle pour moi-même, une formation sur la bonne utilisation de QuickBooks pour les entrepreneurs, ainsi que d’autres solutions logicielles de construction. En termes simples, « J’adore l’industrie de la construction. »
Vous demandez probablement, qu’est-ce que cela a à voir avec le fait de quitter un travail ennuyeux? Permettez-moi de suggérer que si vous vous ennuyez d’enseigner aux utilisateurs de QuickBooks comment entrer et payer une facture de fournisseur, commencez à travailler avec des entrepreneurs.
L’industrie de la construction a des processus de travail très spécifiques qui nécessitent une attention particulière. Certains de ces processus sont gérés avec les modules complémentaires de bureau QuickBooks, tandis que d’autres tâches peuvent être gérées avec QuickBooks lorsque le logiciel est configuré correctement.
Les processus courants de flux de travail uniques à l’industrie de la construction comprennent:
- Estimation d’un projet
- Planification d’un calendrier de projet
- Collecte des offres des fournisseurs pour les travaux commerciaux sur le projet
- Suivi du budget vs. données réelles pour le projet
- Gestion des demandes de modification pour le projet
Bien que QuickBooks pour les entrepreneurs ne soit pas conçu pour gérer chacune de ces tâches, comprendre comment votre client les gère vous aidera à configurer correctement QuickBooks pour ses besoins de reporting spécifiques.
Pour vous aider à démarrer, voici mes cinq étapes simples pour utiliser efficacement le logiciel QuickBooks Desktop for Contractors:
Étape 1: Utilisez délibérément Toutes les listes QuickBooks
Plan comptable
La liste de plan comptable est ce que votre client utilisera pour documenter les Actifs, Passifs, Revenus et dépenses de la société dans sa déclaration de revenus des entreprises. Pour modifier ou ajouter au plan comptable, sélectionnez Listes > Plan comptable dans la barre de menus. Examinez le plan comptable de votre client – a-t-il des types de comptes de coût des marchandises vendues? Ceux-ci devraient être des comptes nommés généraux, tels que les comptes de matériel, de main-d’œuvre, d’équipement, de sous-traitant et autres qui représentent le Coût typique des Biens vendus pour une entreprise de construction. N’utilisez pas la liste des plans comptables pour les métiers qu’ils embauchent pour mener à bien leurs projets, car ceux-ci appartiennent à la liste des articles discutés ensuite.
Liste des éléments
Pour chaque projet sur lequel vos clients soumettent des offres, ils ont probablement créé une liste de leurs coûts estimés sur papier, à l’aide de Microsoft Excel ou d’un autre programme. En règle générale, quels que soient les éléments figurant sur cette liste, ils fonctionneront également bien dans QuickBooks. Dans la barre de menus, sélectionnez Liste des éléments Listes >. La plupart des éléments créés seront de type service.
Si votre client achète des produits qui sont expédiés directement sur le chantier, il peut également sélectionner non-inventaire comme type d’article. N’utilisez les articles en inventaire que s’ils stockeront les matériaux et les placeront ultérieurement sur une facture du client lors de leur vente.
La liste des articles doit être aussi détaillée que votre client est prêt à suivre les coûts réels par rapport aux coûts budgétisés. Si la liste budgétisée est trop détaillée, le suivi du budget réel prendra plus de temps. Commencez donc petit et ajoutez-le à la liste lorsque vous voyez que votre client a besoin de rapports de travail plus détaillés.
Étape 2: Personnaliser les paramètres du client et du travail
Client et / ou Client: Travail?
On me demande souvent : « Dois-je configurer des Clients, ou des Clients et des emplois, dans QuickBooks? »Cela dépend vraiment de l’entreprise. Par exemple, si votre client est la cible de la chaîne de vente au détail et qu’il travaille dans plusieurs magasins, la cible serait le client et le magasin #1 serait le travail. Cliquez sur le Centre client dans la barre d’icônes pour créer à la fois des Clients et des Emplois de Clients. Cependant, s’ils ne fournissent des services que pour un site de travail pour un client, ils pourraient simplement utiliser le client.
Client ou Type d’emploi
Leur entreprise fournit-elle à la fois des services de construction neuve et de rénovation? Ce sont des exemples typiques d’utilisation des champs Client ou Type de travail pour segmenter leurs rapports QuickBooks à des fins de gestion. Créez les Types de Clients ou de tâches à partir du menu Listes > Client & Listes de profils de fournisseurs. Ensuite, sélectionnez un Client ou une tâche dans le Centre client, puis attribuez le type dans l’onglet Informations supplémentaires.
Détails de la tâche
Lorsqu’une tâche est sélectionnée dans l’Espace Client, sélectionnez Modifier la tâche. Ajoutez éventuellement le Statut, la Date de début, la Fin projetée et d’autres détails à l’enregistrement de la tâche dans l’onglet Informations sur la tâche. Certaines de ces informations attribuées peuvent être filtrées dans les rapports.
Étape 3 : Attribuer les coûts de travail
Créer une estimation
Depuis la page d’accueil, sélectionnez Estimations. Entrez le Client ou le client: Tâche et ligne par ligne, attribuez des coûts aux éléments créés précédemment. Entrez une quantité et un taux, où le taux est le coût réel, sans compter les majorations, les frais généraux ou les bénéfices. La colonne de balisage est importante lors de l’affichage du budget par rapport aux rapports réels. Attribuez un montant de majoration en dollars, tel que 10 $, ou un pourcentage, tel que 20 %, dans la colonne de majoration. Votre client peut les affecter à chaque ligne (de préférence), ou en tant que lignes distinctes, sur l’estimation.
Utilisez les éléments sur les transactions de dépenses
Lorsque vous entrez une facture ou un formulaire de vérification en écriture, utilisez l’onglet Éléments. Les dépenses enregistrées dans l’onglet Éléments seront comparées au total de la colonne Montant sur le formulaire d’estimation dans les Estimations des emplois par rapport aux rapports réels.
Étape 4: Flux de facturation
Facture À partir de l’estimation
Il existe plusieurs méthodes acceptables de facturation d’un client dans QuickBooks. Vous devrez demander à chacun de vos clients quelle méthode ils utilisent actuellement. Pour que les estimations de travaux par rapport aux rapports réels fournissent des détails précis, vous devez créer vos factures à partir des détails de la ligne sur l’Estimation. Ouvrez un devis et sélectionnez Créer une facture.
Facturation des progrès
Peut-être que l’entreprise de votre client doit facturer le client par « étapes », communément appelées Applications de paiement ou tirages. QuickBooks peut également les préparer. Dans le menu Modifier, Préférences, sélectionnez Emplois & Estimations. Dans l’onglet Préférences de l’entreprise, sélectionnez le bouton radial « Oui » pour la facturation en cours.
Lors de la création d’une facture à l’aide de la facturation en cours, assurez-vous de choisir un modèle de facturation en cours (en haut à droite de la fenêtre Créer des factures).
Étape 5: Soumettre en temps opportun & Rapports précis
Pour localiser les rapports disponibles pour les rapports de travail, sélectionnez Rapports, Travaux, Temps & Kilométrage. Dans QuickBooks for Contractor Desktop, vous aurez 14 rapports uniques, y compris le Résumé et les Détails de la Rentabilité des emplois, les Estimations des emplois par rapport au Résumé et aux Détails réels, et la Perte de Profit & par Emploi. Dans QuickBooks Enterprise, vous aurez deux autres rapports: Résumé du Travail WIP (Travail en cours) et Coûts engagés par travail.
Êtes-vous maintenant prêt à laisser le « ennuyeux » derrière vous et à relever le défi de travailler avec des entrepreneurs utilisant QuickBooks? Vous trouverez l’industrie stimulante et financièrement gratifiante à la fois.
Cliquez ici pour recevoir un e-mail avec un lien pour télécharger votre échantillonneur de rapports QuickBooks for Contractors gratuit, y compris l’ajout des rapports QuickBooks Enterprise. Bien que ce document ait été préparé il y a des années, il fournit un bon travail pour fournir une vue détaillée des rapports disponibles.